규칙 1: 한 번에 한 가지만 합니다.
우선, 성과가 높은 사람들은 자신의 삶을 통제하는 가장 좋은 방법은 자신이 하고 싶은 일을 여러 가지 작은 일로 분해하여 한 번에 한 가지 일에 집중할 수 있다는 것을 알고 있다.
규칙 2: 자신의 업무 특성에 따라 일일 계획 시스템을 사용합니다.
시장에서 유행하는 시간 관리 시스템으로 너의 작업 방식을 바꾸려 하지 마라. 나는 많은 사람들이 일의 조리가 부족해서 값비싼 시간 관리 시스템을 구입했다고 믿는다. 사용법을 배우는 데 많은 시간을 할애할 수 있지만, 단지 너에게 더 많은 번거로움을 가져다 줄 뿐이다. (존 F. 케네디, 시간명언) 그래서 너는 반드시 자신의 업무 특징에 따라 시간을 안배하는 것을 배워야 한다.
규칙 3: 일에 우선 순위를 부여하십시오.
네가 어떤 일을 하기 전에, 너는 반드시 일의 경중과 완급을 구분하는 것을 배워야 한다. 그래야만 네가 먼저 그 정말 중요한 일들을 완성하도록 강요할 수 있다. 일반적으로 사람들은 두 가지 일에 시간을 낭비하는 경향이 있다.
◆ 내가 제일 좋아하는 물건. -응? "어차피 마이크에게 전화해서 골프 예약을 해야 해요. 먼저 손을 대는 것이 낫다. " 마이크와 채팅하는 것을 좋아하기 때문에 먼저 하는 것이 더 편하다. 그래서 하나씩 전화를 걸면 편지를 쓸 수 있습니다. 이런 식으로, 오랜 시간 동안, 당신은 정말로 중요한 일이 아직 시작되지 않았다는 것을 알게 되었습니다.
◆ 시간을 가장 적게 차지하는 물건. -응? 당신은, "이 이메일을 읽는 데 1 분 정도 걸릴 수 있습니다, 그래서 먼저 해 보자 말할 수 있습니다." " 그리고 당신은 무의식적으로 메일을 읽는 데 한 시간이 걸렸다는 것을 알게 될 것이다.
규칙 4: 기한 설정
네가 자신에게 기한을 정하기만 하면, 너는 기한 전에 많은 일을 완성할 수 있다는 것을 알게 될 것이다. 예를 들어, 한 시간 안에 공항에 도착하고 일주일 후에 돌아오고 싶다면, 해야 할 일을 많이 포기할 것입니다. 파킨슨의 법칙은 우리에게 "사람은 항상 자신의 모든 시간을 차지한다" 고 말했다. 따라서 시간을 잘 활용하고 싶다면, 가장 좋은 방법 중 하나는 자신에게 기한을 정하는 것이다. 처리해야 할 우편물이 많다면, 한 시간 후에 우편물이 아직 처리되지 않았다면, 남은 것을 내일로 미뤄야 한다고 스스로에게 한 시간을 남겨 둘 수 있다. 매번 회의를 할 때마다 시간을 잘 정해야 한다. 회의가 시작될 때, 회의 시간이 단 한 시간밖에 안 남았으니, 모두들 이 한 시간 안에 모든 문제를 해결하고 사무실로 돌아가 일을 계속해야 한다고 알려 주십시오. (데이비드 아셀, Northern Exposure (미국 TV 드라마), 회의명언) 일단 네가 자신에게 기한을 정하면, 너는 너의 효율성이 크게 향상되었다는 것을 알게 될 것이다.
규칙 5: 방해받지 마십시오.
한 사람이 일에 집중해야 할 때 가장 큰 두려움은 누군가가 항상 그를 방해한다는 것은 의심의 여지가 없다. 내 학원에 오는 거의 모든 사람들이 나에게 말했다. "아무도 나를 방해하지 않는 한, 나는 내 시간을 잘 관리할 수 있다." 이것은 관리자의 가장 큰 걱정이다. 보통 관리자는 부하 직원들이 항상 자신에게 자문을 구하는 것을 좋아하기 때문이다. 그렇지 않으면 성취감이 없을 것이기 때문이다. (윌리엄 셰익스피어, 햄릿, 자신감명언) 인터럽트를 제어하는 몇 가지 기술에 대해 논의합시다.
◆ 다른 사람이 마음대로 너의 사무실에 들어오는 것을 막다. -응? 사람들이 당신을 직접 보지 않도록 사무실을 다시 배치하세요. 동료에게 문을 열어도 상관없지만, 일단 모든 사람이 당신의 사무실로 들어갈 수 있게 되면, 당신의 업무 효율은 크게 떨어질 것입니다.
