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감독관은 우리에게 전체 파일 관리 시스템을 도와달라고 했다.
1. 서류서류보관제도 < P > 한번 훑어보세요. < P > (1) 총칙 < P > 제 1 조는 우편부' 우편문서 입권 보관 방법' 에 따라 우리 회사의 문서 입권 업무를 강화하기 위해 본 제도를 특별히 제정했다. < P > 제 2 조에 보관된 서류는 반드시 연별로 입권해야 하며, 본 기관의 내부 기관이 업무활동에서 형성한 각종 보존가치가 있는 서류자료는 본 제도의 규정에 따라 각각 입권하여 보관해야 한다. < P > 제 3 조 공문 청부 또는 청부업자는 서류를 취급하는 시스템이 완전함을 보장해야 한다 (공문의 각종 첨부는 모두 인출할 수 없다). 사건을 종결한 후 제때에 전문 (겸) 사무원을 제출하여 보관하다. 업무 변동이나 사정으로 이직할 때 처리한 서류자료를 인수인에게 인계해야 하며, 무단으로 가져가거나 파기해서는 안 된다. < P > (2) 문서 자료 수집 관리 < P > 제 4 조는 부서 수집, 문서 자료 관리 제도를 고수한다. 각 부서는 전문 (겸직) 사무원을 지정해 본 부서의 문서 자료를 관리하고 비교적 안정을 유지해야 한다. 인원 변동은 제때에 기록실에 통지해야 한다. < P > 제 5 조 본사가 인쇄한 공문서 (최종 원고와 인쇄한 정품과 첨부 파일 2 부 포함, 회답요청, 전송서류, 전달된 원본 포함) 는 모두 사무실에서 통일적으로 수집하고 관리한다. < P > 제 6 조 업무는 여러 부서가 참여하여 업무 활동에서 형성된 서류자료는 주최 부서에서 수거한 것이다. 회의 문건은 회의 주최 부서에서 귀권을 수집한다.

1. 회사 직원들이 외출 학습, 고찰, 조사 연구,

2. 당사는 회의를 열고 회의 주최 부서에서 회의 자료, 오디오 및 비디오 파일 등을 기록 보관소에 보관 수속을 하도록 지정하였으며, 기록실 서명 승인 후 재무 부서는 회의 비용을 보고하였다. < P > 제 7 조 각 부문 전문 (겸용) 직서의 직책:

1. 본 부서의 업무 업무를 이해하고, 본 부서의 문서 자료 보관 범위를 파악하고, 본 부서의 문서 자료를 수집합니다.

2. 평상시 보관제도를 성실히 집행하고, 본 부서에서 주관하는 서류자료를 제때에 수집하여, 매년 3 월까지 서류서류를 보관하고, 기록실에 인수접수 수속을 잘 해야 한다.

3. 청부업자가 서류자료를 빌릴 때 적극적으로 활용을 제공하고, 서비스 업무를 잘 하고, 임시 차용서류자료 등록 수속을 밟아야 한다.

(3) 아카이브 범위

회의 통지, 보고서, 결의안, 요약, 지도자 연설, 전형적인 진술, 회의 브리핑, 회의록 등을 포함한 제 8 조 중요한 회의 자료. < P > 제 9 조 상급기관이 당사와 관련된 결정, 결의, 지시, 명령, 조례, 규정, 계획 등의 서류 자료를 보내왔다. < P > 제 1 조 우리 회사의 대외 공식 발문이 관련 기관과 왕래하는 문서. < P > 제 11 조 우리 회사의 청문과 상급기관의 회답. < P > 제 12 조 우리 회사는 주요 기능 활동의 보고와 총결을 반영한다. < P > 제 13 조 우리 회사의 각종 작업 계획, 요약, 보고, 요청, 승인, 회의록, 통계 보고서 및 브리핑.

