중국 파일 관리의 규범화와 현대화는 줄곧 파일 관리 추구의 목표였던 지난 세기 말 이후 컴퓨터 정보 기술의 급속한 발전은 중국 파일 관리 규범화의 계기였다. 현재 중국의 파일 관리는 중국 현대화의 발전과 맞지 않는다. 이 글은 현재 상황을 분석하는 기초 위에서 우리나라 문서 관리 규범화의 효과적인 조치와 수단을 제시하여 우리나라 문서 관리 규범화에 도움을 줄 수 있기를 희망합니다.
키워드: 파일 관리 현상 유지 대책; 생각하다
개혁개방 이후 우리나라 인사기록관리에 많은 변화가 일어났고, 기록관리에 대한 사람들의 인식도 근본적인 변화를 겪었다. 문서법' 의 반포와 시행은 파일 관리를 위한 법적 보장을 제공할 뿐만 아니라 파일 관리에 대한 새로운 요구를 제시했다.
첫째, 인사 파일 관리 개념의 적응성
1, 인사 파일에 대한 알 권리가 부족합니다. 최근 몇 년 동안 인사 서류가 불투명하고 알 권리가 구현되지 않아 발생하는 문제가 갈수록 많아지고 있다. 당사자 인사 파일에 허위 단어를 기록하거나 사실의 근거가 부족한 자료를 집어넣어 당사자에게 피해를 입히는 경우도 있다. (윌리엄 셰익스피어, 스튜어트, 자기관리명언) 어떤 사람들은 오랫동안 이해하지 못해 개인 서류를 잃어버렸다. 이에 따라 인사 파일 손실로 인한 분쟁과 소송이 빈번하게 발생했다.
2. 인사 파일 권리 보유에 대한 제한. 국가 규정에 따르면 현재 우리나라는 기관, 사업 단위, 공기업만 인사 파일을 보관할 권리가 있다. 우리나라 경제 건설이 발전함에 따라 외자기업 민영기업 등 경제 성분이 경제 발전에서 차지하는 비중이 갈수록 커지고 있다. 이들 기관은 국가 규정에 따라 인사 파일을 보관할 권리가 없고, 서류는 인재 교류 센터에 보관하고, 일정한 관리비를 지불할 수밖에 없다. 이런 관행은 용인 단위와 인재 교류 센터 사이에 행정 제약이 없어 인사 파일을 효과적으로 관리할 수 없다.
둘째, 인사 파일 관리 방법의 적응성
1,' 서류가 사람을 따라가는' 전통적인 관리 방식이 도전을 받고 있다. 개혁개방 이후, 특히 시장경제체제가 점진적으로 추진되면서 인력 이동 현상이 날로 많아지면서 인사 파일 분리 현상이 갈수록 보편화되고 있다. 간부 파일 작업 규정' 과' 기업 직원 파일 작업 규정' 은 이동인의 인사 파일을 규정하고 있지만, 실제로 관리부서와 이동인의 권익 갈등이 날로 드러나고 있다. 일부 기관들은 인재 유출을 막기 위해 서류를 검문소로 삼아' 폐기' 현상이 갈수록 심각해지면서 인사 파일을 희석하는 목소리가 높아지고 있다.
2. 전통적인 수동 관리는 인사 파일의 품질과 효율성을 제한합니다. 여러 해 동안 인사 파일은 전통적인 10 대 분류 체계를 채택해 왔으며, 한 자료가 어떤 부류에 속하는지 종종 주관적인 요인이 많다. 최근 몇 년 동안 보조 관리를 위해 컴퓨터를 사용했지만 디렉토리 입력에만 사용되었으며 관리 방식의 질적 도약을 가져 오지 않아 인사 파일 관리가 비효율적이었습니다.
셋째, 인사 파일 관리 시스템이 적합하지 않습니다.
1, 인사 파일 수집력이 부족해 재료 품질이 떨어지는 현상이 보편적으로 존재한다. 우선, 수집 보관 작업 제도가 건전하지 않고 집행이 엄격하지 않다. 소수의 문서 관리 부서는 중조부에서 발행한' 간부 인사 파일 수집 보관 규정' 을 그대로 답습했을 뿐, 자신의 시행 세칙을 형성하지 않았고, 내용도 구체적이고 포괄적이지 않았다. 제도가 수립되더라도 집행이 엄격하지 않은 현상은 여전히 다르다. 서류 제출 작업은 수동적이어서 제때에 하지 않는다. 둘째, 수집하고 아카이빙한 자료는 포괄적이지 않고 부정확하다. 특히 인재교류에 위탁된 인사문서, 직원평가자료, 인사평가자료, 개인능력수준을 반영한 자료는 제때에 개인서류에 집결할 수 없다.
