이 정의는 공문과 비공문의 경계를 분명히 하고, 공문의 기본 성격과 주요 특징을 분명히 했다.
공문은 공무활동의 산물이며 구체적인 규정이 있다.
공문은 인류 사회 활동 중 각종 사물의 수요를 처리하기 위해 직접 형성된 것이다. 국가가 정책 수립, 기층조직 계획, 업무교류에 이르기까지 법에 따라 설립된 한 개인의 이름으로 권리를 행사하고 의무를 감당할 수 있는 조직이라면 그 조직 관리 활동은 모두' 공무활동' 이다. 이런 종류의 형성된 서류는 모두 공문이다. 공식 문제 해결에 모두 응용가치가 있다. 그들의 형태와 절차는 국가 기관에 의해 법률과 조례의 형태로 규제되며, 수취인에 대한 영향은 종종 강제적이며 법률에 의해 구속된다.
(b) 공문은 반드시 합법적인 저자여야 하며, 높은 권위성을 가지고 있어야 한다.
공문은 반드시 공무활동의 주체인 사회법률조직이 직접 형성해야 한다. 방법' 과' 규정' 에 따르면 공문의 저자는 개인 명의로 권력을 행사하고 의무를 질 수 있는 사회법인 조직과 그 대표여야 한다. 따라서, 공문 초안자는' 공문 작가' 와 같지 않다. 공문 작가는 그 법적 지위에 상응하는 범위와 권력을 넘어설 수 없다. 그렇지 않으면 무효가 된다. 한편, 법률 저자의 공문이 발송되면 송달인에 대한 강제 효력은 관련 법령에 의해 보호된다.
(3) 공문은 정보를 기록하는 특수한 수단이며, 그 문체는 규범성을 가지고 있다.
공문서에는 반드시 국가가 규정한 통일 표준 양식이 있어야 한다. 공문이 국가의 관리 기능을 행사한 이상 규범을 통일해야 한다. 한 지역, 한 부서, 한 단위가 자신의 문풍을 가지고 있다면, 공문서의 진지함과 업무 처리의 효율성에 영향을 미칠 수밖에 없다. 공문의 규범 양식은 국가 공문의 법정 형식으로 국가가 법률법규로 공포하여 각 기관과 사회단체가' 이에 따라 집행' 할 것을 요구한다. 공문 문체에는 공문의 스타일, 구조, 형식, 언어가 포함된다. 흥미롭게도, 새로운' 방법' 에 사용된' 규범 스타일' 의 제법은' 규정' 에 사용된' 규범 형식' 의 제법보다 더 정확하고 과학적이다. 문체에는 스타일 규정과 형식 규정이 모두 포함되어 있으며, "형식" 은 일반적으로 공문의 쓰기 형식, 조판 형식 및 인쇄 요구 사항을 가리킨다. 공문의 필기형식은 공문에서 데이터 항목의 위치와 필기방식을 가리킨다. 그러나' 형식' 이라는 단어도 공문 규범화의 기본 전제를 강조해야 한다. 즉, 서로 다른 유형의 공무활동과 목적에 따라 공문서는 문체가 다르다. 상하 간, 평행 단위 간, 산하 단위 간에 사용되는 공문은 다르다.
(d) 공식 문서의 제작은 절차적이어야한다.
공문의 작문은 일반 작문과 다르다. 공문의 구체적인 집필자는 법률작가의 대필자일 뿐, 집필자는 법률작가의 권한에 의해 제약을 받고 있으며, 법률작가의 의도에 근거해야 한다. 영감을 받아 원고 한 부를 썼다. 그리고 공식적인 공문은 여러 가지 규정된 조작 절차를 거쳐야 하며, 많은 사람들이 심의 심사 교정 인쇄 등 여러 가지 절차에 참여해야 한다. 그것의 제작은 밀접하게 연결되어 있어야 하며, 어떤 부분에 문제가 생기면 최종 효과에 영향을 줄 수 있다. 그래서 프로그램의 모든 부분은 규범적이고 정확해야 한다. 법정 절차를 이행하지 않으면 법적 효력이 있는 공문을 발행할 수 없다.