제 14 조 편지 및 방문 작업 자료. < P > 제 15 조 본사가 관련 기관과 체결한 계약, 계약서 등 서류 자료. < P > 제 16 조 우리 회사 간부 임면 서류자료 및 직원 보상 처분에 관한 서류자료. < P > 제 17 조 우리 회사 직원 노동, 임금, 복지 방면의 서류 자료. < P > 제 18 조 우리 회사의 역사 연혁, 대사기 및 우리 회사의 중요한 활동을 반영하는 신문 스크랩, 사진, 녹음, 비디오 등. < P > (4) 평소 귀권 < P > 제 19 조 각 부처는 건전하고 평상시 귀권 제도를 세워야 한다. 처리가 완료되거나 기탁된 서류는 전문직 문서 (겸직 문서) 에 의해 중앙에서 통일적으로 보관된다. < P > 제 2 조 각 부서는 본 부서의 업무 범위와 그해 업무 임무에 따라 평상시 문건 자료를 두루마리로 사용하는' 서류류' 를 편성해야 한다. 서류류' 의 조항은 반드시 간결하고 정확해야 하며 조항 번호를 매겨야 한다. < P > 제 21 조 공문 청부업자는 제때에 처리되거나 지도자의 승인을 받은 서류자료를 모두 수집하여 정리하여 본 부서의 전문 (겸용) 직서류를 반납해야 한다. < P > 제 22 조 전문직 (겸용) 사무원은 이미 귀속된 서류자료를 제때에' 서류류' 조항에 따라 평소 보관서류권 폴더 안에' 체크석' 을 넣고 수발문 등록부에 표기해야 한다. < P > (5) 입권 (서류품질 요구 사항) < P > 제 23 조는 통일입권 규범으로, 서류의 품질을 보장하고, 입권 업무는 관련 부실 아르바이트 기록원이 협조하고, 기록실 문서 기록원은 조권, 목록을 담당한다. < P > 제 24 조 서류의 품질에 대한 전반적인 요구 사항은 문서의 형성 규칙과 특징을 따르고, 문서 간의 유기적 연계를 유지하고, 서로 다른 가치를 구분하고, 보관과 활용을 용이하게 한다는 것이다. < P > 제 25 조 보관된 문서 자료의 수, 매수 및 문서당 페이지 수는 완전해야 합니다. < P > 제 26 조 보관된 문서 자료에서는 각 문서의 정품과 첨부 파일, 인쇄물과 최종 원고, 지시와 승인, 전송 서류와 원본, 다양한 문자로 구성된 동일한 문서를 각각 함께 세워서는 안 되며, 글은 함께 세워서는 안 되며, 글은 함께 두루마리를 만들어야 한다. (윌리엄 셰익스피어, 윈스턴, 독서명언) 극비문전은 단독으로 두루마리를 만들고, 소수의 일반 문전은 극비문과 밀접한 연관이 있다면 극비문전보와 함께 두루마리를 만들 수도 있다. < P > 제 27 조 다른 연도의 서류는 일반적으로 함께 입권해서는 안 되지만, 여러 해 동안의 문의와 회답은 복문년 입권에 올려야 한다. 답장이 없는 것은, 연립권을 청하는 데 두었다. (윌리엄 셰익스피어, 윈스턴, 독서명언) 연간 간 계획은 해당 첫해에 수립됩니다. 여러 해 동안의 총결산은 겨냥한 마지막 해에 입권한다. 