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담배 회사 조달 프로세스 사례 연구

전향: 김성물류망 시간: 2004 년 9 월 24 일 15:49

첫째, 산업 배경

담배 산업은 소비재 취미 산업으로서 뚜렷한 업종의 특수성을 가지고 있다. 이 산업에 대한 관리를 강화하고 국민 경제 발전에 더 잘 봉사하기 위해 중국시 정부는 담배 관리 체제를 개혁하고 198 1 에서 담배 독점 제도를 시행하고 각각 1982+0 과/에 실시하기로 했다. 중화인민공화국 담배전매법' 과' 중화인민공화국 담배전매법 시행조례' 를 반포했다. 중국 담배 산업은 통일 리더십, 수직 관리, 독점 경영의 독점 관리 체제를 실시한다. 국가담배전매국 (중국담배본사) 이 전국 담배전매업무를 주관하고, 담배업계의 생산 공급 판매 사람 재정 내외무역을 통일적으로 관리하고 운영한다. 국가 담배 전매국과 중국 담배 본사는 전국 각 성, 지방, 현에 각급 담배 전매국과 담배 회사를 보유하고 있다. 전체 시스템 종사자 50 만여 명, 담배 전문 행정관리, 담배 재배 기술지도 및 인수, 담배 재구이, 담배, 시가 등 담배 제품 가공, 담배 기계 및 담배 액세서리 생산, 담배 도매, 담배 산업 대외무역 및 협력 등에 종사하고 있습니다.

2. 지방 담배 회사 소개

성급 담배 회사와 성급 담배 전매국은 중국 담배 본사와 국가 담배 전매국에 소속되어 있다. 그들은 특정 성의 담배 업계의 성급 관리 기관으로, 담배 전문 시장의 행정 관리 기능을 갖추고 있다. 동시에 기업으로서 담배 제품의 인수, 생산, 이전, 판매 및 산업 관리를 법에 따라 부담하며 반행정 (계획), 반기업 (시장) 의 특징을 가지고 있다. 현재 관할 (주) 담배 (지점) 회사, 현사 등 독립 회계 단위도 성 내 담배 공장에 대한 업계 관리 및 지도를 실시하고 있다. 또한, 각급 시 현에는 거의 천 개의 도매 부서가 담배 도매 판매를 담당하고 있다 (도매 부문은 독립 회계 단위로 사용되지 않음).

셋. 사건 배경

성급 담배 회사 마케팅 관리 정보 시스템은 성급 담배 회사가 설립해 성급 회사 판매처가 이끌고, 성급 회사 정보센터에서 실시하며, 각급 담배 회사, 특히 성급 담배 회사의 관리 및 의사결정을 통해 전성 상업을 지향한다.

이 프로젝트는 비즈니스 프로세스 개선, 마케팅 관리 정보 시스템 사용자 정의 및 구현 등 여러 단계로 나뉩니다. 이 문서에서는 이 마케팅 관리 정보 시스템을 기반으로 하는 비즈니스 프로세스 개선의 조달 프로세스 개선에 대해 설명합니다.

넷. 현재 조달 비즈니스 프로세스 및 기존 문제

각급 담배 회사와 해당 도매부에 대한 조사 보고서에 따르면 현재 한 성의 담배 산업에 대한 기본 구매 절차를 빗어냈다. 구매 흐름도는 그림 1 과 같이 지방, 지사, 현사를 포괄합니다. 이들 중 상당수는 이 프로세스에 따라 조달 업무를 수행하며, 일부 회사는 대부분의 프로세스만 수행했을 수 있습니다. 각 회사의 기본 조달 프로세스는 아래에 설명되어 있습니다. 이곳의 공급자는 성 안팎의 담배 공장, 중계소, 담배 회사로 나뉜다. 한 회사는 성 안팎의 담배 공장, 중계소에서 담배를 구매할 수 있으며, 동시에 성 외의 담배 회사로부터 담배를 구매할 수도 있다.

4. 1 지방 외 담배 구매 프로세스

1, 계약

한 회사 업무 부문은 시장 변화에 따라 역사적 판매 실적과 상급사가 내린 구매 지표와 결합해 판매 예측을 하고 있으며, 매년 5 월과 10 은 국내 주요 공급업체와의 비즈니스 협상을 통해 구매 의사를 형성하고 있다. 그런 다음 한 회사는 일 년에 두 번 전국 주문회에서 공급자와 계약을 맺었다. 운송 중의 독점 검사로 인해, 일반적으로 각 화물의 실제 운송 능력에 근거하여 몇 건의 계약을 체결해야 하는데, 각 계약은 브랜드, 수량, 가격, 운송 방식을 명확히 하였다. 전체 구매 및 판매 지표 내에서 한 회사는 도외 공급자와 협의한 후 계약 집행을 조정할 수 있습니다 (예: 납품 지연 시간, 계약 집행 취소 등). 임시 또는 추가 구매가 필요한 경우, 모 회사는 중국 담배거래센터 도매시장에서 거래하여 계약을 다시 체결할 수 있다.

