파일 관리 시스템
(1) 일반 원칙
첫째, 발문 수를 줄이고 발문 속도와 품질을 높이기 위해 각 업무에서 문서의 지도 역할을 충분히 발휘하고, 구건설국의 문서 처리에 관한 관련 규정에 따라 우리 회사의 실제 상황과 결합해 본 제도를 특별히 제정한다.
제 2 조 문서 관리의 내용은 주로 상급자의 편지, 전보, 통신, 동급의 편지, 전보, 통신, 본 부서에서 제출하고 배포하는 각종 서류 자료를 포함한다.
제 3 조 당정 분업 원칙에 따라 본 단위의 각종 문서 (당 지부와 행정) 는 사무실에서 귀속하여 관리한다.
(b) 접수 된 메일 관리
제 4 조 공문 접수
1. 본 부서의 모든 문서 (지도자의 지시를 제외한) 는 수신자 (문서) 가 등록, 서명, 개봉 (상부에서 직접 보내온 또는 우체국 기요통신원이 보낸 기요서류 제외) 합니다. 봉인에 서명할 때 수취인 (문서) 은 봉인을 점검하고, 편지 뜯기와 도장을 찍는 원인을 밝혀야 한다.
2. 상급 부서에서 발송한 서류에 대해서는 문번호와 기요번호를 확인해야 합니다. 만약 그 중 하나가 정확하지 않다면, 즉시 상급 부서에 보고하고, 오류 문서의 부호를 등록해야 한다.
제 5 조 공문은 반드시 일련 번호를 보유해야 한다.
1. 서명을 뜯은 후 수취인 (문서) 은 즉시' 문서 처리 흐름표' 를 첨부해 분류, 등록 번호 및 잘 보관해야 한다.
2. 본 부서의 외출 인원이 가지고 온 서류와 자료는 제때에 수취인 (문서) 등록 보관에 보내야 하며, 개인이 보관하면 안 된다. 직원이 업무상 빌려야 할 것은 복사하거나 빌릴 수 있다.
제 6 조 공문을 읽고 전달하다.
1. 모든 공문은 사무실 주임 (또는 부주임) 이 공문의 내용과 성격에 따라 읽은 후, 문인 (공문) 이 지도자와 청부 부서에 배포한다. 중요한 서류나 긴급한 업무는 즉시 지도자 (또는 분관 지도자) 에게 회부하고 청부 부서에 회부하여 처리해야 한다. 서류 잔고를 피하기 위해서, 일반적으로 당일 열람해야 한다.
편지, 전보, 서류 등. 일반 예의의 성질은 사무실에서 직접 처리할 수 있습니다. 여러 단위를 포함하는 파일을 처리해야 하는 경우 각 단위에 연락한 다음 다른 단위로 가서 처리해야 합니다.
3. 공문 운행 속도를 높이기 위해서는 문인 (공문인) 을 당일이나 다음날 공문을 리드, 청부부서에 보내야 한다. 두 개 이상의 부서와 관련된 것은 지시 순서에 따라 회람해야 하며, 늦어도 이틀을 초과할 수 없다 (특수한 경우는 제외).
제 7 조 문서의 배포 및 알림.
1. 회람된 문건은 회람범위와 기밀 규정을 엄격히 준수해야 하며, 기밀 문건은 집, 기숙사, 공공장소로 가져가거나 다른 사람에게 빌려 읽어서는 안 된다. 전달되지 않은 서류의 내용은 외부로 누설해서는 안 된다.
2. 너는 서류를 볼 때 서둘러야 한다. 이날 서류는 다 보고 퇴근하기 전에 접수자에게 제출해야 한다. 보통 배치 문건을 이틀을 넘지 말고, 다 보고 서명하여 책임을 표시해야 한다. 지도부의 지시가 있는 경우, 의정 의견 사무실은 문서 요약과 지도 지시에 따라 관련 부서와 인원에게 관련 일을 처리하도록 지시했다.
3. 읽을 때 전문을 베껴 써서는 안 되고, 폴더 안의 어떤 서류와 첨부 파일도 마음대로 가져서는 안 된다. 만약 확실히 업무상 필요하다면, 대출 수속을 처리하여 분실과 유출을 방지해야 한다.
4. 서류를 다 본 후 수취인 (문서) 에게 넘겨야지 교차 전달하면 안 됩니다.
5. 사무실은 문서의 검사와 독촉을 독촉할 책임이 있으며, 청부 부서는 즉시 전문인을 지정하여 서류와 서신을 처리해야 한다. 서류는 압력 하에서 흐트러져서는 안 된다. 조사를 준비하려면, 관련 기밀 유지 규정에 따라 사무실의 동의를 거쳐 사본이나 발췌문을 만들어야 하며, 원본은 제때에 보관하고 넘겨야 한다.