연례 회의 문건은 회의 개막년에 두고, 다른 서류의 입권은 관련 규정에 따라 집행된다. < P > 제 28 조 볼륨 내의 문서 자료는 서로 다른 상황을 구별하여 배열해야 하며, 밀접하게 분리할 수 없는 문서 자료는 순서대로 배열해야 한다. 즉, 회답이 앞에 있고, 뒤에 지시를 받아야 한다. 정면은 앞에 있고, 부속서는 뒤에 있다. 인쇄본은 앞에 있고, 원고는 뒤에 있다. 기타 문서 재료는 그 형성 규율이나 특징에 따라 문서 간의 밀접한 연계를 유지하고 체계적인 배열을 해야 한다. < P > 제 29 조 볼륨 내 문서 자료는 비열 순서로 페이지 번호를 순차적으로 작성해야 합니다. 제본된 서류는 문자가 있는 각 페이지 자료의 전면 오른쪽 위 모서리 뒷면의 왼쪽 위 모서리에 페이지 번호를 균일하게 인쇄해야 합니다. < P > 제 3 조 영구, 장기 및 단기 서류는 규정된 형식에 따라 볼륨 내 파일 카탈로그를 하나씩 작성해야 합니다. 채운 글자도 깔끔해야 한다. 볼륨 내 디렉토리가 볼륨 맨 위에 있습니다. < P > 제 31 조 볼륨 내 문서 자료에 대한 상황 설명은 항목별로 준비표에 기입해야 한다. 상황을 설명할 수 없다면 입참여, 검사인의 이름과 시기를 기입하여 책임을 표시해야 한다. 예비시험표는 반드시 두루마리 꼬리를 달아야 한다. < P > 제 32 조 책 표지는 규정에 따라 붓이나 펜으로 써야 하며, 글씨는 깔끔하고 또렷해야 한다. < P > 제 33 조 파일의 제본과 각 부분의 배열 형식: < P > 파일 제본. 제본 전에 두루마리 안의 서류재료는 금속물을 제거해야 하고, 파괴된 서류재료는 도배기술의 요구에 따라 도배해야 하며, 글씨가 이미 확산되어 원본과 함께 두루마리를 만들어야 하며, 서류는 삼공선 표지를 적용하여 매듭을 짓는 방법으로 제본해야 한다. < P > 제 34 조 파일 각 부분의 배열 형식: 소프트 볼륨 표지 (볼륨 내 파일 카탈로그 포함) 파일 한 개 뒤 (준비표 포함), 파일 번호 정렬 순서로 볼륨 상자에 적재하여 캐비닛 안에 보관한다. < P > 제 35 조 본 제도는 발행일로부터 시행된다. < P > 둘째, 오디오 및 비디오 파일 관리 방법 < P > (1) 총칙 < P > 제 1 조는 우리 회사의 오디오 및 비디오 파일을 강화하기 위해 특별히 이 방법을 제정한다. < P > 제 2 조 우리 회사의 오디오 및 비디오 파일은 우리 회사의 각 부서나 개인이 사회실천활동에서 직접 형성한 국가, 사회, 회사에 보존가치가 있는 녹음, 비디오, 사진, 영화 등을 문자설명으로 보완한 역사를 말한다. < P > 오디오 및 비디오 파일은 일반적으로 테이프, 비디오 테이프, 비디오 테이프, 영화 (마스터), 사진 (네거티브 포함) 및 기타 텍스트 설명으로 구성됩니다. < P > 제 3 조 오디오 및 비디오 파일은 우리 회사의 전종의 일부이며 기록실에서 중앙 집중식 통합 관리를 실시해야 한다.

