비서의 실제 분석 문제는 다음과 같다
초대장을 보낸 후
모 기관은 어느 날 단위 강당에서 총결산표창대회를 열고 캄보디아에 관련 부처 지도자를 초청해 회의에 참석할 예정이다. 청첩장에는 회의 시간과 장소가 명확하게 적혀 있다.
초청을 받은 몇몇 부서 지도자들은 모두 적극적이어서 미리 강당에 와서 회의를 했다. 언뜻 보면 회의장의 배치는 표창회 같지 않다. 대강당의 책임자에게 오늘 오전 대강당에서 보고회가 있다는 것을 알게 되었는데, 모 기관의 총결산표창 대회가 장소를 바꾸었다는 것을 알게 되었다. 몇몇 지도동지들이 곤혹스러워서 모두들 매우 화가 났다. 왜 그들은 자리를 바꿀 때 그들에게 다시 알리지 않았습니까? 화가 나자 그들은 모두 집으로 돌아갔다.
이후 회의 주최 측 지도자는 비서직의 부주의로 초대장을 보내기 전에 강당 책임자에게 연락한 적이 없어 문제가 없을 것이라고 판단해 초대장에 회의 장소를 적고 회의 전날 오후에 연락해서 강당이 이미 다른 부서에 임대되었다는 것을 알게 되자 회의 장소를 임시로 변경해야만 했다고 설명했다.
하지만 초청한 단위와 인원이 많아 일일이 알려 줄 겨를이 없어 이런 실수를 했다. 지도자가 사과하러 왔지만 악영향은 없애기 어렵다.
질문: 이 사례는 비서에게 회의를 준비할 때 무엇을 주의해야 하는지 알려줍니다.
회의 절차 수립
중신 모니터 유한공사는 중국의 주요 컴퓨터 모니터 생산기지 중 하나로 지난해 매출이 8 억원에 달했다.
해외 수출의 30%, 생산량은 해마다 증가하고 있으며, 품질 관리는 같은 업종의 선진 수준에 이르렀다. 생산규모의 진일보한 확대에 적응하기 위해 지난해 말 회사는 654.38+0 만 평방미터의 공장을 증축하고, 국제 선진 수준의 생산 라인 3 개를 추가해 연간 모니터 생산 능력을 654.38+0 만 대에 달했다. 생산량이 늘었으니, 판매는 반드시 따라가야 한다. 현재 중신 전시유한공사는 전국에 300 여 개의 대리상이 있다. 대리점이 회사의 발전을 더 잘 이해할 수 있도록 시장에 내놓을 신제품의 장점과 성능을 보여주고 제품 판매 확대 방법을 연구하기 위해 회사 리더는 8 월 8 일-10-0/0 에서 상하이에서 전국 대리상 대회를 열고 회사 사장이 회사의 기본 상황과 발전 전망을 소개하기로 했다. R&D 관리자는 신제품의 성능, 핵심 기술 및 테스트 결과를 소개하고 시연합니다. 생산부 주임은 기업의 현재 생산 능력과 생산 상황을 소개한다. 영업 이사는 회사 제품의 판매를 소개합니다. 분관회사의 부사장은 다음 단계의 판매 전략, 판매 정책 및 판매 경쟁 평가의 전개에 대해 특집 발언을 했다. 동시에 동북 화북 화남 3 개 지역에서 세 명의 영업 대표를 선발하여 경험을 소개하고, 결국 50 명의 우수 대리상을 표창했다. 회의 기간 동안 대표들을 조직하여 기업을 견학하고, 하룻밤 사이에 친목 파티를 열어 대표들이 상해의 여러 관광지를 참관하도록 안배할 것이다.
회의의 성공을 보장하기 위해, 회사는 또한 회의 장소를 상해국제회의센터에 배치하기로 결정했고, 숙식도 상해국제회의센터에 배치하기로 했다. 한편 각 부처 65,438+00 명이 회의 준비사무소를 구성해 장 부사장이 맡는다. 구체적인 업무로는 회의에 필요한 서류 준비, 회의 통지 발송, 접대, 숙박 준비, 회의장 배치, 상하이 국제회의센터 및 관광지 연락, 돌아오는 버스 예약, 배 및 항공권 예약, 뉴스 매체 초대, 친목 파티 조직, 선물 구입 등이 있다. 사장은 또한 회의가 성대하고, 열렬하고, 검소하다는 전제하에 대표들이 잘 먹고, 잘 살고, 즐겁게 놀 수 있도록 해야 한다고 강조했다.