2. 공급자가 납품을 통지하고 송장을 발행합니다.

도외 공급자는 납품 전에 업무 부서와 협의하여 계약 이행 여부를 결정하고, 일반적으로 계약에 따라 집행하지만, 집행, 계약 변경, 이행 연기를 하지 않는 경우도 있다. 계약 집행이 확정된 후, 성 외연공장은 계약에 따라 발송을 배정한다. 동시에 공급자는 판매 송장을 발행하여 업무 부서에 제출한다.

3. 검수와 창고 보관

화물이 창고에 도착한 후 창고 보관원은 화물과의 공동 검수에 따라' 담배 입고 검수서' 를 4 부씩 작성하는데, 그 중 1 련은 부본, 2 련은 업무 부서, 3 련은 재무, 4 련은 통계이다. 제 3 연송재무부 회계, 제 2 연송업무부는 업무원이 재고 상황에 따라 판매 업무를 전개할 수 있도록 한다. 동시에, 창고 관리인은 배달서에 서명하여 배달원에게 건네주었다.

4. 지급 신청

업무원은 공급자로부터 송장을 받고, 확인 후 지불 신청서를 작성하며, 업무 책임자가 서명한 후 송장과 지불 신청서를 재무부에 제출한다. 또한 공급자가 배송 전 지불을 요구할 경우, 영업 사원은 선불신청서를 작성하며, 업무 책임자는 서명 후 재무부에 제출하기로 동의합니다.

5. 재무 지불

재무부는 업무 부서의 지불 요청서, 구매 송장, 입고 확인서, 확인 후 지불 또는 선급금 신청서에 따라 지급을 검토합니다. 지불 방법에는 환어음과 수탁약정의 두 가지가 있다.

4.2 지방 담배 조달 프로세스

성 내 담배 구매의 업무 과정은 성외와 거의 같다. 다만 성의 그 두 번의 주문회에서 서명한 것은 계약이 아니라 계획 연락처입니다. 계획연락서는 브랜드에 대한 정제가 없고 구매총액만 명확합니다. 총량이 변하지 않는 경우 매월 발송될 예정인 담배 브랜드와 수량은 주로 도내 공급자 (중앙 직속 담배 공장) 에 의해 결정된다.

4.3 현재 조달 프로세스의 문제점

담배 산업은 반시장 반계획 업종이기 때문에 업무 절차가 표준화되지 않아 관리를 강화해야 한다. 현재 조달 프로세스의 주요 문제는 다음과 같이 요약됩니다.

1. 대표 서명이 있는 경우:

일부 현급 회사들은 성외의 일부 담배 회사와 계약할 권한이 없기 때문에 상급 지사가 대신 서명한다.

2. 현급 회사 또는 지사는 상급 회사로부터 담배를 구매합니다.

시장 상황이 양호하기 때문에 현급 회사에서 특정 브랜드의 부족이 발생할 수 있다. 이때 상급 지사에 물건을 요구할 수 있고, 지사가 동의하면 거래가 성사되지만, 정식 입고 계약은 없다. 지점도 성 회사에 담배를 요구했지만 정식 입고 계약은 없었다. 이것은 향후 마케팅 정보 시스템에 구매 주문서를 입력하는 데 어려움을 초래할 것이다.

3. 지방 외 담배 회사에서 담배 구입:

주정부 회사 또는 지사는 주정부 담배 회사에서 담배를 구입할 수 있지만 전국 담배 거래 센터에서 계약을 체결해야합니다. 이로 인해 회사 비용이 늘어날 수밖에 없습니다.

4. 현재 구매과정에서 약간의 위반행위가 있어 상급회사의 규정에 따라 집행되지 않았다. 예를 들어 동업자로부터 구매하다.

5. 서류가 일정하지 않아 향후 통계와 이 마케팅 체계의 시행에 불리하다. 예를 들어 창고 전표, 어떤 곳은 입창고라고 하고, 어떤 곳은 상품 입고표라고 합니다. 이러한 내부 파일은 이름, 형식, 공동 번호 등을 규제하는 것이 좋습니다.

6. 명확한 구매 주문서 부족, 구매 계약의 심각성 저하.

