公文，全稱Official document，是指行政機關、社會團體、企事業單位在行政管理活動或辦理公務過程中產生的，按照嚴格、法定的有效程序和規範格式，具有傳遞信息和記錄功能的載體。什麽是官方文件？自古以來，就有許多定義且眾說紛紜。據其所知，公文是公務活動的產物和工具，是政府撰寫的文章和用於公務的文章。換言之，公文是在處理各種國家機構、社會團體、企業和機構的公務活動中具有特定效率和廣泛用途的文件，可以超越時間和空間的限制，為國家管理提供必要的信息。公文處理是圍繞公文的形成和效力展開的壹個整體過程，涉及各級國家機關和社會組織的各類人員。理解公文的特點和內涵是寫好公文的前提。廣義的公文參考範圍包括各種文件、電報、報表、會議文件、調查材料、記錄、登記簿等。機關、團體、企業、事業單位。狹義公文的參照範圍包括壹般公文和特殊公文。

特性

首先，公文的制作者是依法成立的組織。二是公文具有特定效力，用於處理公務；公文具有行政機關賦予的特定效能和影響力。第三，公文有規範的結構和格式，所有類型的公文都有明確規定的格式，而不是像私人文件那樣主要依賴各種“既定”格式。公文區別於其他物品的主要特征是公文是具有法律效力和規範格式的文件。公文又稱公文，是在社會活動中直接形成和使用的具有規範風格和法律效力的信息記錄。他們與書籍、信息、資料和其他事物的個性差異如下:①由合法作者發行；（二）具有法定實際執行效力；（三）姿勢規範；（4）履行法律程序。

功能

第壹，領導和指導。二是行為和規範的作用。三是宣傳教育作用。第四，接觸和知識的作用。第五，憑證的依據和作用。

秘密等級

按照密級分類，公文可以分為絕密公文（絕密文件）、機密公文（機密文件）、秘密公文（秘密文件）、內部公文（內部部分）、國內公文（國內文件）和公開公文（公開文件）。絕密文件是指內容涉及最重要的國家秘密，泄露後將對國家安全和利益造成特別嚴重損害的官方文件。機密文件是指內容涉及國家重要秘密，泄露將嚴重損害國家安全和利益的官方文件。秘密文件是指內容涉及壹般國家秘密，泄露會損害國家安全和利益的官方文件。內部部分是指其內容不涉及國家秘密，但不適合公眾使用的官方文件，僅在政府機構和單位內部運行。國內文件是指內容不涉及國家秘密，但不對外公開，只在中國境內公開發布的官方文件。公開文件是指內容不涉及國家秘密，可以直接向國內外公眾發布的官方文件。

種類

2001實施的《國家行政機關公文處理辦法》對“公文”的種類規定如下:第九條行政機關公文的種類主要包括:

（壹）命令（令）適用於根據有關法律發布行政法規和規章；宣布實施重大行政強制措施；獎勵相關單位和人員。

（二）決定適用於對重要事項或者重大行動作出安排，對有關單位和人員進行獎懲，改變或者撤銷下級機關作出的不適當的決定。

（三）公告適用於國內外重大事項或法律事項的公告。

（四）公告適用於社會各有關方面應當遵守或者知曉的事項的公告。

（五）批轉、轉發下級機關公文，轉發上級機關和不隸屬於上級機關的公文，傳達需要下級機關辦理、需要有關單位知曉或落實的事項，以及人事任免等，適用本通知。

（六）通報適用於表彰先進、批評錯誤和傳達重要精神或情況。

（七）議案適用於各級人民政府依照法定程序提請同級人民代表大會或人民代表大會常務委員會審議的議案。

（八）報告適用於向上級機關匯報工作、反映情況和回答上級機關的詢問。

（9）請示適用於向上級機關請示和批準。

（十）答復適用於對下級機關請求的答復。

（十壹）意見適用於對重要問題提出意見和解決方案。

（十二）函件適用於不隸屬的機關之間的咨詢工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。

（十三）會議紀要適用於記錄和傳達會議情況和議定事項。

國家行政機關公文格式

根據國務院辦公廳《國家行政機關公文處理辦法》的有關規定，本標準修訂為GB/T 9704-1988。本標準相對於GB/T 9704-1988修改如下:

（1）將原標準名稱《國家機關公文格式》改為《國家行政機關公文格式》；

（2）刪除原標準中的引言；

（3）刪除原標準中壹些與公文格式無關的敘述性說明；

（4）公文用紙幅面尺寸大幅調整，用紙類型采用國際標準A4紙；刪除國內16格式論文的相應描述；

（5）公文用紙的頁邊距大小有較大調整；

（6）未設置標識字段，但按照前綴、正文和版本三部分的要素對文檔進行了順序說明；

（7）公文紙的主要技術指標有所提高；

⑻印刷和裝訂需求增加；

（9）增加了每頁的文本行數和字數，以及各種元素識別的字體和字體大小；

（10）添加了主要官方文檔樣式。

本標準中使用的術語與《國家行政機關公文處理辦法》中的術語壹致。

本標準為首次修訂。

本標準由國務院辦公廳提出。

本標準起草單位:國務院辦公廳秘書處中國標準研究中心。

1範圍

本標準規定了國家行政機關公文的通用紙張要求、打印要求、要素排列順序和標識規則。

本標準適用於各級國家行政機關發布的公文。其他正式文件可參照執行。

用少數民族文字印制的公文格式可參照本標準的有關規定執行。

2參考標準

下列標準中包含的條款通過在本標準中引用而構成本標準的條款。本標準出版時，所示的所有版本均有效。所有標準都將被修訂，使用本標準的各方應探索使用以下標準最新版本的可能性。

Gb 148-1977印刷、書寫和制圖用紙版式尺寸。

3定義本標準采用了以下定義。

3.1字

標識文檔中水平距離的長度單位。壹個字指的是壹個漢字所占的空間。

3.2線

識別文件縱向距離的長度單位。這個標準以3號的高度加上3號高度的7/8倍的距離作為參考線。

4公文紙的主要技術指標

公文用紙壹般使用紙張重量為60g/m2~80g/m2的膠版紙或復印紙。紙張白度為85% ~ 90%，橫向耐折度≥15次，不透明度≥ 85%，pH值為7.5~9.5。

5文檔紙張格式和布局尺寸

5.1文件紙張尺寸

公文用紙采用GB/T 148規定的A4紙，其成品尺寸為:210 mm× 297 mm，尺寸允許偏差見GB/T 148。

5.2文檔頁邊距和編輯中心的尺寸

公文紙的頂部（上白邊）為:37毫米1毫米。

公文紙的開口（左白邊）為:28毫米1毫米。

中心尺寸為:156mm×225mm（不含頁碼）。

6除非另有說明，公文中的圖文顏色為黑色。

7排版規範和印刷裝訂要求

7.1排版規範正文使用3號仿宋字，壹般每邊22行，每行28字。

7.2制版要求版面整潔無底灰，字跡清晰無斷線，尺寸標準，版心不傾斜，誤差不超過1mm。

7.3打印要求雙面打印；頁碼設置正確，兩邊誤差不超過2mm。黑色墨水應達到BL100%，紅色墨水應達到Y80%%和M80%%。印刷品堅實均勻；從字面上看，它不花，不白，不碎。

7.4裝訂要求公文左側裝訂，不得丟頁。公文封面和書芯不脫落，背面平空。兩個頁碼之間的誤差不得超過4毫米。對於騎馬釘或平針，書芯上下兩個釘鋸的眼距為1/4，允許誤差為4毫米..平訂書釘鋸和書脊之間的距離為3毫米至5毫米；無壞釘、缺釘、重釘，釘腳平整牢固；不要把這壹頁留在背面。切割後的產品尺寸誤差為1 mm，四角成90°，無茬、無缺陷。

8公文要素識別規則本標準將公文要素分為三部分:正文、主題和版本。公文首頁紅色反線以上的所有元素（寬度與版心相同，即156mm）統稱為眉毛；置於紅色反線以下（不含）和主題詞之間（不含）的所有元素統稱為主語；主題詞下面的元素統稱為版本註釋。

8.1眉頭

8.1.1文件編號

公文流水號是同壹文稿打印幾份時每份公文的流水號。如果您需要識別官方文件的序號，請使用阿拉伯數字在版本中心的左上角1行進行識別。

8.1.2保密級別和期限

如需標識密級，使用3號黑體字，頂框標識在頁面中心右上角第1行，兩個字之間有1；如需同時標註密級和保密期限，應使用3號黑體字標註，頂框標註在版本右上角第1行，密級和保密期限之間用“★”隔開。

8.1.3緊急程度

如果需要標識緊急程度，請使用3號粗體字，頂框在1行的板塊中心右上角標識，兩個單詞之間有壹個空行1；如果需要標識機密級別和緊急程度，機密級別的頂框在棋盤右上角的第1行中標識，緊急級別的頂框在棋盤右上角的第2行中標識。

8.1.4發證機構的識別

它由發證機關的全稱或標準化簡稱後跟“文件”組成；對於壹些特定的公文，只能識別發文機關的全稱或規範簡稱。發證機關標誌的上邊緣到版心的上邊緣為25毫米。對於提交的正式文件，發證機關標誌的上邊緣到版本的上邊緣為80毫米。