효과적인 검사 및 감독 메커니즘이 부족합니다. 많은 부서의 인사 파일은 오랫동안 무질서하고 소홀한 상태에 처해 있어 정당한 역할을 할 수 없다. 정기적인 검사가 없기 때문에, 물 파일 관리에는 시간 드릴이 있고, 새로운 재료의 연속성을 증가시켜 단절 현상을 일으킨다. 일부 인사 파일이 누락되었습니다. 일부 기관은 인사이동, 단위 합병 등의 시기를 이용해 정리되지 않은 인사서류를 제출해 책임을 회피한다.
재료의 진위성에 의문이 제기되었습니다. 어떤 개인이나 기관은 어떤 이유로 혹은 어떤 위험을 피하기 위해 고의로 자료를 변경하거나 사실을 숨기고, 인사 파일의 정보를 허위하거나 불완전하게 만들고 신뢰도를 크게 떨어뜨린다. 이것은 필연적으로 고용주를 수동적인 상태로 만들 것이다. 특히 지금 사람을 쓸 때, 선진적으로 들어가서 서류를 돌리기에는 너무 늦다. (윌리엄 셰익스피어, 윈스턴, 일명언)
넷째, 파일 관리의 현재 상황을 바꾸기위한 몇 가지 대책
1, 현대화의 개념이 있어야 한다. 컴퓨터와 정보기술의 급속한 발전은 이미 파일 관리에 획기적인 영향을 미치고 있다. 기관 및 기관의 사무 자동화 프로세스가 가속화됨에 따라 대량의 오디오, 비디오, 사진 등 기계 판독 파일 등 새로운 전자 문서가 형성되어 파일 관리에 통합되었다. 관념 문제를 해결하기 위해, 우리의 파일 현대화는 단순히 수작업을 컴퓨터로 대체하는 것이 아니라, 전통적인 관리 방식을 네트워크화 관리로 옮기는 것이 아니라, 현대 정보 기술을 이용하여 선진적인 관리 이념을 도입하고, 파일 관리에 적응하지 못하는 관행을 개혁하는 것이다. 가능한 한 빨리 현대화의 관념을 수립하는 것은 모든 아키비스트의 절실한 필수 과목이며, 문서 관리 현대화의 첫걸음이다.
시대 발전에 적응하는 내부 관리가 있어야합니다. 모든 수준의 아카이브 부서에서는 과학적 관리 방법을 사용하여 아카이브 관리의 현대화를 위한 기반을 마련해야 합니다.
인사 파일 관리 모델을 개혁하십시오. 시장경제의 설립은 다양한 형태의 경제조직을 만들어 인재의 흡수와 흐름에 유리하고 인사관리는 사회화 관리가 되었다. 전통적인 모델은 과거의 인사 관리에서 중요한 역할을 했으며, 오늘날에도 여전히 적용 범위가 있지만 유일한 모델이 되어서는 안 된다. 기밀로 유지할 가치가 없는 기업사업 단위 직원, 교사, 유동인원의 서류에 대해서는 점차 사회화, 개방관리를 실시할 수 있다.