7. 현지 담배 공장에 대한 관리가 부족하고 금지 구역 판매에 대한 법 집행이 엄격하지 않아 일부 회사들은 현지 담배 공장에서 담배를 사는 것을 결코 허용하지 않는다.

8. 계획연락서에는 명확한 브랜드와 상응하는 수량이 없어 총량만 통제하고 구매업무에 큰 불확실성을 가져온다. 미래 마케팅 시스템의 구매 주문서 입력에도 어려움이 따른다.

9. 담배 공장 중계소에서 시현에 발급한 동봉한 서류는 송장에 동봉된 서류가 아니어서 재무회계와 처리에 폐를 끼쳤습니다.

동사 (verb 의 약어) 조달 프로세스 개선

이 글은 한 성 담배 회사의 기존 프로세스를 바탕으로 IT 기술의 최신 발전과 연계하여 개선된 구매 프로세스를 제시하였다. 출발점은 정보 기술에 의지하여 정보를 최대한 즐기는 것이다. 향상된 흐름도는 그림 2 에 나와 있습니다.

5. 1 기본 프로세스

1, 공급업체 관리

현재 시장에 대한 정보를 수집하고 정리하여 규모, 실력, 시장 점유율, 제품 품목, 가격 (매입 및 판매 가격), 결제 조건, 공급 능력 등과 같은 시장 공급업체 정보를 파악합니다. , 추가 접촉을 위해 후보 공급 업체를 선별하십시오. 공급자가 이미 온라인 정보 게시나 전자 상거래를 구현한 경우 영업 사원은 시스템에 저장된 공급자 홈페이지 주소를 기준으로 공급자 홈페이지에 로그인하여 최신 정보를 얻습니다.

2. 질의 및 트랜잭션

후보 공급자가 생기면 판매원은 구매 수량, 품종, 로트 등과 같은 필요한 정보를 입력합니다. , 시스템에서 자동으로 쿼리 양식을 생성합니다. 업무원은 팩스 또는 이메일을 통해 공급자에게 견적 요청을 보내 공급 의사를 파악하고 업무 거래를 수행합니다.

3. 구매 계획 관리

견적 요청 결과가 처리되면 시스템에서 자동으로 생성하거나 수동으로 입력하여 구매 계획을 생성할 수 있습니다. 구매 계획은 워크플로우를 통해 동급회사 주관에게 1 심, 요약 후 상급회사에 보고하여 균형을 잡는다. 그런 다음 상위 회사가 결정한 총량 지표 조정에 따라 구매 계획을 확정한다.

4. 계약서에 서명하다

업무원은 승인된 구매 계획에 따라 매년 두 번씩 전국 주문회나 성급 인터페이스에서 공급자와 계약이나 계획 인터페이스를 체결한다 (간단히 하기 위해 이 문서에서는 계약 및 계획 인터페이스를 총칭하여 계약이라고 함). 성 외 입하 업무의 경우 운송 중 독점 검사 문제로 인해 일반적으로 각 배치의 운송 능력에 따라 브랜드 수량 운송 방식 등을 명확하게 이해하는 여러 가지 계약을 체결해야 합니다. 성 내 구매 업무, 계약은 총액만 규정하고, 공급자는 더 세분화해야 한다. 그러나 성 안팎의 구매 수량 합계는 구매 계획 지표를 초과할 수 없습니다. 이 단계는 시스템 외부에서 수행됩니다.

5. 계약 관리

지방 외 조달 업무의 경우, 영업 사원은 계약서에 서명한 후 하나 이상의 계약을 시스템에 직접 입력합니다. 도내 조달 업무의 경우 공급자 분할 계획에 따라 계약 입력 시스템으로 테이블을 배치해야 합니다. 그런 다음 모든 계약의 총액이 자동으로 요약되어 구매 계획 척도를 초과하는지 여부를 결정합니다. 시스템을 초과하면 추가 처리를 요청하거나 금지합니다. 계약 관리에서 계약을 갱신, 보류 및 종결할 수 있습니다. 예를 들어 상품이 입고되면 수락 청구서의 실제 금액 (미수금-차이 금액) 을 기준으로 계약 수량 및 금액이 자동으로 차감됩니다.

6. 구매 발주를 생성합니다

공급자는 납품 전에 영업 사원에게 납품 계획을 통지하고, 영업 사원이 실행에 동의하면 계약에 따라 구매 발주가 자동으로 생성됩니다. 일부 조달 업무의 경우 구매 발주를 수동으로 입력하여 조달 프로세스를 시작할 수 있습니다.

