방법 1: 사전 준비
1, 회사 회의 정책 이해. 회의록 형식이 필요하다면 로버트 절차 규칙이나 기타 기준을 충족하는지 물어봐야 한다. 그렇게 정식이 아니라면, 당신은 회사가 회의록에 어떤 내용을 포함시키고 싶은지, 회의록의 용도가 무엇인지 물어봐야 합니다. 기록원으로서 완전한 로버트 절차 규칙을 통독할 필요는 없지만, 참고로 한 권 (또는 한 권) 을 사는 것이 도움이 된다.
자신의 배역을 분명히 하다. 어떤 회의 비서는 토론에 참여하지 않고, 어떤 것은 필기를 하고 토론에 참여해야 한다. 어쨌든, 회의 비서의 중심 임무는 필기를 하고 회의 사회자나 코디네이터의 역할을 맡지 않는 것이다.
2. 미리 템플릿을 준비합니다. 모든 회의록의 형식은 대체로 같다. 템플릿은 너에게 편리한 참고 자료를 제공할 수 있다. 최소한 다음 내용이 포함됩니다: 모임 유형. 주회 아니면 연례회의? 소규모 회의 또는 특별 회의?
날짜, 시간 및 장소. 회의 시작 시간과 종료 시간을 적어 둘 곳을 남겨 두다.
회의 의장, 지도자 및 비서 또는 대리인의 이름.
참가자 및 부재자 사과. 정족수에 도달했는지 주의해라.
너의 서명 사무실. 레코더로서 서명이 필요합니다. 회사의 비준을 거친 후 회의록에 서명해야 할 수도 있다.
회의 일정은 첨부 가능합니다. 의장이나 코디네이터가 회의 의제를 써달라고 요청하지 않았다면 누군가가 써야 한다. 회의 일정을 검토하는 것은 노트를 정리하는 데 도움이 된다.
3. 컴퓨터나 노트북을 가지고 오세요. 너의 습관적인 물건을 가져가라. 회의록을 자주 쓴다면 노트북을 사용하거나 컴퓨터에 별도의 폴더를 만드십시오. 마지막 회의 기록이 검토를 위해 제출되지 않은 경우, 마지막 회의록을 휴대하십시오.
녹음장치를 사용하여 회의 후 전사를 용이하게 할 수 있지만, 녹음은 현장 노트를 대체할 수 없다. 녹음하기 전에 참가자들의 동의를 얻어서 베껴 쓸 때 하나하나 베끼지 마라.
속기를 배우면 노트 필기의 속도를 높일 수 있지만, 반드시 회의의 모든 말을 다 기록할 필요는 없다. 이런 상황을 피해야 한다.
회사에서 기록을 공개하라고 요구하면 프로젝터나 프레젠테이션 보드를 사용하세요. 너의 필적을 흐트러뜨리지 말아라. 네가 회의 후에 너의 노트를 가져가서 베껴 쓸 수 있도록 확실히 해라.
방법 2: 회의에서 메모하다.
1. 참가자 서명서를 발급합니다. 모두가 도착했을 때, 모두가 이름과 연락처를 서명할 수 있도록 종이 한 장을 보냅니다. 회의 후에 템플릿으로 복사할 수도 있고, 이 논문을 직접 첨부로 사용할 수도 있다. 이 방법은 일반적으로 대규모 회의에 사용됩니다. 많은 참가자를 모르는 경우 좌석표를 보고 자신을 소개할 때 그들의 이름을 적어 둘 수 있습니다. 회의를 기록할 때 언제든지 참조할 수 있도록 목록을 옆에 두십시오.
2. 가능한 한 템플리트를 채웁니다. 회의를 기다리는 동안 회사 이름, 날짜, 장소, 회의 유형 (예: 이사회, 전문위원회 등) 을 기입하십시오. ). 회의가 시작될 때 시작 시간을 적어 둡니다. 템플릿이 없는 경우 메모 맨 위에 이 정보를 기록합니다.
만약 회의가 특수시기에 열렸다면, 특별한 목표가 있다면, 참석자들에게 미리 통지해 주십시오. 필기를 베껴 쓴 후 회의의 특별 목표도 첨부해야 한다.
3. 첫 번째 제안의 결과를 기록합니다. 대부분의 회의는 하나의 제안으로 시작됩니다. 예를 들어 보겠습니다. 제안에 관한 모든 정보를 적어야 한다. 보통' 이 계획을 채택할 것을 제안한다' 는 말로 시작한다. "
제의인의 이름.
투표 결과. 제안이 통과되거나 제안이 통과되지 않는다.
제안이 길면 기록이 정확하지 않도록 서면으로 제출하도록 요청할 수 있다. 만약 당신이 이런 문제가 자주 발생한다면, 당신은 회사에 일정한 글자 이상의 제안을 서면으로 제출해야 한다는 규칙을 제정할 것을 건의해야 합니다.
만약 당신이 이 회의의 의제를 초안한다면, 당신은 기록자이자 제안자입니다. 이것은 잘못이 없다. 네가 자신의 언행을 기록할 때 객관적이면 된다.
