외사 예절의 주요 내용과 중요한 특징은 무엇인가

첫째, 외교 에티켓의 일반 원칙

사서는 대외 교류에서 국제 교류의 기본 규범을 준수해야 한다.

1. 민족의 존엄을 존중하고 외사 규율을 준수하다.

외사활동에서는 각 직원이 자신의 부서를 대표하여 공무를 수행하므로 우리는 우리나라의 기본 외교정책을 엄격히 집행하고, 국가의 주권과 민족의 존엄을 지키며, 어떠한 손해나 국가를 모욕하는 일도 하지 말아야 한다. 외사 규율을 자각하여 비밀을 누설하지 않고, 업무상의 편리를 이용하여 사리사욕을 도모하지 않고, 사적으로 손님과 사적인 접촉을 하지 않고, 손님이 제기한 불합리한 요구를 사사로이 주장하고 동의하지 않고, 외빈과 교제할 때 자신을 잃지 않고, 행동거지가 적당하다.

2. 평등하게 대하고, 비굴하지 않고 거만하지 않다

중국의 외교 정책은 국가가 일률적으로 평등하다는 것을 강조한다. 따라서 손님이 어디에서 왔든, 크든 작든, 강하든 약하든, 부자든 가난하든 등등. 우리는 모두 평등하게 서로 의사 소통합니다. 우리는 열정적이고 우호적이며 평등해야 하며, 비굴하지 않고 거만하지 않아야 한다. 사서는 정말 비굴하지 않고, 사상적으로 태도를 개선하고 단정하게 해야 할 뿐만 아니라, 일에 실천에 옮겨야 한다.

한편으로는 외국 동행의 모든 장점을 겸허하게 배우고, 타국의 풍속 습관을 존중하면서 열등감, 열등감, 열등감, 자애에 단호히 반대하며, 자존심, 자중, 자애에 기초하여 대외 교류에서 정직, 솔직함, 낙관, 활달, 여유, 자연을 보여 준다.

반면에, 모든 대외 교제에서 오만하고, 자만하고, 자만하고, 독선적이고, 무관심해서는 안 된다.

3. 서로 존중하고, 공통점을 찾아 차이를 유보한다

외교 사무는 서로 다른 나라와 민족을 포함한다. 역사, 문화, 종교 등의 요인이 다르기 때문에 각자 특별한 풍속 습관을 가지고 있으니 주의해야 한다. 옳고 그름을 판단하고 장단점을 판별하는 것이 아니라 중국과의 차이를 이해하고 존중하는 것이 중요하다. 상대방의 행동이 자신의 생명안전을 위태롭게 하지 않고, 법률을 위반하지 않고, 국가의 인격을 손상시키지 않는 한, 원칙적으로 간섭과 시정이 필요하지 않다.

간단히 말해서,' 구동' 은 예의상 국제공약을 준수하고 예의의' * * *' 성을 중시하는 것이다. 이변' 은 다른 나라의 풍속 습관을 전면적으로 부정하지 말고, 필요할 때 서로 사귀는 국가의 풍속 습관을 이해하고 존중한다는 것이다. 예를 들어, 세계 각국에서는 사람들이 서로 다른 선물을 자주 사용한다. 그 중에서도 중국인은 허리를 굽혀 절하고, 일본인은 허리를 굽혀 절하고, 한국인은 허리를 굽혀, 태국인은 손을 접고, 아랍인은 가슴을 누르고, 유럽인들은 얼굴, 손, 포옹에 입맞추었다. 모두 자신의 정교한 의태를 가지고 있으며, 모두 예의의' 인격' 에 속한다. 동시에 악수는 일종의 만남 예의로서 전 세계를 휩쓸었다고 할 수 있다. 어느 나라 사람들과 교제할 때' * * *' 의 악수예절을 만남 예절로 적용하므로 섭외 교류에서 악수식을 채택하는 것은' 관례 준수' 입니다.

정직, 시간 엄수 및 적당한 열정

성실은 어떤 일의 기본 전제로서 외사 접대와 소통에 반영되며, 주로 약속 준수, 특히 모든 공식 합의에서 정시, 근면, 성실, 시간을 지키는 것을 나타낸다. 첫째, 시간문제에 있어서 망설이지 말고, 모호하지 말고, 애매모호하지 마라. 둘째, 의사 소통 시간이 일단 합의되면 마음대로 변경하거나 취소하는 대신 가능한 모든 것을 준수해야 한다. 셋째, 쌍방의 데이트 시간에 대해서는 제시간에 도착하는 것이 적당하고, 일찍 도착하거나 늦게 도착하는 것도 옳지 않다. 넷째, 데이트 기간에는 조퇴가 허용되지 않습니다. 다섯째, 약속을 놓치면 가능한 한 빨리 데이트 상대에게 통지하고 이유를 설명하고 상대방에게 사과해야 한다.