6. 독서 범위에 따라 휴가 퇴직 간부는 일반적으로 관련 부서에서 정기적으로 관련 서류를 조직하거나 사무실에서 문열문을 통지한다.
(3) 발행 문서 관리
제 8 조 문서 발행에 관한 규정
1. 부서에서 공문을 보고하고 발부하는 권력은 각각 당 지부와 행서에 집중되어 있으며, 각 대중단체와 부서는 스스로 위아래 글을 보내서는 안 된다.
2. 모든 대중조직과 부서는 중요한 정보를 상부에 보고하거나 중요한 업무를 하향식으로 배정해야 한다. 그들은 당 지부와 행정 사무실에 게시물을 신청해야 하며, 문서를 당 지부와 행정 사무실에 제출하여 심사를 해야 한다. 당 지부와 행정공서가 문건을 보내기로 동의해야만 당, 정단, 업무처의 통일된 관할하에 글을 보낼 수 있다. 대중이 조직한 문건은 당 지부의 비준을 받았다.
3. 본 단위에 큰 영향을 미치고 한 명 이상의 분관 지도자를 포함하는 문건은 지도팀 연구에 의해 결정된 후 지도팀이 비준하여 발급한다. 나머지 서류는 주요 책임자가 승인하고 발급한다.
제 9 조 발행 문서의 범위:
1. 당 지부, 행정사무실 명의로 발표된 문서, 통지, 결정, 결의, 요청, 보고, 회의록, 회의 브리핑 등은 모두 발문 범위에 속한다.
당 지부 및 행정 사무소에서 발행 한 문서는 주로 다음과 같은 용도로 사용됩니다.
(1) 발표 단위의 규칙 및 규정;
(2) 상급 문건이나 상급 문건 정신에 따라 제정된 서류를 전달한다.
(3) 본 기관 설립의 변동이나 간부 임면을 선포한다.
(4) 본 부서의 주요 생산, 기술, 관리, 정치 사업, 복지 등의 업무 결정을 발표한다.
(5) 상벌에 관한 결정과 통지를 발표한다.
(VI) 기타 중요한 사항.
당 지부 및 행정 사무소는 주로 다음과 같은 목적으로 사용됩니다.
(1) 상부에 작업 계획 제출, 요청, 결정 처리
(2) 형제 단위의 주요 생산, 기술, 인사 노동, 물자 공급, 과학 연구, 인프라, 관리, 당군 업무 등에 연락한다.
4. 일상적인 생산, 기술, 관리, 당군 업무에서 관련 도면, 기술 문서, 공정 수정, 승인, 배치 준비, 상급 지시 전달 등 관련 제도에 따라 처리하고, 분관 지도자의 비준을 거친 후 각 부서는 서면 또는 구두로 자신을 통지하며, 일반적으로 공문을 보낼 필요가 없다.
5. 각 부처가 회의에서 내린 결정은 일반적으로 참고없이 문건을 보내서는 안 되며, 회의록은 업무 브리핑과 함께 부서 명의로 발행될 수 있다.
(4) 문서 발급 절차 및 요구 사항
제 10 조 문서 발행 절차 규정:
1. 각 부서가 문건을 보내야 한다면 당지부, 행정사무소에 미리 신청해야 한다.
2. 당 지부, 행서가 문건을 보내기로 동의한 후 주최 부서는 당의 방침 정책과 국가법령, 상급 지시 또는 업무의 실제 필요에 따라 문서 초안을 작성해야 한다.
3. 원고의 초안은 반드시 본 단위의 관점에서 출발해야 하며, 상황이 진실하고, 관점이 명확하고, 조직이 명확하고, 계층이 뚜렷하며, 글이 간결하고, 구두점이 정확하고, 글씨가 깔끔해야 한다. 연필, 볼펜, 빨간 잉크 및 색필로 쓰는 것은 금지되어 있습니다.
4. 원고가 초안을 작성한 후 원고는 원고지 홈페이지에 기입해야 하며, 문서 제목, 송고 범위, 인쇄 매수, 초안단위 및 초안자를 상세히 명시하고 서명, 도장, 날짜 표시 및 밀급을 표시해야 합니다.
5. 사무실은 당 지부와 관리국의 요구와 상급기관의 관련 지침과 관련 문건 정신에 따라 원고를 심사하고 수정해야 한다. 불분명하고, 문자 누락이 심하고, 내용이 부적절하고, 형식이 일치하지 않는 원고에 대해서는, 제도 기관에 반납하여 다시 초안을 작성해야 한다.
6. 사무실 감사 후의 수정본은 분관 지도부 심사 (원고 내용과 품질에 대한 책임) 를 보냅니다.