發證機關的標識建議使用小標宋體，帶紅色標識。字體大小由發證機關根據醒目、美觀的原則確定，但最大不得等於或大於22mm×15mm。

聯名書寫時，主辦機構名稱應在前面，“文件”二字應置於發文機構名稱的右側，上下居中排列；如果聯合行文機關過多，則需要確保公文正文顯示在頁面上。

8.1.5文件編號文件編號由簽發機構的文字、年份和序列號組成。發證機關標識下有2行，字體仿宋三號，居中排列；年份和序號用阿拉伯數字標識；年份應標有全稱，並用六角括號“【】”括起來；序列號中沒有添加虛擬數字（即1沒有添加為001），並且沒有添加“No”壹詞。

在文件編號下方4毫米處，打印壹條與印版中心寬度相同的紅色反向線。

8.1.6發文機關報送的公文應標明發文機關名稱，並列排列在文號右側。左邊空格為文件編號1，右邊空格為簽發人姓名1；發行人使用3號仿宋體，其後加全角冒號，冒號後用3號斜體標明發行人名稱。

如果有壹個以上的發行人，組織者發行人的名稱應放在第1行，其他發行人的名稱應從第2行開始按發行機構的順序排列，紅色反向線應下移，以便文件編號和最後壹個發行人的名稱應在同壹行上，紅色反向線與其之間的距離應為4毫米..

8.2主體

8.2.1公文標題在紅色反轉線下有兩行，可以用2號小標簽在中間排成壹行或多行。回行時，字義要完整，排列要對稱，間距要適當。

8.2.2主送機關標題下留空1行，左側頂格標有3號宋芳字樣，退回時仍為頂格；最後壹個主要投遞機構的名稱後面是壹個全角冒號。如果主送機關名稱過多導致公文首頁無法顯示正文，應將主送機關名稱移至版次主題詞下方、抄送上方，識別方法與抄送相同。

8.2.3公文正文發送到機關名稱的下壹行，每個自然段留2個字，返回頂行。不能返回數字和年份。

8.2.4附件如果公文中有附件，則“附件”壹詞應在正文下壹行的左邊空白處標上“3號”字樣，後面加上全角冒號和名稱。如果附件的序列號可用，請使用阿拉伯數字（如“附件:1。××××××");附件名稱後不添加標點符號。附件應與公文正文裝訂在壹起，並在附件左上角第1行頂框處註明“附件”，有序號的應註明序號；附件的序列號和名稱應該壹致。如果附件和文檔正文不能裝訂在壹起，應在附件左上角第1行的頂部方框中標記文檔的序列號，然後標記附件（或帶有序列號）。

8.2.5書寫時間應以漢字標註年、月、日；“零”寫成“○”；書寫時間的標記位置見8.2.6。

8.2.6正式文件的有效標識

8.2.6.1單壹簽發印章、單壹機構簽發的公文，落款處未署簽發機構名稱，僅註明成文時間。書寫時間為右側4個字；印章應距離文字2毫米~ 4毫米，將書寫時間按直並居中，印章應為紅色。當印章的下弧沒有文字時，采用下套法，即在書寫時間上只壓下弧；當印章下弧有文字時，采用中套法，即在書寫時間上按印章中心線。

8.2.6.2聯合行文印章當聯合行文需要加蓋兩枚印章時，行文時間應拆開，左右各用7個字；主辦單位的印章在前面；兩個印章上都蓋有書寫時間，印章都是紅色的。只有采用相同的蓋章方法才能確保印章排列有序。兩枚印章不相交、不相切，兩者之間的距離不超過3毫米。當聯合文章需要加蓋3枚以上印章時，為防止空白印章，應在發布時間和正文之間安排發布機關的名稱（簡稱）。主辦單位印章在前，每排最多3枚，兩端不得超過版心；如果最後壹排有壹個或兩個印章，它們都排列在中間；印章互不相交或相切，最後壹行印章右下方的2字表示書寫時間。

8.2.6.3的特殊情況表明，當文件排版後留下的空白空間不能容納印章的位置時，應采取措施調整行距和字距以確保印章和正文在同壹側，而不應采取標記“本頁無正文”的方法來解決。

8.2.7註釋如果公文中有註釋，則在成文時間的下壹行用括號標註“仿宋體”3號和“聚佐孔2號”字樣。

版本8.3

8.3.1關鍵字

“主題詞”用3號黑體字標記，在左上角的方框中，全角冒號標題用3號小字體標記；標題之間有1個單詞。

8.3.2如有公文副本，應在主題詞的下壹行；左虛詞1用3號仿宋體標為“CC”，後加全角冒號；返回時與冒號後的抄送機關對齊；在最後壹個抄送辦公室後加壹個句號。如果主送機關移到主題詞下，識別方法與抄送機關相同。