(2) 오디오 및 비디오 파일 데이터 수집

제 4 조 수집 범위

1. 우리 회사의 주요 기능 활동 성과 및 문제점을 반영하는 오디오 및 비디오 자료

2. 각급 지도자와 유명 인사들이 참여하는 본사와 관련된 중대 행사의 오디오 및 비디오 자료;

3. 우리 회사 관계자가 조직하거나 참석한 중요한 회의, 회견 및 외사 활동에 대한 오디오 및 비디오 자료.

4. 본사와 우편시스템의 권익과 관련된 오디오 및 비디오 자료.

5. 다른 부서에서 형성한 우리 회사와 관련된 중요한 오디오 및 비디오 자료.

6. 보존 가치가 있는 기타 오디오 및 비디오 자료.

제 5 조 수집 시간

1. 오디오 및 비디오 파일 데이터는 형성 후 한 달 이내에 서 파일 부서의 다른 캐리어 형태의 파일과 함께 보관해야 합니다. 특별한 상황이 있으면 아카이빙 시간을 적절히 연장할 수 있다.

2. 자료실은 수시로 단편적인 구체적 보존 가치에 대한 오디오 및 비디오 자료를 수집해야 한다. < P > 제 6 조 수집 요구 사항

1. 오디오 테이프, 비디오 테이프, 카메라 테이프, 영화, 사진 (필름 포함) 및 문자 설명은 모두 수집해야 하며, 제때에 보관하고 아카이브 제어 조치를 수립해야 합니다. 규정에 따라 보관하지 않는 사람은 그 형성 비용을 상환하지 않고 분실을 방지한다.

2. 원본, 원본, 특수한 경우 복제본을 받을 수 있습니다.

3. 오디오 및 비디오 자료의 내용은 사실이어야 하고, 네거티브, 원본과 이미지, 복제품은 일치해야 한다.

제 7 조 오디오 및 비디오 파일 자료 수집

1. 파일 부서는 언제든지 중요한 오디오 및 비디오 자료를 수집할 책임이 있습니다.

2. 징집된 오디오 자료에서 국가 및 전국 우편 부서의 중대한 사건과 관련된 것은 우편부 사무청 서류에 카탈로그를 제출해야 한다. < P > 제 8 조 오디오 및 비디오 파일 비용에 대한 환급 < P > 본 방법 제 4 조에 따라 오디오 및 비디오 파일을 형성하는 회사 각 부서 또는 개인의 비용은 필요에 따라 파일에 보관하여 기록실에 서명하여 승인하면 재무 부서에서 핵보고 비용을 지급해야 합니다.

(3) 오디오 및 비디오 파일 정리 "ht"

제 9 조 오디오 및 비디오 파일 정리 (분류, 조합, 배열 및 목록 작성 포함) 를 통해 시스템을 쉽게 보관 및 활용할 수 있습니다. < P > 제 1 조 오디오 및 비디오 파일 정리는 녹화인의 책임이며, 파일부서의 협조를 받는다.

제 11 조 분류, 번호

1. 사진 파일은 연대별, 문제별로 분류된다. 같은 부류의 사진은 연대순으로 번호가 매겨지고, 동시에 그 원판 번호를 기입한다. 필름은 전종 내에 유수 번호를 편성한다. 형식: 전종호-유수호.

2. 녹음테이프, 비디오테이프, 촬영대는 연대별-문제별로 분류하고 내용별로 번호를 매긴다. 같은 내용의 항목 몇 판을 하나의 서류로 간주하고, 하나의 서류번호를 편성한 다음, 각 판에 차례로 번호를 매겨야 한다.

3. 다른 캐리어 파일과 연결된 참조 번호를 기록합니다. 형식은 (파일 형식) 번호/(파일 형식) 번호입니다. < P > 제 12 조 보관 기간: 내용의 중요도, 시간, 이름, 신뢰도, 유효성 등에 따라 보관 기간을 정해야 한다. < P > 제 13 조 문자 설명의 작성

1. 문자 설명의 기본 내용에는 사유, 시간, 장소, 인물, 배경, 저자 (제작자) 등이 포함됩니다.

2. 문자설명 작성 요구 사항:

(1) 자료자료의 내용을 정확하게 밝히고, 반영된 모든 정보를 요약하고, 항목들이 정확하고 완전하게 표시된다.

(2) 사진의 자연장 (내용이 비슷한 것도 몇 장) 이 문자설명을 작성한다. 녹음테이프, 비디오테이프, 신문테이프는 서류에 따라 문자 설명을 작성한다. 오디오 및 비디오 자료 그룹이 밀접하게 연결되어 있는 텍스트 설명:

(3) 텍스트가 간결하고 언어가 원활합니다.

(4) 시간은 아라비아 숫자로 표시됩니다. < P > 제 14 조 편제 형식

1. 사진 편제는 가로쓰기 형식이다. 형식은 사진/필름 번호-문자 설명-참조 번호-촬영 시간-제작자입니다.

2. 녹음테이프, 비디오테이프, 촬영테이프의 편성 형식: 상자 커버에 표기 페이지를 배치하다. 요구에 따라 항목별로 작성하다. < P > 제 15 조 문건은

1. * * * 같은 주제 내용을 가진 여러 개의 오디오 및 비디오 자료를 모아 집중적으로 편성할 것을 요구한다.

