시간 문장 관리 방법 1
우선 합리적인 업무 계획을 세우다
많은 관리자들은 종종' 시간 없음' 을 계획을 세우지 않는 핑계로 사용한다. 그러나, 사람들이 적게 계획할수록, 그들의 시간은 줄어든다. 시간은 합리적으로 일을 안배하는 사람에게만 주어진다. 엉망진창' 은 계획을 세우지 않는 사람들의 일을 묘사한 것이다. 따라서 계획된 "시간" 을 시간 절약 투자로 사용하는 개념을 도입할 수 있습니다.
무심코 또는 정당한 이유 없이 계획을 수정하지 말고 이미 마련한 계획을 존중하는 것이 좋다. 그렇지 않으면 계획을 세우는 것은 시간 낭비다.
둘째, 기록을 잘 작성하세요.
사장이 우리에게 알려준 것을 잊고 부하 직원이 직접 보고한 시장 상황을 잊는다. 고객과 예약한 시간은 사실 당신이 중요한 회의에 참석한 시간과 같습니다. 매일 네가 들은 것을 항상 듣고, 네가 한 일을 하는 것은 모두 네가 좋은 업무 기록이 없기 때문이다.
업무 기록을 통해 우리는 매일 시간을 합리적으로 배정하고 생산성을 높여 시간을 절약할 수 있습니다. 그러므로 수시로 자신의 일을 기록하는 습관이 있는 사람은 당연히 효율적인 사람이다.
셋째, 목표 설정
우리는 직장에서 자신의 일, 남의 일, 긴급한 일, 중요한 일, 한가한 일 등 여러 가지 일을 자주 만난다. 우리는 어떻게 시간을 배정하여 이러한 임무를 효과적으로 완성할 수 있습니까? 다음 원칙을 참고할 수 있습니다.
1 .. 항상 중요한 일을 최우선으로 생각합니다.
실생활에서는 많은 것들이 독립적이지 않고 종종 중복됩니다. 계획과 목표를 세우고 시간을 합리적으로 나누면 갈등이 생긴다. 많은 일을 동시에 완성해야 하는데, 너는 바빠서 올 수 없다. 예를 들어, 고객과 업무를 논의할 준비가 되어 있지만, 비서는 중요한 고객 불만 사항을 스스로 처리해야 한다고 말합니다. 이런 일들은 항상 모두의 계획과 목표를 방해한다. 그렇다면 이러한 모순을 어떻게 처리할 것인가?
우선, 일은 긴급도와 중요도에 따라 다음 그림과 같이 네 가지 범주로 나뉜다.
긴급하고 중요한 일: 위기, 긴급 문제, 마감일 임무, 마감일 준비, 마감일 회의.
중요하지만 긴급하지 않은 일: 준비, 예방, 가치 명확화, 계획, 관계 수립, 진정한 레저 충전.
긴급하고 중요하지 않은 일: 간섭, 민원, 돌발 사건, 그리고 많은 떠들썩한 활동들이 있다.
중요하지 않거나 긴급하지 않은 일: 작고 바쁜 일, 전화, 시간 낭비일, 도피 활동, 중요하지 않은 편지, 이메일, 모임, 모임.
고효율 사람들은 일을 처리할 때 기본 원칙인 우선 원칙을 파악했다. 그들은 항상 오른쪽 위 사분면의' 중요하고 긴급한 일' 을 먼저 처리한다. 일과 생활 속에서 그들은 중요한 일에 집중하고 왼쪽 위 사분면의' 중요하고 긴급한 일' 과' 중요하지만 긴급하지 않은 일' 을 최선을 다해 오른쪽 아래 사분면' 긴급하고 중요하지 않은 일' 의 발생을 줄였다. 그들은 하찮은 일에 얽매이지 말라는 것을 알고 있다. 그들은 귀중한 시간을' 소방' 에 쓸 수 없다. 그래서 효율적인 사람들은 항상 더 많은 일을 할 충분한 시간이 있다.
정확한 목표를 설정하다
공을기는' 회향' 이라는 글자가 네 가지 표기법이 있다는 것을 알고 있는데, 그가 당초 얼마나 열심히 공부했는지를 알 수 있지만, 이런 지식은 현실 생활에서 무의미하다. 이것은 그가 학습 목표를 설정하는 데 있어서 실수를 저질렀고, 더 많은 노력을 기울였다는 것을 보여준다.
