국가 공무원의 공문 상식에 대한 이해는 공문 작성의 전제이자 기초이다. 그러나, 이것들은 아직 충분하지 않다. 수험생은 공문 집필의 기본 요구 사항과 절차, 글쓰기 과정의 구체적인 조작 방법과 기교도 파악해야 하는데, 이것들은 모두 공문 집필의 기술 기초이다.
1. 공문 쓰기 요요
(1) 당과 국가의 노선, 방침, 정책, 법률, 규정 및 관련 규정에 부합하며 합법성이 있다.
공문은 국가기관이 직권을 행사하는 중요한 도구이자 당과 국가 방침 정책, 법률 법규를 전달하는 중요한 수단이다. 그 내용은 당의 기본 노선과 국가의 헌법과 법률에 부합해야 한다. 그래야만 공문의 실제 효용이 법률의 보호를 받을 수 있다. 둘째, 공문 내용은 본 시스템, 본 업무 주관기관의 방침, 정책 및 중요한 규정과 일치해야 한다. 이러한 방침, 정책 및 규정의 기본 정신은 정식 문서의 내용에 충분히 반영되어야 한다.
(2) 사실로부터 진리를 찾고 실효를 추구한다.
공문 발표는 반드시 현실 생활의 객관적인 요구에서 출발해서 해결해야 할 각종 문제를 겨냥해야 한다. 형식주의와 번거로운 예절에 종사하지 말고, 공문을 범람하라. 쓴 공문은 반드시 실행 가능한 업무 원칙과 각종 문제를 해결하는 방법을 제시해야 한다. 공식 문서의 내용도 사물의 실제 성격을 충실히 반영해야 한다. 공문은 각급 기관 간의 정보 교류와 소통의 중요한 수단이기 때문에, 그 기능의 진정한 실현은 내용의 전면적이고 진실한 기초 위에 세워져야 한다. 내용의 왜곡은 수취인의 일방적이거나 잘못된 이해로 이어져 의사결정 실수를 초래하고 우리나라의 각 관리 사업에 큰 해를 끼칠 수 있다.
또 공문 작성도 적시성에 주의해야 한다. 어떤 공문도 일정 기간 동안만 유효할 수 있고, 사회생활 리듬이 빨라지면서 공문의 유효 시간이 점점 짧아지고 있다. 이를 위해서는 공문 글쓰기가 타이밍을 잘 파악해 제때 신속하게 해야 한다. (윌리엄 셰익스피어, 템플린, 독서명언) (윌리엄 셰익스피어, 윈스턴, 독서명언) 공문의 발행을 실제 관리와 동시에 운영하도록 노력하다. 공문서에 응당한 가치를 낮추거나 잃지 않도록 한다.
(3) 주제가 두드러지고, 구조가 완전하며, 형식 사양이 우수하다.
공문이 표현해야 할 주요 문제나 작가의 관점이 공문의 주제다. 두드러진 주제는 공문 작문의 기본 요구 사항이다. 글을 쓰는 과정에서, 한 문장씩 분명하게 말하고, 각종 형식이나 수단을 운용하여 주제를 뚜렷하게 하고, 사람들의 주목을 끌게 해야 한다. 주제를 중심으로 공문 구조를 합리적으로 안배하여, 구조가 완전하고 치밀하며, 각종 기초 데이터 항목이 누락되지 않도록 해야 한다. 또한 형식은 규범적이어야 하며, 국가 통일 규정에 부합해야 한다.
(4) 언어는 간결하고 유창하며 엄숙하고 엄밀하며 소박하다.
특별한 응용목적에 따라 공문의 언어 표현도 독특한 스타일을 가지고 있다. 일반적으로 공문 언어는 간결하고, 점잖고, 간결하고, 간결하고, 품위가 있어야 한다.
공문이 국가와 사회의 각종 관리 활동에서 작용하는 역할은 주로 정보와 지시를 전달하는 것이다. 실용적인 목적은 공문의 언어가 간결하고 비교적 정련된 글로 풍부한 내용을 표현하여 불필요한 텍스트 읽기에 시간과 노력을 들이지 않고도 한눈에 볼 수 있도록 해야 한다는 것이다. (윌리엄 셰익스피어, 윈스턴, 독서명언) 따라서 공문 글쓰기는 단도직입적으로 문장 시작 의도를 간결하게 표현해야 한다. 큰소리로 시작하지 말고 일부러 화려하고 실속이 없는 말로 무병신음을 선포하라. 둘째, 공문은 매끄럽고, 문장을 만드는 조직과 사용은 문법적 습관 논리에 부합하며, 사물 내부의 다양한 요소나 사물 사이의 논리적 관계를 정확하게 반영하고, 불일치나 동의어 반복을 피할 수 있어야 한다.
엄숙하고 엄밀하다는 것은 공문 언어가 반드시 엄숙하고 신중하며 정확해야 한다는 것을 의미한다. 공문은 각급 기관이 직권을 행사하는 중요한 보조수단이나 수단으로, 비교적 권위성과 법률의 보호를 받는 효력을 가지고 있기 때문에, 그 문체 스타일은 반드시 엄숙하여 프로듀서의 엄정한 입장과 엄숙한 태도를 표명해야 한다. 사실, 이것은 공문 집행의 효과적인 중요한 조건이기도 하다. 강성은 공문 구조와 언어 표현에 대한 요구이다. 수신자가 공문의 내용을 종합적이고 명확하게 이해할 수 있도록 공문 본문의 구조는 치밀하고 질서 정연해야 하며, 전체 내용의 편성과 안배는 일관되고 명확해야 한다. 구체적인 글쓰기 과정에서 일반적으로 규범적인 문어를 사용하는데, 사용된 문장과 단어는 반드시 의미가 분명해야 하며, 수신인이 작가의 진실한 의도를 곡해하지 않도록 애매모호하게 해서는 안 된다.
마지막으로, 공문 언어는 간단하고 자연스럽고 통속적이며 생소한 단어와 수사는 피하고 작가의 의도를 직접적으로 명확하게 표현해야 한다. 동시에 공문의 언어와 말투도 특정 사회관계에서의 저자의 지위와 직권 범위에 부합해야 한다. 또한 공문의 행동 목적과 문체의 특수한 요구도 공문 언어에 규범과 안내 역할을 한다. 사회 환경에 필요한 언어 표현을 소홀히 하는 것은 공문의 효용을 어느 정도 손상시켰다.