각종 서류는 회사의 행정 사무와 업무 활동에서 없어서는 안 될 요소이다. 회사 기록 관리에 협조하기 위해 기초공사과 서류의 완전성과 비밀을 보장하고, 업무 절차를 순조롭게 하고, 업무책임을 명확히 하고, 데이터 손실을 방지하고, 본 제도를 특별히 제정한다. 다음은 내가 당신을 위해 파일 관리 제도와 절차를 정리한 것입니다. 당신에게 도움이 되었으면 합니다. (데이비드 아셀, Northern Exposure (미국 TV 드라마), 성공명언)

회사 기록 보관 프로세스 제 1 조 1 조 제 1 조는 기업 기록 업무를 강화하고, 서류작업을 촉진하며,' 중화인민공화국 기록법' (이하' 문서법') 및 관련 법규에 따라 이 규정을 제정한다.

제 2 조이 규정에서 언급 된 "기업 기록 보관소" 란 기업이 생산 및 운영 관리 활동에서 형성 한 국가, 사회 및 기업에 대한 보존 가치를 지닌 다양한 형태의 문서 자료를 말한다.

제 3 조 기업은' 기록법' 을 준수하고, 법에 따라 파일을 관리하며, 파일 관리 부서나 인력을 명확히 하고, 직원의 파일 인식을 높이고, 파일의 완전성, 정확성, 안전을 보장해야 한다.

제 4 조 기업 기록 작업은 기록 관리 부서의 감독과 지도를 받아야 한다.

중앙관리기업은 본 기업의 파일관리제도와 조치를 제정하여 반드시 국가기록국에 신고해야 한다.

제 5 조 기업 기록 보관소는 법에 따라 다음과 같은 임무를 수행한다.

(1)' 서류법' 및 기타 관련 법률, 규정, 방침, 정책을 관철하고, 본 기업 문서 자료 보관 및 문서 보관, 활용, 감정, 폐기, 양도에 관한 관련 규칙과 제도를 제정한다.

(2) 본 기업 파일의 수집, 정리, 보관, 감정, 통계 및 활용을 총괄적으로 계획하고 책임진다.

(3) 기업의 각 부문 문서 자료의 형성, 축적, 정리 및 보관을 지도한다.

(4) 본 기업 소속 기관 (주재기관 포함) 의 서류 업무를 감독하고 지도한다.

제 6 조 기업 기록 작업자는 직무에 충실하고, 규율을 준수하며, 그에 상응하는 기록 전문 지식과 업무 능력을 갖추어야 한다.

제 7 조 기업 각 부처는 서류자료 수집 및 정리를 담당하고 정기적으로 기업 기록부에 제출하여 중앙에서 관리한다. 누구도 신고를 거부할 수 없다.

제 8 조에 보관된 서류는 완전하고 정확하며 체계적이어야 한다. 문서 작성 및 캐리어 재료는 내구성이 있어야 합니다. 서류와 재료는 규격에 따라 배열한다. 보관된 전자 문서는 해당 종이 문서 자료와 함께 보관해야 합니다.

제 9 조 기업은 관련 규정에 따라 서류의 보관 기한을 정하고 서류의 밀급을 정해야 한다.

제 10 조 기업은 효과적인 조치를 취하여 파일을 안전하게 보관하고, 지적재산권 서류와 상업 비밀 서류와 관련된 관리를 실질적으로 강화해야 한다.

제 11 조 기업은 보관 기한을 초과하는 서류를 감정한다. 보존가치가 없는 서류는 등록해서 관련 규정에 따라 기업 법정 대리인의 비준을 거쳐 판매해야 한다.

제 12 조 기업은 파일 통계 작업을 잘 한다. 국유 중대형 기업은 기록 관리 부서의 요구에 따라 기입해야 한다.

관련 보도. 기업은 국가와 사회에 보존 가치가 있는 파일 등록 작업을 진지하게 해야 한다.

제 13 조 기업 파일 현대화는 기업 정보화 건설과 동시에 진행되어 파일 관리 수준을 지속적으로 높여야 한다.