회사 지도자의 의견에 따르면 장 부사장은 즉시 각 부처 65,438+00 동지를 뽑아 회의 준비 사무실을 설립하고 회의 작업 회의를 열어 회의 준비 작업을 배치하고 분담했다.
문제를 생각하다:
1. 중신 전시 유한 회사 대리점 회의를 위한 회의 계획을 작성하다.
2. 회의 준비 사무실은 회의의 규모, 등급 및 주제에 따라 어떤 팀이 준비 작업을 수행하는지 구체적으로 나누어야 한다.
3. 준비처라는 이름으로 이번 회의의 예산안을 총지배인에게 제출하여 심사를 받습니다.
4. 회의 내용 (날짜, 시간, 내용 일정, 장소, 참석자, 책임자, 주석 등) 에 따라 회의 일정을 정하십시오. ).
회의 내용에 따라 회의 통지를 한 부 써 주세요.
6. 회의 서명표를 만듭니다.
경기장 배치
수정사료공업회사는 오래된 국유기업으로, 연간 생산량' 용' 표 전가 사료 200 만 톤, 기술장비 선진, 기술력, 사료 제품이 완비되어 있다. 특히 회사가 국제 선진 레시피를 채택한 후 생산한' 용' 표 전가 사료에는 가축의 성장에 필요한 각종 비타민 아미노산 미량 원소 항생제 영양물질이 함유되어 있어 영양이 풍부하고 절료 속생 방병. 제품은 회사 산하의 대장양돈장에서 시험사육을 실시했고, 대외무역수출돼지의 품질률은 전국 상위권에 올랐고, 제품도 국가 양질의 제품으로 인정받았다.
한 달만 더 지나면 기업 설립 50 주년이 된다. 이를 위해 회사는 일련의 기념행사를 열기로 했다.
한편으로는 기업의 50 년 동안의 여정을 회고하고 총결하며, 그 해의 우수한 전통과 분투정신을 계승하고 발양하며, 한편, 다음 단계의 기업 발전 전략을 연구하고 확정하여 새로운 발전 기회를 찾는다.
시리즈 기념행사에는 네 차례의 회의가 마련되었다.
(참조)
1) 경축회. 시 지도자, 산업협회 지도자, 기자, 관련 전문가, 고객 대표, 퇴직자, 기업직원 대표 등 약 300 명이 초청됐다. 회의 계획에 따르면 연단은 3 명의 시 지도자, 2 명의 업계 지도자, 2 명의 전문가, 1 고객 대표, 1 퇴직 직원 및 * * *1/kloc-가 진행한다 (참조)
2) 보고회. 사료 산업 발전, 신기술, 해외 발전 상황 등에 대해 두 명의 전문가를 초빙하여 강의를 진행하다. 회의 할당량은 100 명입니다.
(참조)
3) 기업 개발 전략 세미나. 과학연구원, 고등대학, 산업조직의 전문가 학자 20 명, 금융전문가, 15 중층 이상 지도 간부를 초청해 기업의 다음 발전 전략을 공동으로 검토하고, 전문가를 초청하여 기업을 위해 맥을 짚고, 기업을 위해 처방을 내리도록 초청하다.
(참조)
4) 노동 모델 포럼. 기업 각급 근로자 모범 1 1 사람, 기업 당정 지도자, 노조 4 명을 초청할 예정이다. 회장은 간담회를 열어 창업 과정을 되돌아보고, 노모의 기업 발전에 대한 의견과 건의를 들었다.
검소한 원칙에 따라 회사의 안배에 따라 4 차 회의의 회의장 배치는 회사 비서 소무가 책임진다.
문제를 생각하다:
1, 교육 하위 그룹, 팀당 한 명의 책임자를 식별합니다.
2. 그룹당 4 개의 대지 중 하나를 선택하여 배치를 시뮬레이트합니다. 실제 대지 배치 요구 사항에 따라 훈련하고 다음을 달성합니다.
1 .. 경축회의 회의장은 따뜻하고 성대해야 한다.
2. 강연장의 배치는 엄숙하고 아름다워야 한다.
세미나장 배치는 엄숙하고 편안해야합니다.
포럼의 배치는 쉽고 온화해야합니다.
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