온건한 열정은 단지 열정과 우호를 반영하는 것이 아니라, 더욱 중요한 것은 사람에 대한 열정과 우호의 구체적인 잣대를 파악하고, 주로 다음 세 가지 접대와 소통의 잣대를 파악하는 것이다.

하나는' 관심' 입니다. 즉, 외국인 친구에게 너무 많은 관심을 보여서는 안 된다는 뜻입니다.

둘째, 일정한 거리가 있다. 외국인 친구와 교류하고 사교할 때 쌍방의 관계에 따라 적절한 공간 거리를 유지해야 한다는 얘기다. 보통 사교거리는 0.5 m ~ 1.5 m 이고 예의거리는 1.5 m ~ 3 m 이며, 3 m 를 넘는 거리는 낯선 사람 사이의 공공거리입니다.

셋째, "행동은 적당해야 한다." 어깨를 두드리거나, 머리를 만지거나, 손가락질하거나, 다리를 꼬는 것과 같은 문명화되지 않은 행동을 하지 마십시오.

5. 여성이 우선입니다. 오른쪽 머리입니다.

여성 우선 순위는 국제사회가 공인하는 중요한 예절원칙으로, 모든 성인 남성은 자각적으로 실제 행동으로 여성에 대한 존중, 여성에 대한 사랑, 여성에 대한 배려, 여성에 대한 사랑, 여성 문명에 대한 보호, 모든 여성에 대한 동등한 대우를 보여 줄 것을 요구한다.

여성의 우선 원칙은 상황에 따라 다른 예절 규범이 된다. 예를 들어, 단체나 대중에게 연설할 때,' 신사 숙녀 여러분' 의 순서로 청중을 불러야 한다. 인사할 때, 현장에 있는 여성을 우선적으로 고려한다. 함께 갈 때, 남자는 여자를 먼저 가게 하고, 여자는 길 안쪽을 걷게 해야 한다. 문에 들어갔을 때, 남자는 자발적으로 문을 열거나 여자에게 길을 양보했다. 잠깐만요.

또한 다양한 유형의 국제 교류에서' 권리 존중' 원칙을 사용하는 경우가 많다. 외사 활동 중의 직위에 대해 말하자면, 예를 들면 회의, 줄 서기 등이다. , 순서는 우존좌비, 우귀좌비, 우좌위보다 항상 고귀하다. 외빈을 접대하는 과정에서 주인이 외빈이 묵고 있는 곳을 방문하거나 배웅할 때 상황이 정반대라는 점에 유의해야 한다. 이때 주인의 신분은' 손님' 이고 손님은' 주' 여야 한다. 필요한 경우, 주인은 오른쪽에 있어야 하고, 손님은 왼쪽에 있어야 하며, 손님이 돌아오는 의도를 반영해야 한다. 외빈이 그들을 위해 마련한 임시 숙소는 주인으로 여겨져야 한다. 같은 예외로는 훈장을 착용할 때 공식 석상에서, 특히 사교 행사에 참가할 때 치마의 왼쪽에 훈장을 착용하는 습관이 있다.

고향에 들어가 풍속을 따르다

역사와 환경 때문에 세계 각국, 동서양 간에 엄청난 문화적 차이가 있다. 섭외 교제에서 교제 대상을 진정으로 존중하려면 먼저 상대방의 독특한 풍속 습관을 존중하고 고향에 들어가 풍속을 따라야 한다. 가장 중요한 것은 다음 두 가지 측면에주의를 기울이는 것입니다.

우선, 우리는 교류 대상과 관련된 풍습을 충분히 이해해야 한다. 고대인들은 "입국은 금지되어 있고, 입국은 풍속을 묻고, 입국은 금기를 묻는다" 고 말했다. 이는 오늘 대외교제를 지도하는 좋은 단어다.

둘째, 교제 대상의 독특한 풍습을 무조건 존중해야 한다. 외교 사무에서는 타국 특유의 풍습을 그대로 따를 필요가 없다. 우리 자신의 전통 풍습에 대해 우리는 빛을 발할 필요가 있지만, 다른 나라의 풍습을 비판해서는 안 된다.

