1, 엔터프라이즈 파일 관리 정보화의 소프트 환경
인터넷 기술과 응용이 급속히 발전하면서 기업 정보화의 응용 모델은 이미 단일 비즈니스 시스템의 고립된 응용 단계에서 벗어나 기업 전략 협업 시스템의 응용 단계로 접어들었으며, 그 중 ERP (Enterprise Resource Program) 가 가장 대표적이다. ERP 시스템은 비즈니스 자원 최적화를 출발점으로 공급, 마케팅, 재고, 재무, 계획, 품질, 제조 등 기업의 핵심 업무를 종합적으로 통합하여 기업의 다양한 비즈니스 자원의 응용 효율성을 극대화합니다. 통합 네트워크 플랫폼 관리 및 시스템 통합을 실현합니다. 핵심 내용은 애플리케이션 시스템과 데이터를 통합하고 통일된 데이터 관리 아키텍처를 구축하는 것입니다. 일관된 데이터 사양과 표준을 수립하고, 통합 데이터 관리 및 적용 규칙을 수립하는 것이 애플리케이션 시스템 및 데이터 통합을 실현하는 주요 방법입니다. 위에서 언급한 정보 환경과 일치하는 전자 아카이브의 통합 관리를 구축하는 방법, * * 의 메커니즘과 패턴, 네트워크 환경에서의 아카이브 구축 및 운영은 모두 심도 있는 논의가 필요한 문제입니다.
2, 전자 문서 관리 특성
정보화 조건은 파일 관리를 충분히 발휘할 수 있는 편리하고 빠른 플랫폼을 제공한다. 사용자는 자신의 컴퓨터 단말기에서 직접 파일 정보를 검색하고, 관련 문서의 대출 기록과 보안 등급을 빠르게 조회해 온라인 대출과 브라우징을 완료할 수 있다. 파일 관리자는 파일을 보다 쉽게 분류할 수 있습니다. National Grid Corporation 이 파일 모듈을 문서 파일, 회계 파일, 기술 파일, 오디오 및 비디오 파일 등과 같은 여러 모듈로 나누는 경우 각 모듈은 서로 다른 검색 순서로 정렬되어 관리 요구에 따라 서로 다른 관리 권한을 나누고, 파일 정보를 읽기 권한에 따라 공개하며, 아카이브 자원의 활용도를 높이고, 리더십 의사 결정을 위한 보다 시기 적절하고 정확한 근거를 제공합니다. 정보 파일 관리를 통해 대량의 인력, 물력, 재력을 절약하고 국가의 현행' 3 절약' 정책에 부합한다.
전자 파일 관리에서 몇 가지 문제점을 발견해야합니까?
사람들은 디지털 기록의 문서를 전자 문서라고 부른다. 전자문서와 종이문서의 성질과 형식상의 차이는 의심할 여지 없이 서류계에서 가장 먼저 느끼고 주목하는 정보화의 변화와 영향이다. 아날로그 방식에서 디지털 기록 방식으로 전환하는 데는 세 가지 문제가 있습니다. 첫째, 전자 파일의 장기 보존, 디지털 정보의 복잡하고 다양한 인코딩 형식, 읽기 및 쓰기 방식, 캐리어 자료는 모두 전자 파일의 장기 보존에 어려움을 겪고 있습니다. 둘째, 전자 문서의 증거력과 법적 효력, 디지털화 수단으로 기록된 정보의 진실성, 정보의 진실성을 획득하고 유지하는 방법의 실현가능성과 신뢰성을 포함한다. 셋째, 디지털 정보 및 캐리어 의존성. 디지털 정보는 메타데이터, 데이터 형식, 소프트웨어 시스템 및 하드웨어 시스템에 따라 처리, 저장 및 표시됩니다. 전자 문서의 복잡성, 가변성 및 다양성은 종이 전달체에서는 찾아볼 수 없습니다.
4. 파일 관리 정보화 문제를 해결하는 방법.
현재, 전자 문서의 신뢰성, 장기 보존 및 장기 가용성 문제를 해결할 수 있는 방법은 다음과 같습니다. 첫째, 법률 규정에 따라 전자 파일 형식의 종류를 제한하는 것입니다. 예를 들어 우리나라' 전자 문서 보관 및 관리 사양' 에 규정된 관리 모델, 즉 가능한 몇 가지 일반적인 파일 형식을 선택하여 전자 파일 형식의 복잡성을 줄임으로써 전자 파일 장기 보존의 신뢰성과 제어력을 높입니다. 둘째, 시스템 기록 백그라운드 데이터 및 사양, 정보 흐름 제어 등 전자 문서에 존재하는 시스템 관련 요소의 설계 및 프로세스 제어를 표준화하여 전자 문서의 신뢰성과 신뢰성을 보장합니다. 우리나라를 포함한 많은 국가들이 잇달아' 전자서명법' 또는 관련 법률을 반포하여 법적 형식을 통해 사회교류와 경제활동에서의 디지털 정보의 법적 지위와 증거 조건을 확인하려고 노력하여 전자문서에 종이 문서와 동등한 증거 기능을 갖추게 하였다. 셋째, 캐리어 재료의 수명을 높이거나 전자 파일 처리, 저장, 전송 및 응용 프로그램을 백업하는 하드웨어 및 소프트웨어 환경입니다. 넷째, 디지털 정보의 의미 표현과 형식 표현을 분리하여 특정 일반 정보에 의존하지 않는 존재 형태를 형성하고, 데이터 형식과 하드웨어 및 소프트웨어 환경의 변화로 인해 전자 파일을 사용할 수 없는 경우는 발생하지 않습니다. 예를 들어, XML 을 기호 사양으로 사용하는 방법 등이 있습니다.
아키비스트로서 현재 상황에서는 간단한' 교체' 나' 덮어쓰기' 등의 방법을 취할 수 없고 정보화와 종이 파일 두 가지 관리 모델의 장점을 배워야 한다.