4. 기타 제안을 기록합니다. 모든 토론을 주의 깊게 듣지만, 특별한 규정이 없다면 녹음할 필요가 없다. 제안과 관련된 내용만 기록하다. 모든 제안은 표현이 엄격해야 하고, 제출자와 투표 결과는 모두 기록이 있어야 한다.
일부 제안은 투표 전에 부의해야 한다. 만약 누군가가' 내가 부의한다' 고 말한다면, 너는 부의인과 임시 파견된 내용을 적어야 한다.
제의인의 이름을 모르거나 그가 제의를 반복해야 한다면 예의 바르게 물어볼 수 있다. 중단은 중요하지 않습니다. 정보의 정확성을 보장하는 것이 중요합니다.
만약 제안의 어휘가 변경되었다면, 기록에서 직접 고치면 된다. 변경이 이전의 뜻을 위반하여 화제를 불러일으키지 않는 한' 변경됨' 을 기록할 필요가 없다.
5. 참가자의 보고서를 듣고 보고서 사본을 얻습니다. 누군가가 서류와 대조하여 보도나 뉴스를 읽을 때, 너는 화자와 보도의 내용을 기록해야 한다. 권장 사항이 포함된 경우 일반적인 방식으로 기록합니다. 가장 실제적인 방법은 회의 후에 기자에게 보고서를 요청하는 것이다. 회의 때 필기를 해서 회의 후에 관련 자료가 필요하다는 것을 스스로 일깨워 준다. 회의록을 베껴 쓰고 보고서를 첨부하다.
제보자가 복사본을 제공하지 않으면 방법을 강구해라. 회의 후에 가져가세요.
단지 구두보고일 뿐, 서류와 대조하여 읽는 것이 아니라면, 보고서 내용을 간단하고 객관적으로 요약하면 된다. 세부 사항과 제보자의 구체적인 표현을 기록할 필요가 없다.
6. 지정된 태스크를 기록합니다. 지난번 회의에서 제출한 임무와 이번 회의에서 배정된 새 임무가 포함되어 있다. 누군가 편지 한 통을 쓰도록 배정받았습니까? 그의 이름과 임무 요구를 적어라. 회의 형식과 관련해서 많은 임무가 제안에 포함되어 있다. 비공식 회의라면, 일부 결정은 잘 표현되지 않을 수 있으므로 잘 들어야 한다.
회의에서 결정의 이유도 설명된다면, 너도 개괄적으로 기록해야 한다.
7, 회의 의장의 지시를 기록하십시오. 이의가 공식적으로 논의 절차에 들어갈 때, 이의 제기와 그 이유, 그리고 회의 의장의 지시를 기록해야 한다. 로버트 절차 규칙과 정관을 참고하는 것이 좋습니다.
8. 특별한 요구 사항이 있는 경우에만 일반적인 방식으로 회의 중인 토론을 기록해야 합니다. 엄밀히 말하면 회의록은 구체적인 논의 내용이 아니라 공식적인 제안과 결정을 기록하고 있다. 그러나 회사에 특별한 규정이 있다면 토론을 기록한다. 토론을 객관적으로 기록하다. 관점이 아닌 실질적인 관점을 기억하고 형용사 부사 등의 수사법을 삭제하다. 객관과 단순함을 목표로 하다.
토론 중인 발언자를 기록하지 마라. 이것은 격렬한 논쟁을 기록할 때 특히 중요하며, 이름을 언급하는 것은 상대방을 불쾌하게 할 수 있다.
9, 결말. 회의가 끝난 시간을 기록하다. 기자에게 보고서 사본을 요청하거나 이메일로 보내 달라고 하는 것을 잊지 마십시오. 회의록을 빠르게 훑어보고 누락되거나 모호한 부분이 있는지 알아보세요. 질문이 있으시면 참가자가 떠나기 전에 질문하십시오.
방법 3: 회의 후 전사
1, 가능한 한 빨리 전사한다. 회의 직후 베껴 쓰는 것이 가장 좋다. 기억이 가장 또렷할 때이다.
2. 컴퓨터로 노트를 전자판으로 만들어요. 회의가 컴퓨터에 의해 기록된 경우 이 단계를 건너뛰십시오. 그런 다음 새 문서 전사 메모를 작성하고 메모 문서 참조를 엽니다.
노트를 명확한 단락으로 조직하십시오. 각 제안, 결정 및 요청은 별도의 단락으로 나뉩니다. 맞춤법 및 구문이 올바른지 확인하십시오. 맞춤법 검사 소프트웨어를 사용할 수 있습니다.
객관성. 자신의 개인적인 관점을 가질 수 없다. 회의록은 반드시 객관적이어야 한다.
명확하고 정확한 단어를 사용하다. 모호한 단어를 정확한 단어로 대체하다. 데코레이션 설명을 삭제합니다.
행동만 기록하고 토론은 기록하지 않는다. 특별한 요구 사항이 없는 한.
페이지 번호입니다.
4. 회의록 초안을 관련자에게 배포하십시오. 참가자가 처음에 요청한 연락처 정보에 따라 사서함에 배포됩니다. 회의 사회자의 연락처 정보도 있어야 합니다.