제 14 조 기업 기록 보관소는 기록 보관소의 제공과 활용을 적극적으로 잘 하고, 기록 정보 자원을 개발하기 위해 노력하며, 기업에 시기적절하고 효과적인 서비스를 제공해야 한다.

제 15 조 기업은 정부 관련 부서와 사법부가 법에 따라 공무를 집행할 수 있도록 진실하고 정확한 서류를 제공해야 한다.

제 16 조 기업은 국가, 사회 및 기타 조직의 이익을 훼손해서는 안 되며, 타인의 합법적인 권익을 침해해서는 안 된다.

제 17 조 국유기업 자산과 재산권 변동시,' 국유기업 자산과 재산권 변동 파일 처분 방법' 에 따라 파일 처분 작업을 잘 해야 한다.

국유기업이 파산할 때, 파산청산팀은 파산기업의 서류를 적절하게 처리해야 한다. 국유기업의 분립과 서류처리는 분립기업이 협상하여 처리한다.

제 18 조 기업은 기업 기록 작업에서 두드러진 공헌을 한 사람에게 표창과 장려를 해야 한다.

제 19 조 기업은 서류 업무 책임 추궁제도를 세워야 하며, 규정에 따라 서류를 보관하지 않는 직접적인 소유자나, 변경, 교체, 위조, 절도, 은닉, 무단 파기로 인한 서류 손실이나 손상을 초래한 직접책임자를 처리해야 한다.

제 20 조이 규정은 국가 기록 보관소 (national archive bureau) 가 해석한다.

회사 기록 보관 프로세스의 2 장은 회사의 실제에 부합하며, 서로 다른 제도 내용에 따라 상응하는 표준화 요구 사항을 편성하여 사무실의 각 업무를 따라야 하고, 법에 따라 회사 사무의 효과적인 전개를 보장할 수 있다. 이것은 사무실 직원의 규칙과 제도이다. 한번 봅시다!

제 1 장 총칙

1. 사무실 관리를 강화하고 회사 내부 관리 책임을 명확히 하기 위해 내무 업무를 더욱 규범화, 제도화, 표준화하고 실제 상황과 연계하여 이 제도를 제정한다.

2. 본 제도는 회사의 모든 회원에게 적용되며 각종 규정을 엄격히 준수합니다.

셋째, 회사의 실제 상황에 부합하고, 제도 내용에 따라 상응하는 규범화 요구 사항을 작성하며, 사무실의 각 업무를 규율할 수 있도록 노력하며, 법에 따라 회사 사무의 효과적인 전개를 보장할 수 있다.

넷째, 사무실 직원들은 업무 책임을 명확히 하고, 프로세스를 단순화하고, 매주 계획을 세우고, 매월 총결산을 해야 한다.

제 2 장 책임 범위

첫째, 사무실 관리자는 직접 행정 인사 주관의 지도력을 받고, 직접 주관 지도하에 사무실 업무를 주관한다.

둘째, 사무실의 관련 규칙 제도 초안 작성, 일반 문서 편집, 자료 수집 및 편집 등의 문자 작업을 담당합니다.

3. 회사의 문서 관리, 도서 관리, 사무용품 관리, 회의 관리, 청결위생 관리 등을 담당합니다. , 그리고 모든 일이 질서 정연하게 진행되도록 보장한다.

넷째, 각 부서 간의 행정 관계를 조정하고 각 부서의 업무에 상응하는 서비스를 제공한다.

5. 회사 내외와 할아버지 관계의 유지와 개선을 책임지고, 회사의 방문객 접대와 각종 문화 홍보 업무를 잘 한다.

6. 각 부서의 피드백 정보와 외부 정보를 수집하고, 각종 지시를 업로드하고, 제때에 안배를 하고, 지도자의 참모가 된다.

7. 다른 부서가 상부에서 제출한 기타 임무 (예: 명함 인쇄, 팩스 송수신 등) 를 수행하도록 돕는다.

제 3 장 업무 규범

첫째, 사무실 업무 규범에는 gfd 규범, 예의규범, 언어규범, 행동규범이 포함되며, 관련 규정은' 직원 수칙 세칙' 에 따라 집행된다.

