응용문의 출현은 사회생활의 필요성이며, 사회관리활동의 필요성이며, 어떤 사회에도 없어서는 안 되며, 각 계층에 쓰인다. 서로 다른 역사적시기에 응용문은 사회의 발전과 진보에 매우 중요한 역할을 한다. 어떤 사회든 조화되고 질서 있는 사회가 되려면 국가의 노선, 방침, 정책, 도덕, 법률 규범 사람들의 행동을 홍보하고, 사람들이 준수하고, 결국 사회관리를 실현할 수 있도록 관련 문서를 내놓아야 한다. 서류의 전달체로서 응용문은 지휘 관리, 홍보 교육, 소통 조정, 증거 근거의 역할을 하며 구체적으로 다음과 같이 표현된다.

첫째, 지휘와 관리 역할

응용문은 국가 사무를 관리하는 중요한 도구이다. 특히 신론문의 공문은 "사회관리정보를 기록하고 전달하는 기본 사명을 짊어지고 있으며, 사회 전체와 각종 조직과 구성원을 질서 있게 운영하는 데 중요한 역할을 한다" 고 밝혔다. 고대인들이 말했듯이, 그들은 진정한' 국가의 추기경' 이다. (왕지빈 편집장,' 신편실용 공문사전', 상하이: 복단대 출판사, 2002 년 4 월) 한 나라가 질서 정연한 관리를 하려면 하향식 정령이 있어야 한다. 국가는 정령, 통일 사상, 규범 행위를 전달하기 위해 상급기관이 발표한 결정, 의견, 통지 등과 같은 앱 텍스트 업로드를 통해 하달해야 한다. 이들은 모두 관리와 구속의 역할을 한다. 하급 기관은 반드시 집행을 따르거나, 본 지역의 실제 상황에 근거하여 집행하여야 한다. 그래야만 국가의 방침 정책이 층층이 하달되어 인민 군중에 도착하여 전국민의 자각 행동이 될 수 있다. 반대로, 하급 기관의 요청, 보고 및 총결산은 기층의 각종 상황을 제때에 반영하고, 상급기관의 정확한 의사결정을 위한 근거를 제공하고, 제때에 업무를 지도해야 한다. 따라서 응용문은 사회관리에서 없어서는 안 될 부분이며 지휘와 관리의 역할을 한다.

둘째, 정부와 법의 역할

예로부터 응용문은 줄곧 법률과 행정 법규를 발표하는 역할을 하고 있다. 현대사회에 들어선 이래 국가입법기관은 사회의 실제 수요에 따라 점점 더 상세한 법률법규를 반포하여 법치국의 목표를 실현하였다. 국가입법기관이 제정한 각종 법률법규, 행정기관의 규정, 기업사업단위가 제정한 규정제도는 모두 응용문을 통해 반포해야 한다. 이 법률 문건과 규정제도는 응용문의 범주에 속한다. 일단 발표되면, 그것들은 매우 구속력이 있다. 누구나 자각적으로 준수해야 하며 위반해서는 안 된다. 그렇지 않으면 다른 정도의 처벌을 받을 것이다. 응용문의 일반법에서의 역할은 사회주의 법제를 강화하고 사회질서의 안정을 유지하는 데 없어서는 안 될 역할을 한다.

셋째, 홍보 및 교육의 역할

행정 공문의 발표는 많은 인민 대중에게 당과 국가의 방침 정책, 단위의 전형적인 경험과 개인의 선진 사적을 선전하여 교육 대중을 선전하는 역할을 한다. 법률 문서의 발표 경고와 사람들의 행동을 규범하는 것은 인민을 선전하고, 인민을 교육하고, 범죄자와 싸우는 역할을 한다. 특히 시장경제 조건 하에서 응용문의 홍보교육 기능이 새로운 발전을 이루었다. 각 기업그룹은 응용문을 홍보도구로 기업 문화, 경영 이념, 기업 이미지 구호를 홍보함으로써 기업의 인지도와 명예를 확대하고 사회의 신뢰와 지지를 얻어 경제효과를 높인다.

넷째, 의사 소통과 조정의 역할

현대 사회에서는 사람들이 참여하는 활동 범위가 점점 넓어지고, 상호 협력과 교류가 날로 늘어나고 있다. 사람과 사람 사이, 지역과 지역 사이, 심지어 국가와 국가 사이에는 수많은 관계가 있다. 정보를 전달하고, 소통관계를 강화하고, 조화로운 인간관계를 조성하는 것이 일이 순조롭게 전개되는 중요한 전제조건이다. 응용문은 소통, 정보 교류, 감정적 접촉, 협상, 조정 행동, 상호 지원에 중요한 역할을 한다. 홍보 예절 도구는 감정을 소통하고, 조화를 촉진하고, 공동 발전을 촉진하는 역할을 할 수 있다. 광고 문서는 정보를 전파하고 대중에게 서비스를 제공할 수 있습니다. 계약 경제문서는 관계를 조정하고 쌍방의 이익을 보호하는 역할을 할 수 있다.

동사 (verb 의 약어) 인증서 기반의 역할

응용문의 증거 기반 기능은 언어마다 다른 수준의 표현을 가지고 있다. 행정 공문의 경우, 하급자는 상급자가 발부한 공문에 따라 방침 정책을 전달하고, 업무 임무를 배정하고, 업무를 배치해야 한다. 상급기관은 하급기관의 공문이 제공한 정보에 근거하여 결정을 내려야 하급기관의 업무를 더욱 과학적이고 합리적으로 지도해야 한다. 평행기관과 서로 예속되지 않은 기관은 교환된 공문에 따라 논의 작업을 협상할 수 있다. 공문은 치국의 기초이자 준선이라는 것을 알 수 있다. 그것은 행정 행위를 제약하여 관리의 모든 방면이 정상적으로 질서 있게 진행되도록 할 수 있다. 서증으로 볼 때, 그 증빙의 기능은 약속이나 계약 등과 같이 쌍방의 권리 의무에 동의하고 이를 증빙으로 삼는다. 어느 쪽이든 약속을 어기면 책임을 물어야 한다. 결론적으로 응용문은 실용성이 강하고 시효성이 강하다. 물건이 처리되면 그 기능이 사라진다. 그러나 일부 응용문은 실용적인 기능뿐만 아니라 실제 역사로 관련 규정에 따라 정리, 분류, 보관해 후대 참고용으로 증빙으로 사용한다.