외사활동에서는 당신이 주인일 때, 당신은 보통' 주인 편의손님' 을 주의하고, 당신이 손님일 때는' 손님 편의주인' 을 주의합니다. 본질적으로, 이 두 가지 방법은 모두' 고향에 들어가 풍속을 따르고 로마인에게 물어본다' 는 원칙의 구체적인 실행이다.

둘째, 섭외 교제에 대한 공공예절

좋은 개인 이미지를 유지하는 것은 개인 생활 태도의 표현이자 외사 예절 규범의 필요성이다. 문화전파기구로서 도서관의 모든 직원들은 양호한 개인이미지와 문화교양을 보여줄 의무가 있으며, 외사활동에서 중국이 문명예절의 나라로서의 깊은 문화유산을 충분히 전시할 의무가 있다.

일반적으로 섭외 교제는 반드시 통상적인 섭외 예절을 장악해야, 비로소 자유자재로 대처하고 주동적인 것을 장악할 수 있다. (윌리엄 셰익스피어, 섭외, 섭외, 섭외, 섭외, 섭외) 다음은 섭외 교제의 개인적 요구와 몇 가지 국제적으로 통용되는 외사 예절 (예: 호칭, 악수, 소개, 명함 전달 등) 을 소개한다.

1. 개인 이미지

(1) 개인 이미지의 중요성

① 모든 사람의 개인 이미지는 그의 개인 교양과 품위를 진실하게 반영한다.

② 모든 사람의 개인 이미지는 객관적으로 그의 개인의 정신적 면모와 인생 태도를 반영한다.

③ 모든 사람의 개인 이미지는 교제에 대한 그의 중시를 충실히 표현했고, 한 사람의 자기이미지에 대한 중시 정도는 교제에 대한 그의 중시 정도에 비례해야 한다. 즉, 섭외 교제에서 자기 이미지를 수식하지 않는 것은 예의가 없는 것이다.

④ 모든 사람의 개인 이미지는 해당 부서의 전체 이미지의 일부이다. 따라서 외사 접대에 참가하는 모든 동지들은 그가 있는 도서관과 그 지역에 있는 모든 도서관의 특색을 대표한다.

⑤ 모든 사람의 개인적 이미지는 종종 그의 나라와 민족이 국제교류에서 하는 이미지를 대표한다. 중국인이 대외교류에서 자신의 이미지를 주의하지 않으면 어느 정도 국가와 민족 전체의 이미지를 손상시킬 수 있다.

이러한 이유로 모든 사서는 항상 자신의 이미지, 특히 공식 석상에서 남김없는 첫인상을 유지해야 한다.

(2) 개인의 외모와 행동

개인의 용모는 의태, 의태, 생김새, 행동거지의 총칭이다. 외교 사무에서 우리는 일반적인 예절을 준수해야 할 뿐만 아니라 필요한 외교 예절도 준수해야 한다.

1 모양. 남자는 수염을 기르지 말고, 코털과 귀털을 드러내지 말고, 긴 머리를 기르지 말아야 한다. 여성은 까까머리, 눈썹, 겨드랑이 털, 화장을 너무 많이 하는 것을 허락하지 않는다. 누구도 문신, 문신, 변폭을 다듬어서는 안 된다.

2 표정. 친절, 열정, 친절, 자연, 너무 과장하지도 않고, 너무 무겁지도 않고, 냉막.

3 예의 바르다. 서서 서 있는 자세로 앉아서 앉는 자세로' 문명의 우아한 행동거지를 보여 주었다. (윌리엄 셰익스피어, 햄릿, 믿음명언)

4 의류. 기본 요구 사항은 간단하고 대범하며 깔끔하다. 둘째, 자신의 신분, 지위, 나이에 맞게, 특히 외사활동에서의 사회적 역할에 맞게 해야 한다. 또한 옷차림과 장소의 조화에 주의를 기울이는 것이 가장 중요하다. 복장 예절에 관해서는,' TPO' 원칙은 세계가 인정하는 것이다. TPO 는 시간, 장소 및 목적을 나타내는 영어 단어입니다.

