사무실 공문 처리 과정의 1 단계: 공문 접수 및 전환
(1) 서명합니다. 발문 기관, 우편 부서, 기요통신부, 공문서 교환소 또는 자체 통신장비를 통해 규정된 확인, 인벤토리, 점검, 검사, 서명 절차를 거쳐 수집한 공문을 가리킨다.
(2) 대외 수금 등록. 즉, 외출 인원은 서명 작업을 마친 후, 서명의 간략한 기록을 만들 것이다.
(3) 봉인을 풀다. 즉, 외국어 등록이 완료되면 공문을 통일하거나 내설기관에 따라 기관이 설치한 내부 송수신 부서 (또는 인원) 에 각각 보내며, 서명한 후 통일적으로 개봉하거나 직접 관련 지도부에 송부하는 것이다.
(4) 외국 문서 등록. 즉, 내부 및 외부 개인이 메일 수신을 상세히 기록합니다.
(5) 따로 하겠습니다. 즉, 관련 인원이 접수된 서류를 정리하고 선별한 후 서류의 중요성, 각 부서의 책임 분담 및 관련 절차에 따라 관련 지도자와 관련 부서 직원에게 배포하여 열람하는 것이다.
(6) 발췌. 파일 관리자는 주로 다이제스트, 요약, 요약, 요약, 관련 데이터 및 자료 수집 등 처리에 투입할 중요한 문서에 대한 처리 활동을 수행합니다.
2 단계: 영수증 처리.
(1) 완료 대기 중입니다. 부서장이나 관련 구체적 직원들이 분석 공문을 꼼꼼히 읽은 후, 관련 지도자의 심사 결정을 위해 처분 건의를 제출하였다.
(2) 승인 처리. 기관지도자나 부서장이 공문에 대해 처분 의견을 제시하는 것이다.
(3) 약정서. 관련 직원들이 배치 의견에 따라 공문이 겨냥한 사무와 문제를 구체적으로 처리하는 것이다.
(4) 주의. 즉, 계약자는 공문 약정서에 책을 외우고 등록해야 한다.
세 번째 단계: 조직 유통, 조사 촉구.
(1) 조직 유통. 여러 부서나 직원이 배치를 읽어야 하는 단일 또는 적은 공문서를 말하며, 그 안에서 공문이 효과적으로 전달되고 읽혀집니다.
(2) 알림. 공문 처리관리기관이 청부 시한 및 기타 관련 요구 사항에 따라 공문 청부 프로세스의 이행 상황을 독촉하여 검사하다.
(3) 조사. 공문 처리관리기관이나 기타 전문기관의 중요한 공문 실제 집행 상황에 대한 사찰을 조율하다.
4 단계: 완성된 공문서 처리에는 보관, 정리, 준비, 폐기 등이 포함됩니다.
영수증 관리 (1) 로고. 영수증은 서류를 받는 첫 번째 절차로, 수취인이 서류를 받은 후 상대방의 서류 송달서나 송달서에 서명하여 접수를 나타내는 것을 가리킨다. 그 역할은 쌍방의 책임을 명확히 하기 위한 증빙을 제공하는 것이다. 두 번째는 파일 작업의 보안을 보장하는 것입니다.
(2) 신청하다. 등록에는 주로 서식, 카드, 연결식의 세 가지 형태가 있다. 등기할 때는 송수신서류, 일반서류, 기밀서류, 긴급서류는 일반적으로 별도로 진행해야 한다는 점에 유의해야 한다. 경중완급을 가리면 급한 물건이 도착하면 바로 오르고, 평평한 부품은 배치로 등재하지만, 당일에도 등재해야 한다. (윌리엄 셰익스피어, 윈스턴, 노력명언) 등록 일련 번호는 비어 있거나 중복될 수 없습니다. 글씨가 깔끔하고 약어를 남용하지 않았다. 모든 로그인 프로젝트는 완전하고 정확해야합니다. 제목이 없는 문서의 경우 간결하고 정확한 제목을 작성해야 합니다.
(3) 봉인을 풀다. 개봉은 전담자가 책임진다. 친소득으로 표시된 친개품은 지도자가 직접 개설한다. 개봉 후 공문의 무결성을 검사하다.
