主題是文章的統帥和綱領，是文章的核心；主題源於素材，主題不能先行。我們必須從實際出發，從材料中引出主題。實用文體主題的表現形式主要包括:①直接闡述；②單壹濃度；③意大利式發球法；4個單詞很重要；⑤善用標題。

文章結構安排中的環節主要包括:選擇角度；設置線索；排列層次；劃分段落；設計開頭和結尾；處理過渡和護理。文章的結構要嚴謹（嚴謹細致，無懈可擊）、自然（邏輯嚴密，開合自如）、完整（勻稱飽滿，從頭到尾都是圓的）和統壹（通篇和諧壹致，從不矛盾和自相矛盾）。

本文常用的表達方法有敘述、描述、討論和解釋，其中討論方法可分為:①舉例法；②隱喻法；③類比法；④對比法；⑤反駁法；6反證法。

語言運用的基本要求:貼切、得體、準確、通順、簡潔、生動、有力。

2、公文的特點和種類

公文又稱公文，是在社會活動中直接形成和使用的具有規範風格和法律效力的信息記錄。他們與書籍、信息、資料和其他事物的個性差異如下:①由合法作者發行；（二）具有法定實際執行效力；（三）姿勢規範；（4）履行法律程序。

根據不同的標準，公文可以從不同的角度分類如下:

（1）根據公務活動領域，公文可分為壹般公文和特殊公文。

（2）根據內容涉及國家秘密的程度，公文可以分為六類:公開、國內公開、內部使用、秘密、機密和絕密。

（3）按照行文方向，公文可分為上寫、下寫、駢文三類。

（4）根據內容性質，公文可分為規範性、領導指導性、宣傳性、文稿性和請願性、協商性和認證性。

（5）根據處理時限要求，公文可分為普通公文、緊急公文和特急公文三類。

（6）根據來源，公文可分為收文和發文兩類。

3.政府系統常用公文

（1）規範性文件

規定。用於對某壹方面的行政工作作出全面、系統規定的國務院各部門和地方人民政府規章，不得稱為“規章”。

規則。用來做某壹方面的部分行政工作。

方式。用於對行政工作做出更具體的規定。

②領導指導文件

命令（Order）用於根據有關法律法規發布行政法規和規章；宣布重大旅行行政強制措施；獎勵和懲罰相關人員；撤銷下級機關不適當的決定。

決定吧。用於對重要事項或重大行動作出安排。

跡象表明。用於為下屬機關安排工作，明確工作活動的指導原則。

回復。用於答復下級機關的指示。

註意。用於審批下級機關的公文和轉發上級機關和互不隸屬機關的公文；發布法規；傳達要求下級機關辦理和相關單位需要共同知曉或執行的事項；幹部任免和聘用。

告知。用於表揚先進、批評錯誤和傳達重要精神或情況。

⑶出版的文件

公告。用於在國內外宣布重要或法定事項。

註意。用於宣布在壹定範圍內應當觀察或知道的事項。

（四）申訴書

運動。用於各級人民政府按法定程序提請同級人民代表大會或其常務委員會審議的事項。

請示。用於請求上級指示和批準。

報告。用於向上級機關匯報工作，反映情況，提出意見或建議，回答上級機關的詢問。

調查報告。它用於反映調查研究的結果，揭示事物的真相和規律。

（5）談判文件

信。它用於非附屬機構之間的協商、回答、提問和回答問題；請求有關當局的批準等。

⑹會議文件

會議記錄。用於記錄和傳達會議和商定的事項。

4.黨政機關壹般公文文體

（1）規範性文件

規定。它是黨的中央組織用來制定規章制度以規範黨組織的工作和活動以及黨員的行為。

規則。它用於制定特定範圍內工作和事務的具有約束力的行為準則。

②領導指導文件

分辨率。用於會議討論通過的重要決策事項。

決定吧。用於對重要事項作出決定和安排。

跡象表明。用於向下屬機關分配工作，提出開展工作的原則和要求。

觀點。對重要問題提出意見和解決方案。

註意。用於發布黨內法規，任免幹部，傳達上級指示，轉發上級機關和非下屬機關的公文，批準下級機關的公文，發布需要下級機關與有關單位辦理的事項。

告知。用於表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和交流重要信息。

回復。用於答復下級機關的請求。

⑶出版的文件

公告。用於公開發布重要決策或事件。

⑷請願文件

報告。用於向上級機關匯報工作、反映情況、提出建議和回答上級機關的詢問。

請示。用於請求上級指示和批準。

⑤談判工作

信。它用於機關之間的協商、提問和回答問題，並請求無隸屬關系的相關主管部門批準。

⑹會議文件

會議記錄。用於記錄會議的主要精神和議定事項。

5.公文文體結構常識

應用文體區別於其他文體的特殊屬性主要包括直接應用性、整體真實性和結構格式的規範性。

公文屬於特殊的應用文，其區別於壹般應用文的特殊之處在於:（1）被迫采用白話文形式；使用三種基本表達方式:討論、解釋和敘述。

公文的基本組成部分是:標題、正文、作者、日期、印章或簽名以及主題詞。

正式文件的其他組成部分包括前綴、文件編號、簽發人、保密級別、緊急程度、主發送機關、附件及其標記、抄送機關、註釋和簽發說明。

印章或簽名是證明公文合法性、真實性和有效性的標誌。

6、公文格式排版規定

保密級別:在標明“絕密”、“機密”和“秘密”的標簽後，加上“★”，如有必要，加上期限（如保密★5年），用粗體字3或4表示。

緊急程度:“緊急”或“極其緊急”，字號和字號與下壹行中的保密級別相同。

文件編號:位於前綴下方，居中；如果有簽名者，則在左邊，兩者在壹排。3號或4號模仿宋詞。

簽發人:在文件編號的右邊，留壹個空格，字體大小與文件編號相同。

標題:標題由事跡、原因、語言組成（可以保存），字數壹般不超過50字；除了法律法規的標題外，不需要圖書標題；具體形式有齊肩、正梯形、倒梯形和數除法。如果會議討論並批準了正式文件，則應加標題，也就是說，應該用括號居中。

附件:附件應標明標題、件數和份數。在文本下方的日期之後，附件編號將被刪除。

註:註排在日期下方，第4或第4用來模仿宋代。

7.官方文件手稿

（1）草稿。它不具有正式文件的效力，並且經常有討論稿、征求意見稿、草案、初稿、二稿、三稿等手稿標記。

②定稿。具有公文效力是制作原始憑證的標準依據。有合法有效的標誌（發行等。).

（3）原文。原件是具有正式格式和表明真實性、權威性和有效性的印章或簽名的標準。

④試用版。在試用期間，它具有正式文件的法律效力。

（5）臨時版本。它在規定的臨時時間內具有正式文件的法律效力。

⑹文案。原件（與原件同時打印）在外觀上與原件無差異，具有同等法律效力；作為公文副本的復印件（如抄本、副本）不具有公文的法律效力，且需要標註“副本”二字。

⑺修訂。您可以在標題末尾標記為“（修訂版）”，也可以在標題下添加說明，並在括號中註明“修訂年份和月份”。

8、公文寫作的基本要求

符合規律，實事求是，切合實際，簡明、嚴謹、準確、規範、完整、清晰、持久。

9.寫作規則

可以采用越級寫作的情況:壹是由於特別緊急，如果逐級提交，會延誤時機，造成重大損失；二是多次請示直接上級部門後問題長期得不到解決；三是有上級機關交辦和指定直接越級報告的具體事項；四是有不涉及被交叉機關職權範圍的需要直接詢問、答復或者聯系的具體事項；五是需要向直接上級機關檢舉、控告。

行政機關不能直接向黨組織發布強制性公文，也不能直接向黨組織報告工作或以行政機關名義請示、批準。

10，公文寫作的語言運用

公文語言的特點:莊重、準確、樸實、簡潔、嚴謹、規範。

公文中需要歷史年號時，應先標註公歷年份，再用括號標註歷史年號，如1912（民國元年）。

當表示數量時，它意味著增加時使用倍數或分數，減少時僅使用分數。

各種語言的寫作

（1）規範性文件。規範性公文壹般包括公文標題、發布或批準日期、章名和正文；規範性公文標題由起因（問題）和用語兩部分組成；正文開頭部分的目的是規範公文的核心內容和指導性“綱領”。