3. 현실적인 목표를 설정합니다
비현실적이고, 허황되고, 야심찬 작업 목표, 유일한 역할은 제정자와 집행자의 시간을 낭비하는 것이다.
목표는 서면으로 진술해야합니다.
우리는 잘 쓴 목표를 하나의 약속, 자신과 체결한 약속, 자신의 의무로 삼아야 한다. 우리는 계약 준수를 보장하기 위해 매우 노력해야 한다. 이것이 생산성 향상을 위한 동력의 원천이다.
목표에는 시간 제한이 있어야합니다.
자신에게 일을 완성할 기한을 주는 것은 종종 효율을 높이는 좋은 방법이다. 그것은 많은 시간을 소모하는 것을 피하고, 항상 너에게 무언가를 할 때가 되었다는 것을 일깨워준다. (존 F. 케네디, 시간명언) 많은 영업 사원들이 해야 할 일은 항상 마지막 30 분이나 마지막 밤까지 자정까지 끝나지 않는 경우가 많으며, 이 일을 시작하기 전에 할 일이 없지만, 여전히 할 수 있는 시간이 많다는 것을 끊임없이 위로하고 있다. (데이비드 아셀, Northern Exposure (미국 TV 드라마), 성공명언) 우리는 계획대로 진행할 수 있도록 우리 자신을 위해 현실적인 목표 시한을 정해야 한다.
넷째, 작업 목표를 달성하는 방법을 선택하십시오.
1. 당신의 일을 합리적으로 분배하다
자신의 일을 분류한 다음 특정 속성에 따라 요약한다. 예를 들면: A. 스스로 완성해야 하는 일; B. 다른 사람의 일을 위임할 수 있다. C. 동료들과 협력하여 수행해야 할 작업 ... 그런 다음 이러한 작업의 중요성과 긴급성을 개별적으로 판단하여 하나씩 완료해야 합니다. 자신의 업무 효율과 품질을 향상시키기 위해, 나는 똑같이 중요하고 긴급한 업무에서, 먼저 스스로 완성해야 하는 A 급 업무를 완성하고, 동료들과 협력하여 완성해야 하는 C 급 업무를 완성하는 데 집중할 것을 건의합니다. (데이비드 아셀, Northern Exposure (미국 TV 드라마), 일명언) 클래스 B 의 일에 관해서는, 나는 다른 사람에게 맡기는 것이 좋겠다, 이렇게 하면 내가 해야 할 일을 더 많이 완성할 시간이 있다.
많은 관리자들이 이 점에 대해 혼란스러워하기 쉽고, 누구나 할 수 있는 일상 업무에 많은 시간을 할애하고, 더 중요한 일을 할 시간이 없다. 이런 관점에서 볼 때,' 허가' 는 시간을 절약하고 생산성을 높이는 좋은 방법이다.
2. 그것을 완성하는 가장 좋은 방법을 찾아라
각 작업의 완료 방식을 일일이 열거하고 완성하는 가장 좋은 방법을 찾는 것도 좋은 방법이다.
3. 작업 일정을 미리 기재합니다
실천에 따르면, 일과 시간표는 일을 더욱 계획적으로 만들 수 있으며, 우리가' 우선 순위 1 위' 원칙에 따라 정확하게 일을 할 수 있도록 보장하며, 중요하지 않은 돌발사건과 사교 접대의 방해를 피할 수 있다는 것을 보여준다. 근무 시간표는 여러 가지 형태가 있는데, 가장 일반적인 형식은 위 표에 나와 있다.
시간은 모든 사람에게 공평하며, 사람의 의지를 전이하지 않는다. 시간을 합리적으로 안배하고 이용하는 사람만이 더 높은 생산성을 얻을 수 있다!
자신의 시간을 관리하는 방법 2
1, 향후 특정 시간에 완료할 작업을 기록합니다.
당신의 할 일 목록은 앞으로 어느 시점에 해야 할 일을 완성하는 데 도움이 될 것 같지 않습니다. 예를 들어, 당신은 동료에게 당신이 그와 함께 두 달 후에 일을 완성할 것이라고 말했다. 이럴 때 너는 이 점을 기억할 수 있는 방법이 필요하다. 미래의 어느 시점에서 너에게 일깨워 줄 수 있다. (윌리엄 셰익스피어, 템페스트, 희망명언) 나는 보통 전자 달력을 사용한다. 왜냐하면 많은 전자 달력에는 알림 기능이 있기 때문이다. 사실, 보험을 위해서, 여러 가지 알림 방법을 사용할 수 있습니다. 일단 한 가지가 작동하지 않으면, 다른 하나는 당신에게 상기시켜 줄 것입니다.