7. 심사 중 수정이 많고 인쇄 보관을 방해하는 원고는 초안 부서에서 새로 고치고 명확하게 작성한다.
8. 회서명을 필요로 하는 원고는 인쇄가 배달되기 전에 회서명 부서를 보내 서명하게 한다. (윌리엄 셰익스피어, 원고, 원고, 원고, 원고, 원고, 원고, 원고)
9. 원고는 심사회가 서명한 후 심사 승인 권한 규정에 따라 당정 지도부의 심사 발행을 보고한다.
10. 지도자의 승인을 받은 원고, 통일번호 후 사무실로 보내 송수신 (문서), 타자실에 인쇄
1 1. 파일 인쇄본은 초안자가 교정하고 교정자는 원고에 서명한다.
12. 서류가 완성되면 사무실은 사람을 파견하여 번호순으로 인쇄한 후 수신자 (파일) 가 배포하여 실태를 점검한다.
(5) 대출 및 상환 서류
제 11 조 각 부처 관련 직원들은 업무 요구로 차용증서를 작성하여 일반 서류를 빌려야 하며, 관련 문건은 분관 지도자나 사무실 주임의 동의를 거쳐야 빌릴 수 있다.
제 12 조 대출 서류는 대출 등록 수속을 엄격히 이행하여 즉석에서 보고 제때에 돌려주어야 한다. 누구도 서류를 가져가거나 전문을 복사해서는 안 되며, 두루마리와 교차 서류를 열어서는 안 된다.
제 13 조 사무실 발문인 (문서) 은 독촉 청부한 공문에 세심한주의를 기울여야 하며, 본 기관의 서류와 상급자에 대해 기한 내에 청산을 요구하는 문건은 정기적으로 수집하고 청산해야 한다. (보통 월말 소청산, 분기말 중 청산, 연말 총청산) 서류가 분실된 것을 발견하면, 반드시 제때에 원인과 책임자를 규명하고, 사실대로 지도자에게 보고해야 한다.
(6) 문서 보관 및 정리
제 15 조 문서의 보관 범위:
1. 다음 모든 파일은 사무실 트랜시버가 통합 보관 (파일) 합니다.
(1) 상위 부서의 서신 (상위 부서의 단위 보고 및 신청에 대한 회신 포함)
(2) 당 지부, 행정사무소에서 발표한 보고서, 지시, 결정, 결의, 통지, 회의록, 중요한 통지, 업무 요약, 리더십 연설 및 생산 작업의 각종 계획, 통계, 분기 신문, 연보;
(3) 당 지부 회의, 주임 사무회의, 중급 간부 회의, 직공위원회 및 각종 정기회의 기록
(d) 보고, 요약, 결의안, 연설, 브리핑, 회의록 등. 지부대회, 주조공장, 노조회원대회, 단체대표대회 등 조직된 대표대회로 구성되어 있습니다. 을 눌러 섹션을 인쇄할 수도 있습니다
(5) 보존가치가 있는 인민편지 방문 기록과 처리 결과;
(6) 상부에서 열린 각종 회의에서 가져온 서류와 기관이 회의에서 보고한 진술자료에 참가한다.
(7) 상급 지도자 동지가 본 부서에 시찰, 검사 업무의 보고와 지시 기록, 그리고 본 부서가 상급자에게 보고한 개요와 자료;
(8) 본 부서의 생산 활동, 선진 인물의 사적 및 지도 업무를 반영하는 음향제품
(9) 단위 일지 및 기념품;
(10) 단위는 상부에서 승인한 서류 및 관련 자료를 제출한다.
2. 업무부서와 대중단체는 일상 업무에서 형성된 활동자료를 보관할 책임이 있다.
제 16 조 제출 요구 사항
1. 파일 자료의 아카이브는 내용, 이름, 연대순으로 정리해야 한다.
2. 보관할 때 모든 문서의 답변, 원본, 원고, 주요 부분 및 첨부 파일을 수집하여 문서 자료의 무결성을 유지해야 합니다.
3. 평소 보관과 연말 보관을 결합하는 원칙을 고수한다. 중요한 업무와 중요한 회의에서 형성된 문건 자료는 제때에 보관해야 한다.
4. 전년도에 형성된 문건 자료는 이듬해 7 월까지 정리해야 한다.
(7) 문서 파기
제 17 조 중복, 반복, 만료 및 가치가 없는 서류의 경우 사무실은 정기적으로 등록을 정리하고 상급 관련 규정에 따라 파괴 수속을 신청해야 한다.
제 18 조 파기를 승인한 공문은 사무실에서 수발 (문) 원, 부주임, 분관 지도자의 감독하에 파기해야 한다.
제 17 조 본 방법의 시행과 개정은 의사결정회의 이후에 실시되어야 하며, 개정 시 똑같이 적용된다.