②決策。標題由發布機關、原因和語言組成。

（3）分辨率。其性質、功能和決定沒有太大區別，其特點是必須經會議討論通過。

（4）通知。標題由發布機關、原因和語言組成。

（五）通知。標題由發布機關、表揚或批評對象、事實性質（情況）和語言（通知）組成。

（6）回復。標題表明簽發機關、理由和語言，必要時也可在標題中表明“同意”和“批準”的態度。

⑺通知。標題由發布機關、原因和語言組成，有時可以省略原因或只標註語言。

⑻請示。標題由發布機關的名稱、原因和語言組成。

第九封信。根據正式和莊重的程度，信函可分為正式信函和非正式信函；根據主動與否，信件可分為發送信件和回復信件。公函正式正確，涉及相對重要的問題；這是壹份相對靈活的備忘錄（省略了標題、文件編號等。）並涉及壹般具體事項。

12文檔處理的基本原則

（1）法理。是指辦案的方法、程序、行為規範以及法制化、制度化。（2）實事求是原則；（3）全面技師原則；（4）時效原則；（5）集中統壹原則；（6）黨政分工原則；（七）保密原則；（8）

13，入庫處理的壹般流程

（1）正式文件的接收和分流

簽收壹下。指在履行規定的確認、清點、核對、檢查和簽註程序後收到的公文。登記表有薄式、卡式和單式。

國外郵件的掛號。收發人員收到回執後，應當對回執作簡要記錄。

打開封條。外來文件登記完成後，交由內部收發人員統壹啟封或送有關領導親自開啟。

接收文件的登記。內外部人員應詳細記錄收貨情況。

單獨的辦公室。相關人員將公文分發給相關領導和相關部門工作人員閱讀處理。

摘錄文件管理人員為壹些要投入處理的重要文件準備摘要、文摘、摘要並收集相關數據。

②處理收據

已提議。部門負責人或相關具體工作人員提出處置意見供相關領導審核決定。

批準它。機關領導或部門負責人提出處置意見。

承擔。相關工作人員根據其意見，具體辦理公文所針對的事務和問題。

註意。承辦人應簽署正式文件承諾書，以保存備忘錄供進壹步調查。

（3）組織傳閱和提醒調查。

組織流通。使正式文件在員工中有效流通。

催促。督促、檢查文件處理管理機構或承辦單位對文件承辦流程的執行情況。

調查壹下。協調公文處理管理機構或其他專門機構對重要公文實際執行情況的核查。

⑷處理已完成的正式文件

包括:標記和歸檔、清退、暫存和銷毀。

14，後處理程序和方法

（1）原稿形成

草稿。撰寫官方文件和文稿。

咨詢。當公文內容涉及同級其他有關機關或部門的職權時，無論是否涉及同級其他有關機關或部門的職權，都需要得到其同意和協助。

檢查草稿。在稿件送交有關領導簽發或在會議上通過之前，將由專人進行全面核實。

問題。指由機關領導或具有特殊權限的部門負責人對文稿進行最終審定，然後註釋正式定稿。根據發行人的身份、地位和工作程序，發行可分為正面簽署、代理簽署、核簽和會簽。

②官方文件的制作

記錄並發送。在最終草案形成後，對發布所需的活動進行註釋和編寫，以使發布意見更加具體和技術性。

打印。制作對外發送的正式文件。

蓋章或簽字。在打印的公文上加蓋發文機關公章，或請有關領導簽字。

（3）官方文件的外部傳輸

打包。按規定具體整理和包裝單據。

以適當的方式將重新包裝的官方文件發送給收件人。

⑷處理已完成的正式文件

包括標記、歸檔、暫時儲存和銷毀。

15、文件銷毀的方式和範圍

銷毀的主要方式有:焚燒、重新制漿、粉碎、清洗和消磁（磁盤、圓桶和磁帶）。

以各種方式銷毀公文，應當履行以下程序:公文部門組織鑒定公文；確認應銷毀後，應逐壹檢查並記錄在案；提請本機關或者上級機關有關領導審批；批準後銷毀。未經許可，任何個人不得銷毀官方文件。