(4) 별도의 사무실. 공문에 대한 조작 방향을 정하는 것이다. 이것은 공문 처리가 정확하고 빠른 결정적인 업무이다. 내용과 관련된 성격, 중요성, 기밀성, 시한 요구 사항, 책임 범위, 기관 각급 직원의 분업, 관련 절차 및 관행에 따라 제출하여 처리한다. 지점은 전담자가 등록해야 하고, 책임자는 수취인과 인수인계 수속을 이행해야 한다. 공문이 발송되기 전에 필요에 따라 공문 처리서와 공문 유통서를 동봉하여 공문과 함께 운행하도록 해야 한다.
(5) 공문 발췌문. 중요한 공문은 처리에 투입되기 전에 처리한다. 공문 처리에 편의를 제공하고 업무 시간을 절약하는 것이 목적이다. 요약과 다이제스트는 공문에 첨부하여 지도자나 다른 직원에게 읽어주거나,' 공문 정보',' 편지 발췌' 등의 간행물에 게재할 수 있다. 요약 및 데이터 수집은 일반적으로 서면으로 단독으로 제공되거나 "정보 익스프레스" 와 같은 간행물에 게시될 수 있습니다.
(6) 조직 유통. 조직 유통은 주의해야 한다: ① 합리적인 유통경로를 선택한다. (2) 정확한 순서를 정하고 상황에 따라 적절히 조정한다. ③ 몇 부 복사와 같은 적절한 전환. ④ 열람실 개설, 독자 집중 독서, 현대화 수단을 이용한 문헌 유통과 같은 다양한 유통형태를 적극 활용하고 발전시킨다. ⑤ 유통 등록 절차 수립. ⑥ 제때에 독서 상황을 점검하고, 읽은 후 관련 지도자의 지시를 효과적으로 이행한다.
(7) 알림. 시한과 관련 요구에 따라 문서 청부 과정의 실태를 독촉하고 검사하다.
독촉의 일반적인 과정은 다음과 같다. 대상을 명확하게 하고 일을 맡는 요구 사항 (시한, 방법, 원칙 등). ); 효과적인 미리 알림에 필요한 정보를 "파일 미리 알림" 형식으로 기록하여 미리 알림의 근거로 사용합니다. 계약 부서 또는 직원에게 계약 작업의 진행 상황을 정기적으로 또는 수시로 확인하고 검사하도록 촉구합니다. 적시에 문제를 해결하는 방법과 조치를 개발하고 실시하여 공문의 신속하고 효과적인 운영을 보장합니다. 완성된 서류를 검수하고, 업무를 맡고 있는 실제 상황과 결과를 전면적으로 반영하며, 완성된 서류를 철회합니다.
(8) 조사. 공문 조사란 중요한 공문의 관철 상황을 조사하여 청부 기관의 전면적이고 구체적으로 공문 정신을 이행하고 관련 문제를 해결하는 활동을 독촉하고 돕는 것을 말한다.
공문 수사와 독촉은 모두 감독 관리 활동이지만, 둘 사이의 차이도 분명하다. ① 독촉은 공문 청부 과정에 대한 감독과 통제이며, 공문을 누르는 데 중점을 두고 있는가? 언제? 조사가 완료되면, 청부 과정을 감시할 뿐만 아니라, 공문의 유효성에 대한 전 과정을 관리하고, 제때에 품질을 보장하고, 수량을 확보하여 관련 업무를 완성해야 한다. (2) 알림은 일반적으로 하나의 구체적인 공문에 근거하고, 조사는 하나를 기준으로 하는가? 일? 단위의 경우 여러 파일에 동일하게 반영됩니까? 일? 이 경우, 조사는 종종 이런 공식 문서 세트를 중심으로 진행된다.
수사의 일반적인 과정은 입건, 즉 조사 대상을 결정하는 것이다. 관련 부서의 조사 임무를 배정하고 배정하다. 담당 부서에 상황을 처리하도록 독촉하다. 피드백, 조사관은 조사 상황과 결과를 지도자에게 반영할 것이다. 판매처, 청부 취소 결과, 처리한 정식 문서로 처리해야 합니다.