둘째, 사무실 관리인은 본 제도의 요구에 따라 엄격하게 업무를 전개한다.

제 4 장 사무 관리

I. 문서 관리 시스템

파일은 문서의 중요한 부분이며 각 부서가 자신의 책임 범위에 따라 게시하는 특정 버전의 실행 파일입니다. 이 시스템에서 파일은 회사에서 게시한 내부 및 외부 파일을 나타냅니다. 그리고 이 문서는 내부적으로 통용되는 유통데이터를 가리킨다. 파일은 문서를 기반으로 형성되며 파일은 문서의 연속이다. 이제 문서, 문서, 서류를 문서 관리에 통일하여 문서 관리 제도에 대해 다음과 같은 규정을 적용한다.

(a) 문서 관리 시스템

첫 번째 관리 지점

1, 문서 관리 업무를 제도화, 표준화, 과학화, 쓰기 속도 및 품질 향상을 위해 다양한 작업에 대한 문서의 지도 역할을 충분히 발휘하십시오.

2. 문서 관리의 범위에는 상부에서 발급한 문서, 각종 회사 제도 문서, 대외팩스 문서, 정책 지도문서, 각종 계약 서류가 포함됩니다.

3. 시스템 파일은 회사 문서의 통일된 형식으로 작성해야 하며, 회사 전체 이름과 파일 특성을 명시하는 머리말과 꼬리말을 통일해야 합니다. 본문 섹션에는 제목, 시간, 발행 부서, 내용 등의 정보가 표시됩니다. 규범적인 표현과 명확한 표현.

4. 모든 파일을 그 속성과 범주에 따라 번호를 매기고, 번호순으로 정기적으로 보관하며, 참조를 위해 적절한 텍스트 기록을 작성합니다.

제 2 조 제도 규범

1, 파일 초안 작성, 송수신, 인쇄, 보관, 대출, 파기는 사무실 직원이 수행합니다.

2. 회사의 공문 제출권과 발문권은 주로 행정인사부에 집중되어 있으며, 각 부처는 스스로 위아래로 글을 보내서는 안 된다.

3. 회사 내 공문은 행정인사부에서 초안을 작성하고 심사하며 사장이 발부한다. 각 부서에서 하향 또는 외부로 발부해야 하는 서류는 각 부서에서 초안을 작성하고, 행정인사부가 심사하고, 심사가 틀림이 없는 후 행정사무소에서 인쇄한 후, 다시 초안 부서에 보내 교정을 해야 한다. 교정이 틀림이 없는 후에야 정식으로 인쇄하고 도장을 찍어서 사장이 발급할 수 있다.

4. 회사에 발송된 모든 서류와 팩스는 사무실에서 서명하고 그에 따라 기록해야 합니다.

5. 기밀 서류는 행정인사부 주관이 보관하고, 일반 서류는 사무실 인원이 분류해 관리하고, 정기적으로 관련 보고서를 정리 및 작성하며, 부서장에게 제출한다.

6. 각 부서는 업무상 일반 서류를 빌릴 수 있기 때문에 대출 수속을 엄격히 이행해야 한다. 밀급 문건은 행정 인사 주관의 심사를 거쳐 사장의 비준을 받아야 한다.

7. 사무실 관리인은 서류 대출에 등록을 하고, 대출 기록을 잘 작성하며, 기한을 청산한다.

8, 시간, 내용, 부서, 이름 등 내용별로 분류하여 첨부, 승인, 최종 자료 수집, 보관. 반년은 좀 분명하고, 연말은 크다.

9. 서류보관시간과 보관의 필요성에 따라 서류를 파기하고, 행정인사주관에 서명하여 비준하고, 서류관리제도에 따라 처리해야 한다.

세 번째 문서 관리 프로세스 설계

1. 내부 파일 관리 프로세스: 초안 파일 → 감사 번호 → 승인 발행 → 인쇄 파일 → 발행 파일 → 아카이브.

2. 외부 문서 관리 프로세스: 외부 서명 → 문서 정리 → 문서 보관 → 반환 → 문서 보관 → 문서 파기.

3. 대출 절차: 신청, 수속 → 승인 → 대출 → 환불 → 파일 보관 → 파일 파기.

