1. 위치 및 배치: 직사광선과 습기를 피하기 위해 조용하고 건조하며 통풍이 잘 되는 곳에 보관실을 두어야 합니다. 레이아웃은 합리적이어야 하며 파일 분류, 저장 및 검색이 용이해야 합니다.
2. 건축구조와 시설: 기록실은 방화, 습기 방지, 방충, 쥐 방지, 도난 방지 등의 조치를 취하여 파일 안전을 확보해야 합니다. 지진 또는 기타 원인으로 인한 파일 손상을 방지하기 위해 건물 구조가 안정적이어야 합니다.
3. 통풍조명: 보관실에는 공기 유통을 보장하기 위한 좋은 환기 시스템이 있어야 합니다. 조명이 부족하여 발생하는 파일 손상을 방지하기 위해 조명을 충분히 해야 한다.
4. 온습도 조절: 기록실은 온도가 너무 높거나 낮거나 습도가 너무 낮아 곰팡이가 피거나 변형되거나 금이 가지 않도록 적절한 온도와 습도를 유지해야 합니다.
5. 소방안전: 기록실에는 소화기나 연기경보기와 같은 완벽한 소방시설이 갖춰져 있어 서류의 안전을 보장해야 한다.
6. 식별 및 색인: 파일 분류, 저장 및 검색을 용이하게 하기 위해 파일에 명확한 식별 및 색인 시스템을 구축해야 합니다.
7. 인력 관리: 기록실에는 서류의 완전성과 안전을 보장하기 위한 전문 관리가 있어야 한다.
구체적인 요구 사항:
1. 위치 및 레이아웃: 아카이브의 위치는 소음이나 오염과 같은 외부 간섭을 피해야 합니다. 레이아웃은 생산성을 높이기 위해 파일 분류, 저장 및 검색의 편리성을 고려해야 합니다.
2. 건축구조와 시설: 기록실의 건축구조는 방화, 방습, 방충, 방쥐, 방범의 요구를 만족시켜 외부 환경의 영향을 받지 않도록 해야 한다. 또한 지진 또는 기타 원인으로 인한 문서 손상을 방지하기 위해 건물 구조가 안정적이어야 합니다.
3. 통풍채광: 통풍이 잘 되는 시스템으로 공기 유통을 보장하고 습기와 곰팡이를 피할 수 있습니다. 충분한 조명은 빛의 손상으로부터 파일을 보호하고 수명을 연장시킵니다.
4. 온습도 조절: 적당한 온습도는 문서의 곰팡이나 변형 또는 균열을 막을 수 있다. 따라서 기록 보관소에는 온습도 조절 설비가 갖추어져 있어 서류가 최적의 보존 상태에 있도록 해야 한다.
소방안전: 완벽한 소방시설은 화재가 발생했을 때 제때에 화원을 박멸하고 서류를 안전하게 보호할 수 있다.
5. 식별 및 색인: 명확한 식별 및 색인 시스템을 통해 직원은 필요한 파일을 신속하게 찾아 생산성을 높일 수 있습니다.
6. 인력 관리: 인력 관리는 파일의 무결성과 보안을 보장하여 파일의 손실이나 손상을 방지합니다.
어떻게 합니까?
1. 상세한 건설 방안 개발: 기록 보관소를 설립하기 전에 부지 선정, 배치, 건축 구조, 통풍 조명, 온습도 통제 등의 상세한 건설 방안을 마련한다.
2. 적합한 건축재료 선택: 시공 과정에서 방화, 습기 방지, 방충, 쥐 방지, 도난 방지 등 성능이 좋은 건축재료를 선택해 서류의 안전을 확보해야 한다.
3. 전문 설비를 갖추다: 온습도 조절, 통풍조명 요구 사항을 충족하기 위해서는 에어컨, 가습기, 배기팬 등과 같은 전문 설비를 갖추어야 한다.
4. 건전한 소방안전제도를 건립한다: 건전한 소방안전제도를 건립한다. 정기적으로 소방시설을 점검하고, 직원들을 훈련시켜 소방지식을 습득하는 것을 포함한다. 긴급 상황에서 신속한 응답을 보장합니다.
5. id 및 색인 시스템 구축: 문서의 분류 및 저장 위치에 따라 파일을 쉽게 찾고 검색할 수 있도록 명확한 id 및 색인 시스템을 설정합니다.
6. 인력 관리 강화: 정기적으로 파일 관리자를 교육하여 전문성과 책임감을 높여 파일의 안전과 완전성을 보장합니다.
결론적으로:
기록 보관소 건설의 기준과 요구 사항은 부지 선정 및 배치, 건축 구조 및 시설, 환기 및 조명, 온도 및 습도 제어, 화재 안전, 표시 및 색인, 인력 관리 등 여러 가지 측면을 포함합니다. 건설 과정에서 이러한 요구 사항에 따라 엄격하게 설계하고 시공하여 서류의 안전과 완전성을 확보해야 한다. 또한 인력 관리 및 교육을 강화하는 것도 파일 안전과 무결성을 보장하는 매우 중요한 부분입니다.
법적 근거:
아카이브 건축 설계 코드
4.2 파일
4.2. 1 파일에는 종이 파일, 오디오 및 비디오 파일, 광 디스크 라이브러리, 마이크로 필름 라이브러리, 마스터 라이브러리, 전문 파일, 물리적 파일, 도서 파일, 기타 특수 캐리어 파일 등이 포함될 수 있습니다. , 아카이브의 수준, 규모 및 실제 요구 사항에 따라 설정 또는 통합해야 합니다.
4.2.2 파일은 중앙에서 정리하여 하나의 영역을 형성해야 한다. 보관구역 안에는 탈의실 외에 다른 방이 없어야 하고, 다른 방 사이의 교통은 보관구역을 통과해서는 안 된다.
4.2.3 파일 저장소의 평면 레이아웃은 간결하고 컴팩트해야 합니다.
4.2.4 면적은 6 평방 미터 이상의 완충 공간이다. 파일 보관소 또는 파일 창고 입구에 설치해야 합니다. 전용 닫힌 외부 복도를 설정할 때 버퍼 공간을 설정할 필요가 없습니다.
4.2.5 파일 저장소의 지면은 저장소 외부보다 15mm 위에 있어야 하며 닫힌 유역을 설정해야 합니다.
4.2.6 각 기록실에는 두 개의 별도 출입구가 있어야 하며, 서로 결탁하거나 스위트룸 배치를 해서는 안 된다.
4.2.7 아카이브의 순 높이는 2.60 미터 이상이어야 한다
4.2.8 기록실의 서류는 창문이 있는 벽에 수직으로 배열해야 한다. 문서 장치 사이의 통로는 외부 벽 채광창과 일치해야 하고, 창이 없을 때는 덕트 통풍구의 개방 방향에 해당해야 합니다.