2. 볼륨 내 카탈로그: < P > 사진, 필름은 자연장 단위로 볼륨 내 카탈로그를 채웁니다. < P > 녹음, 비디오 테이프, 카메라 테이프는 박스 단위로 볼륨 내 카탈로그를 채웁니다.

3. 볼륨 내 오디오 및 비디오 자료의 정리, 변경 사항을 설명하는 볼륨 내 준비표. < P > 제 16 조 카탈로그 < P > 오디오 및 비디오 파일의 기록은 GB3792.5-85 "파일, 서지 규칙" 에 따라 진행됩니다.

(4) 오디오 및 비디오 파일 보관

제 17 조 오디오 및 비디오 파일을 체크 인하기 전에 점검하고 훼손된 경우 필요한 기술 처리를 해야 한다. < P > 제 18 조 보관 조건 < P > 필름, 필름 라이브러리 온도는 13 ~ 15 C 사이로 유지해야 하고 상대 습도는 35 ~ 45% 로 유지해야 합니다. < P > 사진 라이브러리 온도는 14-24 C, 상대 습도는 37.5%-67.5% 로 유지해야 합니다. 녹음, 비디오테이프 라이브러리 온도는 18 ~ 24 C, 상대 습도는 4 ~ 6% 로 유지해야 합니다. < P > 제 19 조 원판, 녹음, 비디오테이프, 카메라테이프는 3 오스터 이상의 자기장을 피해야 하며, 자기장 상자와 상자 사이의 간격은 3mm; 이상이어야 합니다. 테이프를 보관하는 것은 양철궤를 사용하지 않는 것이 가장 좋다. < P > 제 2 조 재고에 대한 사진 파일은 2 년에 한 번 검사해야 한다. < P > 제 21 조 아카이브에 저장된 오디오 및 비디오 파일은 누구도 개인적으로 철회, 추출, 청소, 자기 제거 및 수정할 수 없습니다. 오디오 및 비디오 파일의 파괴는 반드시 검증을 거쳐야 하며, 보관 단위의 동의를 얻어 주관 지도자의 승인, 등록부를 받아야 한다. < P > 제 22 조 건전한 오디오 및 비디오 파일 통계 시스템 구축, 오디오 및 비디오 파일 수신, 이동, 재고 수량, 보관, 활용 및 효과 제공 등의 통계 작업 수행 < P > (5) 오디오 및 비디오 파일 개발은 < P > 제 23 조를 이용하여 오디오 및 비디오 파일 카탈로그, 카드 등의 검색 도구를 준비하여 이용을 위한 편리한 조건을 제공한다. < P > 제 24 조 오디오 및 비디오 파일 대출, 사용 시스템, 엄격한 승인 절차, 오디오 및 비디오 파일의 기밀성에 따라 활용 범위를 결정합니다. < P > 제 25 조 특허 오디오 및 비디오 파일은 외부 단위가 사용할 때 "중화 인민 * * * 및 국특허법" 의 관련 규정에 따라 처리해야 한다. 이미 기록 보관소로 이양된 경우, 얻은 특허 수익은 원칙적으로 원래 이양 기관에 배정되어야 하며, 기록 보관소에는 보관료를 받아야 한다. < P > 제 26 조 오디오 파일 원본은 일반적으로 기록실 밖으로 대여할 수 없습니다. 특별한 요구가 있으면 주관 지도자의 비준을 거친 후에야 기한 내에 대출할 수 있다. 활용도가 높은 오디오 및 비디오 파일은 복사본을 대여할 수 있습니다. 외부 단위는 오디오 파일을 대여하거나 복사하며 기록실에서 처리하고 관련 규정에 따라 유상 서비스를 실시한다. 만약 차용 중에 손상을 입힌다면, 차용 기관이 배상을 책임진다. < P > 제 27 조 기밀에 영향을 미치지 않고 각 부서는 오디오 파일을 이용하여 보고회, 전람회, 종합 또는 주제성 그림책, 자료편 등을 편성하여 현재의 오디오 파일을 적극 개발할 수 있다.