파일 관리를 강화하기 위해 회사 파일 수집 및 보관 절차와 방법을 표준화하여 회사 파일의 무결성, 정확성 및 체계성을 보장합니다. 회사의 요구를 충족시키고 관리 체계의 효과적인 운영을 보장하는 증거를 제공하다. 회사 각급 부서와 직원들이 과거와 현재 활동에서 직접 형성한 각종 문자, 차트, 장부, 증빙서, 보고서, 컴퓨터 CD, 오디오, 필름, 명예 실물, 인증서 등 다양한 형태의 기록을 포함한다.

첫째, 파일의 일상적인 관리:

1. 저장해야 할 전자 계약이나 기타 전자 파일은 보관실에 지정된 컴퓨터 하드 드라이브에 제때에 보관하거나 번호보관을 위한 전용 CD 를 만들어야 합니다.

2. 문서 및 계약 자료를 상세히 등록하고' 문서 (계약) 관리 기록 카탈로그' 를 작성하여 검색하고 활용해야 합니다.

3. 서류와 계약서는 과학적으로 배열하고 번호순으로 서류함에 보관하며, 서류와 서류/캐비닛에 표시를 하고 가지런히 배치해야 한다.

둘째, 파일 보관 범위

1. 회사가 외부에 발표한 공식 문서 (예: 정부에 대한 요청, 보고 등)

2. 정부 기능 부서에서 보낸 회사 관련 규정, 규정, 명령, 결정, 결의, 지침, 계획, 승인 문서, 인증서 등의 공식 문서

문서, 주식 문서 및 사진, 녹음, 비디오 등. 회사와 다른 단위 사이

4. 회사 지도자의 지시 및 지시;

5. 회의 통지, 결의, 요약, 리더십 연설, 전형적인 발언, 회의 브리핑, 회의록 등을 포함한 중요한 회의 자료. 을 눌러 섹션을 인쇄할 수도 있습니다

보고, 요약, 작업 일기, 작업 메모 등. 회사의 주요 기능 활동을 반영합니다.

7. 회사의 다양한 작업 계획, 계획 평가/요약, 보고, 통계 보고서 및 브리핑

8. 회사가 관련 기관 및 개인과 체결한 계약, 합의 등 문서 및 공예 자료 원본

9, 회사 간부 임면서류, 직원 상벌, 심사서류, 회사 직원 노동, 임금, 복지서류 등 인사파일

10, 회사가 발표한 각종 광고 및 홍보 자료

1 1, 회사의' 역사 연혁, 대사기 및 신문 스크랩, 사진, 녹음, 비디오 등. 회사의 중요한 활동을 반영하는 문서

12. 학습, 고찰, 조사 연구, 회의 참석 등 공무활동에서 얻거나 형성한 서류. );

13, 재무 파일

14, 다양한 물리적 파일;

15, 활용 및 보존 가치가 있는 기타 파일 자료.

예를 들면 다음과 같습니다.

1) 엔지니어링: 이전 문서, 시공 문서, 준공문서, 준공도, 오디오 자료 (예: 사무실 자료, 준공자료, 설비설명서 등). ); 공학부는 예비 문건을 수집하고, 시공 단위는 준공도를 준비하는 일을 책임진다. 외출서류, 외래서류, 관계자가 출장을 가서 가져온 서류 등. 을 눌러 섹션을 인쇄할 수도 있습니다

2) 고객 서비스 부서: 계약 검토 기록, 주택 임대 계약, 계약, 광고 자료, 고객 자료, 시장 조사 자료, 외출 서류, 대외서류 등 고객 불만, 해결책, 구현 피드백, 고객 만족도 조사 및 분석 등의 기록

3) 관리부 및 사무실: 연락서, 활동계획, 외출서류, 외래서류 등.

셋째, 파일 보관 요구 사항

1. 아카이빙된 서류는 요청 및 승인, 사본, 공식 원고, 첨부 파일 등 완전하고 진실하며 정확해야 합니다.