TPO 원칙의 기본 의미는 사람들이 보석을 입고 화장하고 착용할 때 시간, 장소, 목적에 신경을 써야지 너무 함부로 해서는 안 된다는 것이다. 구체적으로, 옷은 다림질하고, 바지는 다림질하고, 구두는 기름을 발라야 하고, 긴팔 셔츠는 바지에 껴서는 안 되고, 소매셔츠는 바지에 쑤셔 넣을 수 없고, 바지는 롤업할 수 없고, 어떤 상황에서도 반바지를 입고 외사활동에 참가할 수 없다. 남성은 실내에 들어가면 모자, 외투, 비옷, 장화를 벗어야 하고, 여성은 실내에서 거즈장갑, 마스크, 모자를 착용해야 한다.

5 말을 하다. 말을 할 때는 반드시 국제 관례에 따라 음량을 자각적으로 낮춰야 한다. 규범적인 경어, 겸손한 말, 공경어, 예의어도 사용해야 한다.

2. 제목

상대를 정확하게 부르는 것이 예의 교류의 첫걸음이다. 국제 주소 지정 요구 사항은 주로 다음과 같습니다.

일반 성인 남성의 경우 총칭' 선생', 기혼 또는 지위 있는 여성의 경우 총칭' 부인', 미혼 여성의 경우 총칭' 아가씨', 자신의 혼인 상태를 모르는 여성의 경우 총칭' 부인' 으로 이름 또는 칭호를 붙일 수 있다.

장관급 이상의 관원과 같은 고위 관원에 대해서는' 각하',' 선생' 이라고 부를 수 있고, 칭호를 붙일 수 있다. 독일, 미국, 멕시코와 같은 일부 유럽 국가들은 흔히' 각하' 가 아니라' 선생님' 이라고 부르고, 일본의 지위가 높은 여성도' 선생' 이라고 부른다.

국왕, 왕후를' 폐하', 왕자, 공주, 친왕을' 전하', 칭호가 있는 사람은 칭호나' 각하',' 선생님' 이라고 부른다.

병사 계급이나' 장관' 을, 장군, 원수 등 고위 장군을' 각하' 라고 부른다.

직무나 학위로 지식인이나 전문가를 부르고' 존 교수',' 마 박사',' 부시 변호사' 와 같은 성을 붙인다.

성직자에게 능력의 호칭은 "목사님" 과 같이 "목사님" 이라고 부를 수도 있고, 주교 위에 대해서는 "각하" 라고 부를 수도 있다.

남녀 종업원에게는 일반적으로' 선생님',' 아가씨' 라고 불린다.

"동지" 에 상응하는 외빈은 동시에 "종업원 동지" 와 같은 이름이나 호칭을 붙일 수 있다.

사실, 호칭은 민족의 언어, 풍습, 사회제도에 따라 크게 다릅니다. 따라서 우리는 세계에서 사용되는 일반적인 호칭에 주의를 기울여야 할 뿐만 아니라 방문객이 있는 나라의 구체적인 상황도 고려하여 적절한 호칭을 선택하고 대외 교류의 첫걸음을 내딛어야 한다. (데이비드 아셀, Northern Exposure (미국 TV 드라마), 남녀명언)

악수예절

서로 인사하고 악수를 하는 것은 대외 교제 장소에서 가장 많이 사용되는 예의이다. 국제적으로 악수를 할 때 파악해야 할 주요 세부 사항은 다음과 같습니다.

(1) 주어가 목적어 앞에 있다

주인과 손님 사이에는 먼저 손님에게 손을 내밀어야 할 의무가 있으므로 외국 손님을 환영할 때는 주동적으로 손을 내밀어 손님과 악수를 하며 환영을 표시해야 한다. 반드시 손님을 환영해야 하는 것이 아니라면, 상급자, 어른, 숙녀가 손을 내밀어야 악수를 할 수 있다는 점을 명심하십시오. 그렇지 않으면 예의가 없습니다.

(2) 강도가 적당하다

오른손으로 악수를 하면 힘이 적당하다. 너무 가볍거나 너무 무겁지 마라. 너무 가볍다는 것은 냉막, 오만, 성의가 부족하다는 것을 의미한다. 너무 무거워서 상대방을 고통스럽게 하고 무례하게 보이게 할 수 있다. 부드럽고, 적당하고, 타이트하고, 아프지 않는 것이 좋다.

(3) 시간을 파악하다

악수 시간은 3 ~ 5 초가 적당하다. 오랫동안 상대방의 손을 잡고, 심지어 심하게 흔들면, 상대방을 어찌할 바를 모르게 할 수 있다.