4, 첨단 장비와 기술이 있어야합니다. 현재 대부분의 기록 보관소 (방), 특히 기층 기록 보관소 (실) 는 선진 설비를 도입할 수 없다. 따라서 우리는 관련 부서의 지원을 쟁취하고, 장비 조건을 바꾸고, 현대화를 위한 기반을 마련하고, 인재를 양성할 수 있는 기회를 잡아야 합니다. 기존 설비가 가능한 우리 자신의 소장품과 결합될 수 있도록, 파일 관리와 제공의 역할을 발휘해야 한다. 이 방면의 첫 번째 임무는 기존 설비를 충분히 활용하고, 그 역할을 충분히 발휘하고, 경험을 총결하고, 인재를 양성하는 것이다. 두 번째는 목록 작성 등 기초작업의 표준화를 정리하는 데 많은 노력을 기울여 설비 도입을 위한 조건을 마련하는 것이다. 셋째, 전자 문서 보관은 높은 출발점과 탄탄한 발판이 있어야 한다. 전자 문서의 보관을 계획할 때, 본 단위의 실제 상황에서 출발해야 한다. 저장 조건, 복사 및 제본의 현대화에는 새로운 지식과 새로운 기술 수단이 필요하다. 기존 아키비스트는 업무 요구를 충족시킬 수 없으며 조직 교육 및 비즈니스 학습을 통해 가능한 한 빨리 정보 관리 자동화의 기본 지식과 기술을 습득해야 합니다. 결론적으로 현대화 설비의 구매와 채택은 관련 인재의 이전과 양성에 기반을 두어야 한다. 기술을 아는 관련 인재가 없으면 설비가 충분히 작용할 수 없기 때문이다. 또한, 장비의 구입과 도입은 반드시 본 단위의 실제 상황을 고려하여 기초업무에 중점을 두어야 하며, 기초작업이 선행되어야 현대화 설비가 진정으로 작용할 수 있다.
참고 자료:
[1] 첸 자주. 파일 관리의 현대화를 논하다. 중국 과학 기술 정보, 2004, (16).
[2] 유. 고교 기록 관리 현대화. Shaoyang 대학 저널, 2006, 6).
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정보 기술이 파일 관리에 미치는 영향
I. 전자 문서의 정의 및 특성 개요
전자파일이란 사람들이 사회활동에서 형성되어 컴퓨터 디스크 디스크 디스크 광 디스크 등 화학자성 물질을 전달체로 하는 문자재료를 말한다. 주로 전자 문서, e-메일, 전자 보고서, 전자 도면 등이 포함됩니다. 종이 문서에 비해 전자 문서는 1 전자 문서가 더 이상 직관적인 종이 문서가 아니라 현대적인 사무용 기기를 통해 읽고 사용할 수 있다는 특징을 가지고 있습니다. -응? 전자 파일은 컴퓨터와 같은 현대 사무용 장비를 통해 직접 처리하고 전송할 수 있습니다. -응? 3 시간과 거리에 영향을 받지 않고 전자 문서 사용을 즐길 수 있습니다. -응? 4 전자 파일의 보존 조건 및 환경 요구 사항은 종이 파일과는 달리, 종이 파일은 저장 장소에 대한 면적 요구 사항은 낮지만 온도 습도 자기 방지 등의 환경 조건은 더 높습니다.
둘째, 전자 문서가 파일 비즈니스 관리에 미치는 영향
1? 전통적인 아카이브 작업은 종이 문서를 대상으로 하지만, 컴퓨터가 적용되면 전자 문서가 이전의 서면 자료를 대신한다. 제도사가 디스크에 직접 쓰고 디스크에서 수정하다. 일단 형성되면, 파일러와 기술자가 즐길 수 있도록 사무실 정보 데이터에 즉시 저장됩니다. 이렇게 하면 문서와 파일 사이에 명확한 경계가 생기지 않습니다. 오랜 실천을 거쳐 종이 파일 관리는 문서 아카이빙 제도와 같은 일련의 워크플로우, 방법 및 원칙을 요약했습니다. 문서의 볼륨 아카이브는 파일 작업 과정의 출발점이자 문서 작업과 파일 작업의 결합점입니다. 문서가 형성된 후 문서 부서에서 서류를 수집하고 정리하여 문서 부서에 넘겨주어 관리하며 일반적으로 일 년에 한 번 보관한다.. (윌리엄 셰익스피어, 문서, 문서, 문서, 문서, 문서, 문서, 문서, 문서) 전자 파일은 언제든지 생성, 변경, 컴퓨터 디스크 또는 CD 에 저장됩니다. 그래서 컴퓨터에 대한 의존성이 강하다. 아카이빙의 경우 디스크 또는 광 디스크로 넘겨야 하며, 이미 처리되고 보존가치가 있는 파일뿐 아니라 파일의 읽기 소프트웨어 및 운영 체제도 포함시켜야 합니다.