2. 일반 자료는 원본 한 부를 보관해야 하며, 중요한 서류와 활용도가 높은 서류는 필요에 따라 원본 두 부를 보관할 수 있습니다. 취급 부서는 실제 요구에 따라 사본이나 복사본을 보관해야 한다. 업무 처리에 필요한 경우 원고는 경리부에서 보관하고 사장의 비준을 거쳐 잘 보관하고 복사해서 사무실에 보관한다.

3. 오디오 및 비디오 녹화는 원인, 시간, 장소, 주요 인물, 배경 및 촬영자를 상세하게 기록해야 합니다. 보관된 시청각 자료는 반드시 원본이어야 하며, 명확하고 완전한 특수한 상황에서는 복사본을 보관할 수 있다.

4. 하위 파일은 해당 종이 파일 및 자료와 함께 보관해야 하며, 전자 파일 저장 장치의 정보는 백업해야 합니다.

5. 각종 실물파일 (경품 트로피 금기 메달 증서 현패 선물 등). ) 는 원본 파일이어야 하며 그대로 유지되어야 합니다.

넷째, 파일 보관 시간

1, 다음 파일 (전자, 시청각 자료 등) 을 실시간으로 아카이빙합니다. ) 유통, 가공 또는 취득 직후에 보관해야합니다.

1) 회사가 규정한 기밀 문서

2) 정부 승인, 승인 서류, 허가 등과 같은 중요한 서류.

3) 최초 계약, 계약 및 프로세스 정보;

4) 회사 간부 임면서류 및 직원 상벌 심사 서류;

5) 즉시 보관해야하는 기타 자료.

2, 정기 보관

1) 부서는 매월 말 이전에 이달 서류를 정리하고 서류 목록을 작성하여 사무실에 보고한다.

2) 부서는 매년 3 월 말까지 전년도의 서류를 보관하고 회사 사무실로 이양한다.

3, 전자 오디오 및 비디오 파일 보관.

1) 중요한 전자 오디오 및 비디오 파일은 실시간으로 진행해야 합니다.

2) 일반적으로 정기적으로 전자 오디오 및 비디오 파일 보관을 완료하고 3 개월마다 데이터를 업로드해야 합니다.

3) 매년 3 월 말까지 전년도에 아카이빙된 모든 전자 파일 데이터 세트를 사무실에 제출하고, 사무실에서 확인한 후 CD 로 굽고, 회사 클라우드 보관에 데이터를 업로드해야 한다.

동사 (verb 의 약어) 파일 보관

1, 파일 번호

1) 파일은 범주별로 통일적으로 이름을 지정해야 하며, 명명은 간결하고 간단명료해야 하며, 파일 내용의 성격을 충분히 표현하는 원칙에 따라 일정한 범주가 있어야 하며, 모호해서는 안 된다.

2) 각 수준의 파일 분류 이름이 결정된 후, 각 수준의 파일 분류 이름과 대표 번호는 검토를 위해 일정한 순서로 번호가 매겨져야 한다.

3) 파일 분류 번호는 향후 기관이 확대되거나 업무가 증가할 때 언제든지 보충할 수 있도록 약간의 공백을 남겨 두어야 한다.

4) 파일 분류 및 번호의 증가 및 개정은 업무 및 부서의 필요에 따라 사무실에서 조직합니다. 어떤 부서나 개인도 마음대로 수정해서는 안 된다.

5) 서류함에 보관하여 쉽게 찾아볼 수 있도록 서류목록을 작성하다.

여섯째, 파일 관리자의 책임

1, 관련 규정에 따라 문서 자료 수집, 정리, 분류 및 보관 작업을 잘 합니다.

2, 아카이브 범위 및 요구 사항에 따라 제 시간에 문서 자료를 보관하십시오.

3. 직원들은 규율을 준수하고, 직무에 충실하며, 회사 서류의 완전성과 안전을 지키기 위해 노력해야 한다.

문서 대출 최대 기간은 2 주입니다. 파일 관리자는 정기적으로 대여한 파일의 반환을 독촉해야 한다. 손상, 분실 또는 기한이 지난 것을 발견하면 서면으로 보고서를 작성하여 총지배인에게 보고하여 처리해야 한다.