8.3.3簽發機關和簽發時間位於抄送機關下（非抄送機關在主題詞下），共1行；用3號模仿歌曲風格。印刷機關的左空間為1，印刷時間為1。印發時間以公文付印日期為準，並用阿拉伯數字標註。

8.3.4版本註釋中的反線在版本註釋中的每個元素下添加壹條反線，寬度與版本中心相同。

8.3.5印章的位置應放在正式文件的第壹頁，印章的最後壹個元素應放在最後壹行。

第9頁標有阿拉伯數字，數字4.5為白色，放置在印版中心的下邊緣。數字左右各置壹條數字4字線，字線距盤心下沿7毫米。單頁頁碼在右空格中為1個單詞，雙頁頁碼在左空格中為1個單詞。空白頁和空白頁後的頁面不標識頁碼。

10如果您需要在正式文件中使用表格，對於橫向A4紙表格，頁碼應放在橫向表格的左側，單頁碼應放在表格的左下角，雙頁碼應放在表格的左上角，單頁碼頁眉在預留的壹側，雙頁碼頁眉在切口的壹側。如果文件需要附上A3紙表格，並且當最後壹頁是A3紙表格時，第三和第四個印章（可不帶頁碼分發）為空白。將A3紙表格貼在第三個印章之前，但不要貼在文件的最後壹頁（第四個印章）上。

11公文的具體格式

11.1信函格式的發證機關名稱上邊緣與頁面上邊緣的距離為30毫米，建議使用小標準字體，字號由發證機關確定；發證機關全稱下面4毫米是壹條武文線（上粗下細），距下壹頁20毫米是壹條武文線（上細下粗），兩者長度均為170毫米。每行中間有28個單詞。發證機關的名稱和雙線用紅色打印。兩條線之間每個元素的識別方法從本標準中的相應元素進行解釋。

11.2命令格式命令標識由發布機關名稱加“命令”或“命令”組成，字號由發布機關確定。指揮標識上緣距板中心上緣20mm，下緣空有2行中心標識logo號；訂單號下有兩行識別文本；在正文的下壹行中，右邊空格中的四個字標識發行人的簽名印章，簽名印章左邊空格中的兩個字標識發行人的位置；聯合發布的指令或命令的發布者的職位應標有全稱。在簽名人簽名蓋章的下壹行，“右空白”字樣表示書寫時間。分發機關的識別方法與抄送機關的識別方法相同。本標準的相關要素解釋了其他要素。

11.3會議紀要格式會議紀要標識由“會議紀要”組成。標識的位置與8.1.4相同，字體大小由發證機關決定。會議記錄沒有蓋章。本標準的相關要素解釋了其他要素。

寫作規則

為保證公文傳遞的快速準確，避免書寫混亂，《辦法》第13、14條指出:“書寫應當確有必要，註重實用性。寫作的關系是根據隸屬關系和職權範圍確定的。”具體寫作規則如下:（1）以下寫作規則①政府部門之間可以根據職權相互寫信，也可以寫信給下壹級政府的相關業務部門；除以信函形式討論工作、詢問和答復問題及審批事項外，壹般不允許正式致函下壹級政府。（2）部門之間對有關問題沒有達成壹致意見的，不得下放。擅自書寫文字的，由上級機關責令改正或者撤銷。（3）上級機關對受雙重領導的下級機關，必要時應抄送另壹上級機關。（4）向下級機關或系統報送的重要文件應同時抄送直接上級機關。（2）上述規則①“請示”應為壹條；壹般只寫壹個主送機關，需要同時送其他機關的，應當抄送，但不得抄送其所屬機關。（2）“報告”不得包含說明。（3）壹般不越級請示報告。除上級機關負責人直接交辦的事項外，不得以本機關名義向上級機關負責人報送“請示”、“意見”和“報告”。（五）受雙重領導的機關向上級機關致函時，應當寫明主送機關和抄送機關。（3）聯合行文規則①同級政府、同級政府部門、上級政府部門和下級政府可以聯合行文；政府和同級黨委、軍事機關可以聯合行文；（3）政府部門和相應的黨組織、軍事機關可以聯名書寫；（4）同級政府部門和人民團體以及具有行政管理職能的事業單位也可以聯合行文。（四）其他撰寫規則①部門職權範圍內的事項，由部門自行撰寫或聯合撰寫。聯合文章應指明主辦部門。必須由政府批準的事項，經政府同意也可以由部門撰寫，並應在論文中註明。（2）主管部門職權範圍內的具體問題，直接提交主管部門處理。