5, 승인, 승인. 다음 회의에서 이 회의의 의사록을 읽고 승인을 받아야 할 수도 있습니다. 회의록의 모든 제안이 통과되면 회의록이 통과된다. 승인 전에 수정할 경우 문서에 수정 사항을 표시해야 합니다. 그러나 구체적인 변화를 명시할 필요는 없다.
비준 후 개정안을 제출하면 제안의 내용과 통과 여부를 축 어적으로 기록해야 한다.
방법 4: 템플릿 사용
1. 모임 문서 템플릿 웹 사이트를 방문하십시오. 템플릿을 사용하면 형식 오류를 방지하기 위해 더욱 체계적으로 작업할 수 있습니다.
2. 비교를 찾아봅니다. 웹 사이트의 검색 기능을 사용하여 자신에게 가장 적합한 템플릿을 찾으십시오. 특정 요구 사항에 따라 템플릿 (일반 또는 표준) 을 검색하고 적절한 템플릿을 찾은 다음 "다운로드" 또는 "사용" 을 클릭합니다. 다음 번에 찾을 수 있도록 저장해 주세요.
3. 템플리트를 엽니다. 다운로드 후 압축을 푼 후 Microsoft Word 또는 Exel 로 엽니다. 편리함과 최상의 결과를 위해 최신 버전의 Microsoft Word 를 사용하는 것이 좋습니다. 업데이트 유지, 더 많은 새로운 기능을 즐길 수 있고, 조작이 더 간편합니다.
4. 머리글에 회사 로고와 저작권 정보를 추가합니다. 예제에서 logo 를 삭제하지만 불필요한 법적 분쟁을 피하기 위해 템플릿 사용 규정을 읽는 것을 잊지 마십시오.
5. 제목을 변경합니다. 샘플 텍스트를 삭제하고 회의록의 실제 제목을 적어 둡니다.
6. 템플리트 주제를 변경합니다 (선택적). 템플릿이나 다른 주제의 색상을 변경하여 보다 전문적으로 만들 수 있습니다. 간단합니다. "페이지 레이아웃" 을 찾아 "색상 및 테마" 를 클릭하면 직접 설정할 수 있습니다. 예를 들어, 회사 로고와 일치하는 색상을 선택하십시오.
7. 템플리트 구조를 조정합니다. 어떤 접시들은 불필요하거나 누락되었거나, 혹은 너는 그것의 스타일을 좋아하지 않는다. 자신의 요구에 맞게 조정하다.
8. 회의 때 쓰도록 남겨 두세요. Microsoft 를 사용하여 회의 노트를 만드는 것이 편리하고, 빠르고, 조리가 있다. 그러나 템플릿을 인쇄하고 수동으로 메모를 할 수도 있습니다. 행 높이를 조정하여 정보를 채울 충분한 공간이 있는지 확인하십시오.
9. 템플리트를 확인합니다. 템플릿을 만든 것을 축하합니다. 템플릿을 참고로 사용하면 효율성과 정확도가 반드시 높아질 것이다. 누락되거나 흐릿한 부분이 있는지 빨리 스캔하는 것을 잊지 마세요. 검사가 끝나면 문제가 없는지 확인하면 너는 완전히 준비가 된다!
회의 직후 노트를 베껴 썼는데, 이때 기억이 가장 선명하기 때문이다. 되도록 빨리 관련자에게 전달하세요.
회의에서 사회자 근처에 앉아 당신이 잘 듣지 못한 정보를 물어볼 수 있도록 합니다. (데이비드 아셀, Northern Exposure (미국 TV 드라마), 믿음명언)
회의록을 안전한 곳에 보관하다.
제안자에게 기록 부정확성을 피하기 위해 서면 제안서를 제출하도록 요구하다.
의문이 있을 때 분명히 물어보세요. 회의를 방해하는 것을 두려워하지 마라.
회의록은 매우 중요하다. 그들은 여러 해 동안 보존되고 참고될 것이다. 특히 법적 문제의 회의록은 관련자의 명성에도 영향을 미친다.
로버트 절차 규칙의 일부 내용, 특히 비서직에 관한 부분을 읽어 주세요.
연대순으로 기록하다. 한 주제가 두 번 언급되면 합병하지 마세요.
경고 너무 많은 세부 사항을 기록하지 마십시오. 토론을 기록하라는 요청을 받더라도 가능한 간결하게 해야 한다. 중점만 기억하고 불필요한 세부 사항은 피하세요.
객관을 유지하고 개인의 추론에 간섭하지 마라.
"변호사-고객 기밀 유지 계약" 에 의해 보호되는 내용은 기록되지 않고 "이 부분 토론은 변호사-고객 기밀 유지 계약에 속하므로 기록되지 않습니다."
만약 당신이 기밀 토론 (예: 변호사와 고객 간의 토론) 을 기록하도록 지정된다면, 당신은 이 부분의 기록을 분리하여 기밀과 누가 읽을 권리가 있는지를 표시해야 합니다.