2? 전자 문서의 정보와 전달자 간의 분리성으로 인해 파일 엔티티의 분류는 개념 분류로 대체될 수 있습니다. 엔티티 분류의 결과는 파일을 수동으로 관리해야 하는 하나의 속성 관계만 반영할 수 있기 때문입니다. 그러나 오늘날의 전자 파일 환경에서는 파일의 형식 특성과 컨텐츠 특성이 변경되어 전자 파일을 컴퓨터 시스템을 통해 빠르고 효과적이며 다각적으로 정리할 수 있으므로 종이 파일처럼 분류할 필요가 없습니다. 사용자마다 필요에 따라 사무 자동화 시스템을 사용하여 전자 문서를 자유롭게 조합하고 분류할 수 있습니다.
3? 전자 문서의 보존 가치는 그 자체의 가치와 가독성에 따라 달라지기 때문에, 그 감정 방법, 내용, 기준이 모두 바뀌고, 파일 가치의 기존 이론 분석 범위도 확대된다. 전자 문서의 읽기 소프트웨어 및 운영 체제를 분석해야 합니다. 전통적인 파일 가치 평가 이론에 따르면 문서의 보관 기간은 인증서 가치와 참조 가치에 따라 결정되어야 합니다. 한편, 전자 문서는 제작이 편리하기 때문에 이전보다 더 많은 문서를 만들 수 있습니다. 반면 사용자의 요구 사항, 정보 및 데이터의 지속적인 수정 및 보완으로 인해 고정 보존 기간을 정의하기가 어렵습니다. 그리고 현재 전자문서의 증빙가치도 법적으로 보장되지 않는다. 따라서 그 감별 및 관리 방법은 아직 정론이 없다. 또한 전자 파일 정보 전달체의 특수성으로 인해 저장 방식, 요구 사항, 검색 및 외부 활용은 종이 파일과는 다릅니다.
셋째, 전자 문서가 기록 이론에 미치는 영향
1? 파일의 필수 속성에 미치는 영향
원본 레코드는 파일의 필수 속성입니다. 이런 원시 기록은 서류의 내용에 반영되고, 다른 한편으로는 서류의 형식에 반영된다. 예를 들면, 당사자의 필사본, 지도자의 친필 서명, 이것들은 모두 진정한 독창성을 반영한다. 서류는 도서 정보 자료 등의 정보와 구별되는 것은 서류의 원시 기록으로 법률 문서의 역할을 한다. 사무 자동화 시스템에서 전자 파일은 모두 컴퓨터에서 초안 작성, 수정 및 인쇄되어 수정 및 복사가 용이하므로 원본 기록을 가장 잘 반영하는 내용과 형식 특성이 더 이상 존재하지 않습니다. 전자 문서는 컴퓨터 워드 프로세싱 시스템의 마지막 텍스트입니다. 초안과 인쇄본에는 차이가 없고 원본과 사본에도 차이가 없다. 문서와 파일 사이에 인위적인 경계를 긋기도 어렵다. 사람들은 언제든지 기계에서 전자 문서를 쉽게 복사할 수 있어 문서의 전신이 되고, 파일의 개념은 파일에서 조건부로 변환되어 이해하기 어려워진다. 전자 문서의 원본 기록 및 자격 증명의 역할을 어떻게 결정합니까? 전자 문서를 파일로 사용할 수 있습니까? 법적 도구의 기능 등이 있는지 여부. , 파일 업계에서 일련의 새로운 주제가되었습니다. 이러한 주제는 전자 문서가 파일로 변환 될 수 있는지 여부와 파일에 새로운 의미를 부여하는 객관적인 요구입니다.
2? 파일 소스 정책에 미치는 영향
출처 원칙에는 두 가지 측면이 포함됩니다. 외부적으로 볼 때, 그것은 전체 종족을 존중하고, 내부적으로는 원시 질서를 존중합니다. 현재, 대량의 전자 문서가 생성됨에 따라, 후자는 점점 더 중시되고 있다. 전통적인 견해에 따르면 소스 원칙에 기반한 파일 검색 시스템은 파일 작성자 또는 정보 제공자 및 해당 파일의 조직을 기반으로 해야 합니다. 그 출처에 따라 창립자의 법적 책임과 행정 관리 차원에서 파일을 정확하게 정리하고 이해할 수 있다. 그러나 형성 과정에서 전자 파일은 더 이상 기존 기관, 단체 및 기관과 엄격하게 대응하지 않으며, 필요에 따라 언제든지 파일 정보를 복사, 수정 및 재구성하여 문서의 원래 순서를 어지럽히거나 파괴할 수 있습니다. 따라서 파일의 출처를 결정하기 위해 적절한 정의만 찾거나 전체 부계 가문과 파일 시리즈를 완벽하게 보호하고 원래 순서로 정리하도록 요구해서는 안 됩니다. 그러나 파일의 원래 관계를 정확하게 해석하고, 라이프 사이클 전반에 걸쳐 레코드 그룹의 변화를 이해하고, 객관적인 현실의 변화에 따라 소스 원칙을 풍부하게하고 발전시켜야 합니다.