제안된 프로세스에서 받은 메일은 의사 결정 활동을 위한 대체 솔루션을 제공하기 위한 보조 의사 결정 활동입니다. 계획의 준비는 다음 사항에주의를 기울여야합니다.
(1) 공문을 열심히 읽고 상대방의 의도, 문제의 성격과 실제 상황을 정확히 파악하다.
(2) 의견은 간결하고 구체적이며 적절해야 한다.
(3) 두 개 이상의 방안을 동시에 제시한다면, 그들의 정렬 순서에 주의해야 하며, 일반적으로 먼저 편향적인 의견을 넣어 효과를 높여야 한다.
(4) 의견은 공문서 처리서의 해당 란에 깔끔하고 명확하게 기재해야 하며, 입안자의 이름과 날짜에 서명해야 한다.
(5) 공문에 관련된 문제가 비교적 쉽게 처리될 때, 지도자는 반드시 자신의 방안을 채택할 것이며, 직접 회답을 초안하여 심사 결정을 하여 처리 진도를 가속화할 수도 있다.
승인은 법적 소유자가 법률 업무 처분권을 행사하는 의사결정 활동이다. 법적 책임자는 해당 기관이나 부서의 지도자이다. 승인 요구 사항은 다음과 같습니다.
(1) office 문서를 월권으로 승인하지 마십시오.
(2) 승인 범위를 엄격히 통제하다. 승인 없이 효율적으로 처리할 수 있는 문서, 통일 처분 의견을 승인한 문서, 그리고 다른 사람이 합법적이고 명확하고 효과적인 승인 의견을 가진 문서는 더 이상 승인되지 않으며 관련 부서에서 직접 처리합니다.
(3) 승인 의견은 명확하고, 긍정적이며, 구체적이고, 일관되고, 실용적이어야 한다.
(4) 승인 의견의 이행 결과를 감독하기 위한 효과적인 조치를 취한다.
(5) 승인 과정에서 공문에 관련된 문제가 당신의 권한을 초과하거나 처리할 수 없는 경우, 비준을 계획안으로 변경할 수 있습니다. 이 과정에서 우리는 실사구시로 사건의 상황을 이해해야 한다.
(6) 배치 의견은 공문서 처리서나 공문서 흐름표의 관련 란에 깔끔하고 명확하게 기재해야 하며, 승인 사무실의 이름, 년, 월, 일에 서명해야 한다.
청부한 후에야 공문이 실효를 낼 수 있는데, 이것은 공문 처리의 중심 부분이다. 다음 작업을 수행할 때는 주의해야 합니다.
(1) 공문 내용 및 상급기관 공문과 관련된 법률, 규정, 방침, 정책을 숙지하고 관련 업무에 익숙하다.
(2) 공문이 겨냥한 문제를 효과적으로 처리하기 위해서는 반드시 현실에 깊이 들어가 조사 연구를 강화해야 한다.
(3) 협의를 강화하고 각 방면의 관계를 조율하기 위해 노력한다.
(4) 인터뷰, 회의, 전화 통신, 현장 사무실 등을 효과적으로 활용해 청부.
(5) 우선순위를 구분하고, 경중완급을 구분하고, 과학적 안배가 순서를 이어받는다.
(6) 모든 수준의 지도자들이 적극적으로 참여한다.
(7) 청부 결과에 대한 검사 및 감독에 중점을 둡니다.
필기실의 주요 기능은 나중에 참조할 수 있도록 메모를 보관하는 것이다. 필기사무는 청부 기관에서 완성한다. 즉, 청부 활동이 진행됨에 따라 청부 상황을 반영하는 일부 내용은 언제든지 공문 처리서의 해당 란에 기록된다. 승인된 프로젝트는 일반적으로 다음을 포함합니다.
회신 여부, 회신 번호 및 회신 날짜 회의 이름, 참여 범위, 결의안 및 결과 상대방 전화 통신의 수신자, 내용 및 날짜 현장 사무실 참가자, 문제 해결 방법, 조치 및 결과 주요 독자, 계약자 이름, 배서 날짜 등.