5. 반드시 엄격하게 기밀을 유지해야 하며, 자료자료의 내용을 누설해서는 안 되며, 분실 사실을 발견하면 반드시 제때에 보고하고 책임을 물어야 한다.

6, 볼륨 내 파일 및 임의 추출, 볼륨 내 파일 변경 또는 잘라내기 붙여넣기, 문자 변경 등을 열 수 없습니다. 을 눌러 섹션을 인쇄할 수도 있습니다 마음대로 서류 내용을 발췌하거나 복사해서는 안 된다. 만약 확실히 필요하다면, 반드시 지도자의 비준을 거쳐야 발췌하거나 복제할 수 있다.

7. 반드시 서류를 아끼고 깨끗하게 유지해야 하며, 서류에 글씨를 쓰거나, 줄을 긋거나, 표시를 해서는 안 된다.

8, 대출은 허용되지 않으며, 반드시 전용해야 한다.

9. 사용 후 제때에 돌려주세요. 대출 기간을 연장하려면 반드시 파일러에게 별도로 대출을 갱신하라고 통지해야 한다.

10, 직원들은 법을 준수하고, 직무에 충실하며, 회사 아카이브의 완전성과 안전을 유지하기 위해 노력해야 한다.

일곱째, 파일 기밀 요구 사항

1, 서류인원과 서류를 빌린 사람은 고도의 책임감을 확립하고 비밀의식을 강화하며 쌍방이 비밀유지 업무를 잘 해야 한다.

파일은 일반 파일과 분류 파일로 구분됩니다.

3. 기밀 서류는 기록실에서만 열람할 수 있고 사무실 밖으로 반입할 수 없습니다. 기밀 문서의 복사는 프로젝트 관리자 또는 부사장 이상의 지도자의 승인을 받아야 합니다.

4. 기밀 서류는 파일럿만 사용할 수 있으며, 다른 인원의 사용은 부서장 또는 부사장 이상의 승인을 받아야 합니다.

5. 외래방문객은 접대원이 질문에 통일적으로 대답하고 필요한 자료를 처리한다.

6. 서류인원이 분실되거나 무단 유출된 경우, 줄거리의 경중을 근거로 징계 처분을 하여 법에 따라 형사책임을 추궁할 때까지 한다.

여덟, 문서 대출, 대출 시스템

1. 파일은 회사 기밀이며 허가 없이 대여하거나 유통할 수 없습니다. 회사 지도자의 승인 없이는 다른 부서 인원은 대출할 수 없다.

2. 차용서류는 반드시 서류보관부 책임자의 승인을 받아야 합니다. 서류를 읽는 것은 반드시 사무실에서 지정한 곳에 놓아야 하며, 꺼내서는 안 된다. 서류를 빌려야 하는 사람은 반드시 서류보관부 책임자의 비준을 받아야 한다.

3. 서류를 대여하려면 반드시 등록과 접수 수속을 밟아야 합니다.

4. 서류자료 대출 기간은 1 주일을 넘지 않아야 하며, 필요한 경우 갱신할 수 있습니다. 만료된 문서는 파일러에 의해 반환되어야 합니다. 장기 대출이 필요한 것은 반드시 주관 부사장의 비준을 받아야 한다.

5. 서류를 대여할 때, 대출서류가 있는 곳에 보충카드를 놓아야 합니다. 권번호, 대출시간, 대출단위, 대출자를 명시하여 검열과 독촉 반환을 해야 합니다.

6. 서류대출자는 반드시 서류를 잘 보관해야 하며, 함부로 빌리거나 복사해서는 안 되며, 서류를 뜯어내거나 훼손해서는 안 되며, 반납할 때 서류가 온전하다는 것을 보장해야 한다. 그렇지 않으면 당사자의 책임을 물어야 한다.

7. 부주의로 인해 대출 서류를 분실한 경우, 즉시 주관 부서에서 제때에 처리하고 보고해야 합니다.

8. 중요한 서류와 기밀 서류는 대여할 수 없습니다. 반드시 차용해야 하는 것은 주관 부사장의 비준을 받아야 하고, 반드시 차용해야 하는 것은 사장의 비준을 받아야 한다.

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