2. 정기적으로 컴퓨터를 백업하고 정리합니다.
컴퓨터에 저장된 파일에 대한 나의 처리는 위에서 언급한 것과 비슷하다. 나는 네가 컴퓨터에 보관하고 있는 인쇄문서의 95% 가 아직 너의 손에 3 개월 동안 있을 것이라고 추측한다. 나는 정기적으로 파일을 CD 에 백업하고, 컴퓨터에서 더 이상 필요하지 않은 파일을 즉시 삭제한다.
3. 너의 목록에 있는 다음 일을 적어라.
네가 계획을 시작한 일을 끝낸 후에, 너의 일일 목록에 네가 다음에 하고 싶은 일을 적어라. 만약 당신의 목록이 꽉 찼거나, 혹은 다음 날 일을 완성할 수 있다면, 당신은 그것을 내일이나 모레의 작업 계획으로 계산할 수 있습니다. 왜 어떤 사람들은 그들이 한 가지 일을 하려고 한다고 말했지만, 완성하지 못했는지 알고 싶습니까? 왜냐하면 그들은 이런 것들을 기록하지 않았기 때문입니다. 만약 내가 매니저라면, 나는 직원들에게 우리가 무엇을 해야 하는지 계속 말하지 않을 것이다. 나는 그들의 기억을 결코 믿지 않는다. 만약 그들이 종이와 펜을 가지고 있지 않다면, 나는 그들에게 빌려서 그들이 완성할 일과 시한을 기록하게 할 것이다.
4. 책상을 깔끔하게 유지하십시오.
나는 작업 환경을 엉망으로 만든 사람이 훌륭한 시간 관리자가 될 것이라고 결코 믿지 않았다. 마찬가지로, 한 사람의 침실이나 사무실이 뒤죽박죽이면, 그도 좋은 시간 관리자가 될 수 없다. 좋은 시간 관리자로서 지저분한 문서 더미에서 필요한 자료를 찾는 데 오랜 시간이 걸리지 않기 때문이다.
5. 매일 아침 하루 할 일을 열거합니다.
만약 네가 순서대로 일을 하지 않는다면, 너의 시간 관리는 효율적이지 않을 것이다. 매일 아침이나 전날 밤, 하루에 해야 할 일을 열거한다. 이 목록에는 비즈니스 및 개인 업무가 포함됩니다. 종이, 연습장, PDA 또는 기타 물건에 적어 주세요. 하루의 업무 과정에서, 너는 항상 그것을 검열해야 한다. 예를 들어, 회의 10 분 전에 당신의 기록을 보세요. 아직 메일을 보내야 한다면, 이 빈틈을 이용하여 임무를 완성할 수 있다. 네가 위의 모든 것을 다 기록할 때, 너는 다시 한번 검사하는 것이 좋겠다. 당신과 내가 같은 느낌을 가지고 있다면, 당신은 일을 마친 후 모든 프로젝트를 검사해서 만족감을 갖게 될 것이다. (존 F. 케네디, 일명언)
6. 모든 일을 하는 데 필요한 서류와 자료를 한 곳에 고정한다.
시간이 지남에 따라 많은 임무를 완수할 수 있으므로 모든 질서와 완전성을 유지하는 데 주의를 기울여야 합니다. (데이비드 아셀, Northern Exposure (미국 TV 드라마), 시간명언) 나는 보통 어떤 일과 관련된 물건을 함께 놓아서 필요할 때 쉽게 찾을 수 있다. 내가 완전히 한 가지 일을 완성한 후에, 나는 이 물건들을 단체로 다른 곳으로 옮길 것이다.
7. 네가 가야 할 약속을 기억해라.