3? 기록학 이론 연구 내용에 미치는 영향.
서류학 이론 연구의 내용은 연구 대상에 의해 결정된다. 과거에는 서류학의 이론 연구가 주로 종이 서류에 집중되었다. 전자문서가 등장하면서 서류작업의 대상이 바뀌면서 이론 연구의 대상도 자연스럽게 달라졌다. 기존의 결론과 모델을 재검토하고, 기존의 관리 사상과 원칙을 업데이트 및 보완하며, 기존 기록 학과 체계를 풍요롭게 하고 보완할 것이다. 이 모든 연구 과제는 전자 문서 주위를 전개해야 한다. 전자 문서의 분류 기술, 정보 보안 기술, 컴퓨터 바이러스 방지 기술 등. , 아카이브 이론 연구의 필수 내용이 될 것입니다.
넷째, 기록 보관소가 취해야 할 대책.
1? 전자 파일 아카이브의 기술 처리를 잘 하고 전자 파일 관리 정책을 실시하다. 새로운 파일 자료의 아카이빙은 필수적이다. 이를 위해서는 아카이브 작업자가 현재의 파일 작업 분야에 깊이 들어가 대량의 전자 문서의 수신, 폐기, 보관을 지도하고, 전자 파일의 원본 정보를 보호하고, 파일 정보 재구성의 경위를 이해해야 한다. 즉, 기술 처리를 통해 아카이빙된 전자 파일을 "읽기 전용" 파일로 변경하는 것입니다. 즉, 쓸 수 없는 파일만 읽고 쓸 수 있습니다. 전자 파일의 원래 구조를 식별하고 보호하며 전자 파일의 신뢰성을 보장하여 종이 파일과 동일한 사회적 역할을 합니다.
2? 전자 파일 저장 문제를 해결하다. 이론적으로 화학자성 물질을 전달체로 하는 전자 파일은 정보 읽기가 무접촉식이고 마모가 없기 때문에 장기간 보관할 수 있다. 전자 문서 미디어층에 기록된 정보는 외부 자기장의 영향을 두려워하지 않고 공기 중의 먼지, 습기, 유해 가스에 의해 직접 침범되지 않도록 플라스틱 보호층에 밀봉되어 있습니다. 그러나 전자 파일 형성 시간이 짧고 실제 저장 검증이 부족하기 때문에 전자 파일에 있는 원본 정보의 장기 보존은 아키비스트가 더 연구하고 검토해야 하는 중요한 과제다. 현재 보존 시간이 긴 전자 파일은 정보 손실을 방지하기 위해 정기적으로 복제해야 합니다.
3? 파일 관리를 입체화 방향으로 발전시키다. 과거에는 파일 관리가 선형 상태였습니다. 서비스 사용에 대한 사람들의 중시로 서비스 사용과 기타 기초작업이 하나의 평면을 형성했다. 이 평면 구조는 단지 종이 서류의 상황을 반영할 뿐이다. 전자파일의 개입에 따라 서류의 종류가 많아지고 있으며, 그 기초업무와 이용사업에도 개성이 있다. 그 결과, 기존 평면 구조에 기초하여 파일 정보 전달자 내용이 추가되어 3 차원 공간과 3 차원 관리 구조가 형성되었습니다.
4? 아키비스트의 지식 구조를 바꿀 필요가 시급하다. 정보기술과 서류사업의 발전에 적응하기 위해서는 우리 나라 아키비스트가 지식을 업데이트하고 정보기술의 성과를 도입, 소화, 적응시키기 위해 적극적인 조치를 취해야 하며, 아키비스트들이 정보기술 발전의 요구에 부응할 수 있도록 광범위한 지식을 갖추게 해야 한다. 아키비스트의 지식 구조 변화를 가속화하고, 다방면, 다층적으로 인재를 양성하는 것이 정보기술 혁명을 맞이하는 가장 근본적인 대책이라는 것은 확실하다.