◆ 가끔 너의 사무실 문을 닫는다. -응? 매일 자신에게 시간을 정해서, 이 기간 동안 사무실 문을 닫는 것은 누구에게도 방해받고 싶지 않다는 것을 모두에게 알리라. (존 F. 케네디, 시간명언)
◆ 방해받고 싶지 않을 때 이 신호를 비서에게 보내라. -응? 내가 한 부동산 회사에서 총재를 맡았을 때, 나의 비서는 내가 사무실 문을 닫기만 하면 방해받고 싶지 않고 방문객을 받고 싶지 않고 전화를 받고 싶지 않다는 것을 알았다. 때때로, 사무실에 방문객이 있지만, 내 사무실 문이 닫히지 않는 한, 그녀는 내 사무실로 전화를 받을 수 있다. 이때 나는 상대방에게 이렇게 말할 것이다. "죄송합니다. 지금 손님이 있습니다. 당신은 우리가 빨리 이야기를 끝내야 한다고 말합니까, 아니면 내가 늦게 당신에게 전화해야 합니까? " 90% 의 경우 상대방이 30 초 이내에 하고 싶은 말을 하면 문제가 곧 해결될 것이다.
규칙 6: 하나의 파일만 읽습니다.
서류를 한 번만 보는 습관을 꼭 길러야 한다. 보통, 네가 아침에 사무실로 들어갈 때, 비서가 너에게 서류 더미를 가져다 줄 것이다. 여기에는 고객회사가 당신에게 조치를 취할 것을 요구하는 편지가 포함됩니다. 당신은, "좋아, 내가 나중에 알아서 할게요" 라고, 그리고 당신은 "할 일" 폴더에 넣어. 잠시 후에, 당신은 할 일 폴더를 보고, 편지를 다시 한 번 읽고, "이것은 매우 긴급한가?" 라고 말할 것입니다. 그래서 편지를 다시 한 번 읽은 후에, 당신은 이미 긍정적인 행동을 취할 계획을 세웠을 것이다. (윌리엄 셰익스피어, 햄릿, 믿음명언) 그러나 많은 경우에, 당신은 자신이 편지 한 통을 서너 번 읽는다는 것을 알게 될 것이다.
나는 네가 이 나쁜 습관을 고치도록 도울 방법이 있다. 매번 서류 한 부를 다 보고 한 귀퉁이를 찢다. 곧 당신은 행동을 취하기 전에 이미 네 뿔을 모두 찢었다는 것을 알게 될 것이다. 이렇게 시간을 낭비하지 말고, 습관을 들이고, 편지를 다 보고 결정하세요. 이 방법이 많은 시간을 절약할 수 있다는 것을 곧 알게 될 것이다. 출처: 린 생산 관리 컨설팅
규칙 7: 점심 시간 스태거
만약 상황이 허락한다면, 1 1 am 에서 12 am 까지 또는 1 pm 에서 오후 2 시까지 점심을 먹으면 더 빠른 서비스를 받을 수 있을 뿐만 아니라
규칙 8: 가능한 한 전화로 문제를 해결하십시오.
같은 건물에 있는 사람에게 문제 해결을 도와달라고 부탁하려면 전화로 해결해 보세요. 너도 그 사람의 사무실에 직접 갈 수 있지만 그렇게 하면 많은 시간을 낭비할 수 있다. 일반적으로, 한 사람이 전화를 받을 때, 그는 즉시 발신자가 그에게 알려준 일을 처리할 것이다. 네가 그 앞에 서 있어도 그는 너를 잠시 기다리게 할 것이다. 그렇다면 왜 전화를 하지 않을까요?
규칙 9: 문제에 대해 신속하게 생각하십시오.
이 문제를 토론하기 전에, 너는 반드시 필요한 모든 정보를 수집할 방법을 강구해야 한다. "의사 결정권에서 승리" 는 정보의 중요성에 대해 이야기합니다. 현명한 결정을 내리려면 먼저 충분한 정보를 수집해야 한다. 만약 네가 이렇게 하지 않는다면, 상대방이 너에게 더 많은 시간을 주어 일을 고려하게 하지 마라. 그 자리에서 정보를 수집하고 결정을 내릴 수 있습니다.
규칙 10: 자신에게 맞는 계획 체계를 개발하다.
◆ 일상적인 계획. 당신이 매일 해야 할 일과 전화해야 할 전화를 적어 주세요.
◆ 약속한 일. 그날 네가 누구를 만나야 하는지 적어라, 너는 다른 사람이 특정 시간에 무엇을 하겠다고 약속해라. (존 F. 케네디, 시간명언)
◆ 후속 양식. 최근에 해 온 일을 열거하다.
위 내용은 10 효율적인 시간 규칙 활용에 관한 내용입니다. 10 법칙에 따라 자신의 시간 계획을 잘 세우면 우리의 생산성을 크게 높일 수 있다.