(4) 상대방을 주시하다

악수를 할 때는 정신을 집중하고, 상대방의 얼굴의 역삼각형을 보고, 미소를 지으며 안부를 묻고, 동시에 악수를 하고 주위를 둘러보지 말아야 한다. (윌리엄 셰익스피어, 악수, 악수, 악수, 악수, 악수, 악수)

(5) 악수 금기

악수할 때 장갑이나 모자를 쓰지 말고, 악수한 후 즉석에서 손을 닦지 말고, 손을 가로지르지 말고, 악수를 거절하지 말고, 나태하거나 조급해하지 말고, 부상이나 병 등 특수한 상황이 생기면 상대방에게 분명히 말하고 용서를 구해야 한다.

소개하다

쌍방이 지인이라면 소개할 필요가 없다. 처음 만났는데 서로 모르는 경우 접대원은 자발적으로 다른 사람을 순서대로 소개해야 한다. 소개의 일반적인 요구 사항은 순서가 정확하고, 행동거지가 알맞고, 호칭이 적절하며, 태도가 온유하다는 것이다.

(1) 자기 소개

먼저 상대방에게 고개를 끄덕이고, 응답을 받고 자신을 소개하다. 자기 소개의 내용은 이름, 단위, 직위 등 세 가지 요소를 기초로 단순화하거나 증가시켜 간결하고 간결하게 할 수 있다. 보통 1 분 이내, 최대 3 분 이내여야 합니다. 자기소개를 할 때는 상대방을 아는 열정, 냉정함, 자신감을 보여야 한다. 자기소개도 명함 전달로 할 수 있어요.

(2) 타인을 소개하다

손님을 맞이할 때, 먼저 인사하러 가는 사람을 외빈에게 소개한 다음, 외빈을 영빈인원에게 소개한다. 전임 예의자나 접대원이 있다면, 이 일은 그들이 할 수도 있고 영빈자 중 가장 지위가 높은 사람이 할 수도 있다. 소개된 사람은 미소를 짓거나 고개를 끄덕이거나' 안녕하세요' 라고 말하고 상대방을 바라보아야 한다. 외빈이 자발적으로 우리 회사 직원을 포옹한다면, 문외나 마지못해 관리해서는 안 되며, 일반적으로 상응하는 교섭을 제기해야 한다.

국제적으로 공인된 소개 순서는 남성이 여성에게 소개되고, 젊은이가 노인에게 소개되고, 부하와 지위가 낮은 사람이 상급자와 지위가 높은 사람에게 소개되고, 손님이 주인에게 소개되고, 후자가 선배에게 소개된다는 것이다. 간단히 말해서, 소개의 일반적인 규칙은 다른 사람을 당신이 존중하는 사람에게 소개하는 것이고, 첫 번째로 지명된 사람은 가장 큰 존중을 나타내는 것이다. (조지 버나드 쇼, 자기관리명언)

5. 명함 사용

명함의 사용은 국제적으로 매우 보편적이며 자기소개 등 다양한 기능을 가지고 있다. 외사 활동에 명함을 사용할 때 명함은 중국어와 상대방이 사용하는 외국어나 국제적으로 통용되는 영어로 인쇄해야 한다. 한편으로는 중국어로 인쇄하고, 한편으로는 외국어로 인쇄하고, 국제관례에 따라 인쇄하다. 국제사회 교류의 중요한 도구로서 명함의 전달, 수락, 보관에는 모두 일정한 예절 규범이 있다.

(1) 납품

일반적으로 지위가 낮은 사람이 먼저 지위가 높은 사람에게 건네고, 남자는 먼저 여자에게 건네준다. 동시에 여러 사람에게 나누어 주는 것이라면 직위의 높낮이에 따라 배달해야 한다. 보낼 때는 상대방을 향해 손을 내밀고, 얼굴에 미소를 띠고, 상대방을 바라보며, "제 명함입니다. 잘 보관해 주세요." 라고 대범하게 말해야 합니다. (데이비드 아셀, Northern Exposure (미국 TV 드라마), 남녀명언)

명함은 소개 후 제출해야 하고, 상대방의 신분을 모르는 상태에서 급하게 넘겨서는 안 된다.