7. 주문 조회 및 확인

구매 발주 승인 확인 후 자동으로 입고 통지 및 전자 송장을 생성합니다. 여기서 입고 통지 및 전자 송장은 중앙 데이터베이스에 저장되어 창고에서 입고 통지를 호출하고 재무 부서에서 전자 송장을 호출할 수 있습니다.

8. 송장을 대응시킵니다

업무원이 공급자의 실물 송장을 받으면 시스템 생성 전자 송장의 관련 필드에 송장의 티켓 번호를 채웁니다.

9, 창고 수락 입고

라이브러리 관리자는 공급자 납품과 연관된 계약 번호 (또는 주문 번호) 를 기준으로 시스템에서 해당 입고 통지로 전입하며, 시스템은 입고 통지를 검토한 후 자동으로 검사 목록을 생성 (또는 수동으로 입력) 합니다. 입고 수량과 상품 연결 수량 간에 차이가 있을 경우 창고 관리 부서와 업무 부서에서 사유를 결정할 수 있습니다. 공급자의 책임인 경우 검사 목록의' 차이' 열에 반영될 수 있으며, 동시에 납입 금액에 따라 계약 수량과 금액을 줄이고, 공급자는 다음에 재발행하거나 기타 처리를 할 수 있습니다. 운송회사의 책임이라면 소매로 상대방에게 팔고, 상대방은 손실을 부담하며, 동시에 미수금에 따라 계약 수량과 금액을 삭감한다. 해당 입고 통지가 없는 경우, 라이브러리 관리자는 업무 부서에 연락하여 해당 화물의 처리 의견을 명확히 해야 합니다.

10, 재정은 그에 따라 처리해야 한다.

재무 부서는 시스템의 계약 번호에 따라 해당 수락 영수증 및 전자 송장을 호출하여 공급자의 물리적 송장과 함께 재무 처리를 수행할 수 있습니다. 예를 들어, 전자 송장의 티켓 번호 필드에 따라 정상적인 재무 처리 (티켓 번호 정보 포함) 또는 잠정 처리 (티켓 번호 정보 없음) 를 수행할지 여부를 결정합니다. 그런 다음 감독자의 승인을 받아 공급자에게 지급합니다.

자동사 구매 프로세스 개선 요약

이러한 조달 프로세스와 개선된 조달 프로세스를 통해 현재 담배 기업의 특수성을 알 수 있습니다. 문제는 한두 개의 담배 회사가 해결할 수 있는 문제가 아닙니다. 담배 산업 자체로서 국가는 담배 업계의 운영 방식과 해당 정책 법규를 조정해야 한다. 우리가 제시한 방안은 기존 관리 체계 하의 개선 방안이다.

1. 향상된 시나리오에서 전자 상거래의 일부 패턴이 추가되었습니다. 예를 들어, 점원은 시스템에 저장된 공급자 홈페이지 주소를 기준으로 공급자 홈페이지에 로그인하여 최신 정보를 얻습니다.

2. 공급자 관리 모듈에서 업무원은 공급자 정보 및 거래 기록을 전면적으로 파악할 수 있다.

3. 계약 관리 모듈은 영수증을 사용하여 계약 수를 줄이는 것과 같이 계약을 효과적으로 관리합니다.

4. 입고 통지 및 전자 송장을 추가합니다. 창고 관리인은 입고 통지서, 동봉한 화물, 실제 도착 상황을 통해 입고 검수서를 작성하였다. 입고 확인서에는 공급자의 개체 송장과 연관된 계약 정보 및 구매 발주 정보가 포함되어 있습니다. 관련 후 전자 송장에는 계약 정보 및 구매 발주 정보도 포함되어 있어 재무 처리가 용이합니다.

5. 우리는 계획 연락서의 진지성을 강화할 것을 건의합니다. 담배 공장 중계소는 분해된 발송계획을 제때에 담배 회사에 통지해 담배 회사의 구매 과정이 순조롭게 진행될 수 있도록 해야 합니다.

6. 이 마케팅 시스템을 사용하여 문서의 이름과 형식을 규범화하여 관리가 용이합니다.

7. 업무 담당자는 재고 상황을 제때에 조회해 합리적인 구매 약정과 판매 업무를 진행할 수 있습니다.

프로젝트의 해결책을 연구할 때, 한 업계의 모범 사례와 기업의 실제 상황을 결합하여 미래 프로젝트가 순조롭게 진행될 수 있도록 실행 가능한 방안을 마련해야 하며, 진정으로 기업의 효율성을 높일 수 있는 것이 솔루션의 진정한 의미입니다.