(2) 수신

명함을 받았을 때는 서서 미소를 지으며 상대방을 응시하고 양손으로 명함을 받아서 감사를 표시해야 한다. 자세히 본 후 명함의 호칭에 따라 상대방을 부른다. 너는 상대방을 이해하고 그를 존중하기 위해 큰 흥미를 보여야 한다. 너는 너의 명함을 반품할 수 있다. 만약 네가 명함을 가지고 있지 않거나 가지고 있지 않다면, 너는 상대방에게 사과해야 한다.

(3) 저장

명함을 받은 후 명함 클립에 넣으려면 왼쪽 가슴 속옷 봉투에 넣어 서로에 대한 존중을 나타내는 것이 좋다. 말을 할 때 문지르거나 만지거나 접어서는 안 되고, 던지고, 누르고, 던지고, 명함을 꽂으면 안 된다.

섹션 ii 외교 접수 및 방문

도서관은 일정한 외사 접수 임무가 있을 뿐만 아니라, 사람을 파견하여 외국을 방문할 수도 있다. 외사 접대와 외방 모두 국내외 문화교류와 교제 서비스를 발전시키고 증진하기 위한 것이므로, 세부적인 면에서 모든 방면의 일을 잘 해야 한다. 접대 준비부터 출발까지 매 단계마다 세심하게 안배해야 전체 접대 임무와 외방을 순조롭게 완성할 수 있어 상대방에게 완전하고 정확한 인상을 남길 수 있다.

첫째, 리셉션 및 방문 준비

1. 방문객이나 관람 장소를 알아보고 필요한 자료를 요청하고 준비하세요.

접대 업무를 미리 준비해야 할 사항으로는 손님의 방문 의도 이해, 숙식에 대한 요구 사항 및 계획 등이 있습니다. 도착 시간, 차 또는 항공편이 픽업이 필요한지 파악합니다. 방문자의 이름, 성별, 나이, 신분, 문화 풍습, 식습관, 종교 신앙, 금기 등의 정보를 이해하다. 얻은 직접적인 자료에 근거하여 연구에 근거하여 수신을 확정하다.

예절 활동을 규범화하고 확정하여 주동권을 장악하다.

참관 준비 작업은 이와 비슷하다. 특별한 문화 풍습, 식습관, 종교 신앙, 금기 요구 등을 이해하는 데 중점을 둔다. 참관 장소 및 참관 대상. 필요한 경우 방문지나 도움을 청할 수 있는 대사관이나 여행사 연락처의 연락처와 자료, 반입해야 할 서류, 홍보 자료, 선물 등을 준비해야 한다. 특히 자신이 가야 할 기관, 장소, 인물에 대한 특별한 요구 사항이 있는지 자세히 알고 미리 준비할 수 있도록 해야 한다.

2. 접수 또는 방문 계획 수립

접대 방안은 접대 규격과 주요 행사 일정을 가리킨다. 접대 규격은 보통 방문자의 신분과 의지에 따라 결정되며 접대 활동의 예의도 그에 따라 마련된다. 일정이 완성되면 방문자에게 통지하고 동의를 구해야 한다. 일단 확인되면 엄격히 계획대로 행동해야 한다. 일정에 어긋나는 어떤 행사도 접대홀 준비 부족을 반영하고 의무를 다하지 못했다. 관람 시간 변경, 교통수단 부족 등 일정을 여러 차례 위반하면 전체 접대 업무가 관람객들에게 부정적인 인상을 줄 수 있다. 접대 계획의 원활한 시행을 보장하기 위해 관내에서 접대를 담당하는 지도 간부는 전체 접대 작업에 대한 완전한 계획을 세우고 목적, 요구 사항, 내용, 시간, 장소를 설정하고 분업을 진행하며 책임을 명확히 하고 모든 집행자에게 이행해야 한다. 행사 전에 차량 접대, 장소 배치, 좌석 배치, 손님들이 도움이 필요할 수 있는 사항 등을 꼼꼼히 점검해야 한다. 국내 대부분의 도서관에서는 외사 접대에 참여할 기회가 적기 때문에 접대 인원은 일반적으로 관련 경험이 부족하며, 때때로 접대 서비스에 참여하는 인원에 대해 필요한 지도와 훈련을 해야 한다. 예를 들면 손님이 있는 나라의 개황, 종교 신앙, 생활 풍습 등을 소개한다. 서비스 사양 및 기술 강조 안전 교육 등을 진행하다.

방문 계획에는 방문 일정 작성, 프로젝트 및 목적 요구 사항 액세스, 발생할 수 있는 사고 및 대체 조치, 관련 특정 이동 및 경로 일정 등이 포함됩니다.