할 일 목록을 사용하여 동료 및 친구와의 약속을 포함한 약속을 기억하는 데 도움이 됩니다. 내 경험에 따르면, 일에 바쁜 사람들이 약속을 지키는 것보다 약속을 놓친 횟수가 더 많다. 만약 당신이 모든 일을 다 했는지 잘 기억하지 못한다면, 당신은 반드시 적어두고, 시간 관리 방법을 이용하여 제때에 완성할 수 있도록 보장해야 한다. (존 F. 케네디, 시간명언) 만약 정말 일이 있어서 약속을 할 수 없다면, 미리 데이트 상대에게 전화할 수 있습니다.
8, 불필요한 서류와 자료를 정리하다.
아마 당신은 놀랄 것입니다. 지난 10 년 동안, 나는 모든 작업 서류가 놓여 있는 문서 서랍이 하나밖에 없었다. 나는 항상 새로 사용한 작업 서류를 서랍 앞에 놓는다. 서랍이 가득 차면 서랍 뒤의 서류를 정리할 것이다. 다른 말로 하자면, 나는 항상 서랍의 서류를 보관하는데, 총량은 이 범위를 초과하지 않을 것이다. 어떤 사람들은 모든 서류를 보관하고, 다 볼 수 없는 서류들은 결국 아무도 원하지 않는 폐지가 되고, 많은 서류들은 더 이상 사용되지 않을 수도 있다. 내가 여기서 말하는 문서에는 너의 작업 수첩이나 필요한 참고 자료가 포함되지 않고 축적하는 데 사용된다. 물론, 때때로, 나는 사용한 서류를 찾는다. 비록 그것들은 이미 내가 치웠지만, 나는 항상 원본을 컴퓨터에 보관할 것이다.
9. 하루 동안 완료되지 않은 작업을 다시 예약합니다.
이제 너는 매일의 작업 계획을 가지고 있어, 너는 그날 완성해야 할 새로운 임무를 늘렸다. 그럼, 하루가 끝날 때, 그 미완성 작업 항목들은 어떻게 처리될까요? 너는 그것들을 다음날로 연기하고, 너의 내일 업무 일정에 추가하도록 선택할 수 있다. 그러나, 당신이 지연자가 되지 않기를 바랍니다. 매일 할 수 없는 일이 있기 때문에 매일의 임무 목록이 전날보다 커질 것입니다. (데이비드 아셀, Northern Exposure (미국 TV 드라마), 도전명언) 정말 중요하면 문제없습니다. 다음날 완성하겠습니다. 그렇게 중요하지 않다면, 너는 관계자에게 네가 왜 그것을 완성하지 못했는지 설명할 수 있다.
10, 시계를 만들어 이번 달과 다음 달에 먼저 해야 할 일을 기록해 주세요.
내가 아는 한, 많은 사람들이 매일 작업 계획을 세우기 시작했다. 그럼 얼마나 많은 사람들이 이번 달과 다음 달에 해야 할 일을 더 높은 수준에서 계획할까요? 당신이 거래 업무에 종사하지 않는 한, 그 일정은 항상 단기 임무입니다. 너는 항상 매월 말에 총결산을 한 다음, 월초에 다시 안배를 시작한다. 한 달 동안의 작업 계획을 나열하는 것은 시간 관리의 고급 방법이다. 마찬가지로, 네가 이 표에 나열한 것은 반드시 네가 반드시 완성해야 하는 일이다. 매월 초, 지난달에 완성하지 못했지만 이번 달에 반드시 완성해야 하는 일을 목록에 추가합니다.
자신의 시간을 관리하는 방법 3
시간을 효과적으로 관리하는 방법-40 가지 규칙
시간을 잘 통제하지 못하는 사람들은 종종 시간이 부족하다고 느낀다. 이 말이 맞다. 그런데 어떻게 시간을 잘 활용할 수 있을까요? 이것은 시간 관리 전문가가 지난 10 년 동안 대답하려고 시도한 질문이다. 하단의 자체 테스트 테이블은 항상 40 개의 문제를 수집합니다. 이 모든 질문에 대한 긍정적인 대답은 시간 관리 전문가가 제창한' 효과적인 시간 관리 원칙' 을 보여 주며, 이들의 부정적인 대답은 시간 관리 전문가가 만류하려는 행동을 보여준다. 관리자는 최소한 6 개월마다 이 테스트 표에 따라 자기 검토와 자기 계발을 진행하길 바란다. 너는 아래의 40 가지 질문에 대답하여 네가 정말 얼마나 많이 해냈는지 볼 수 있다.
1. 명확한 장기, 중기 및 단기 목표를 설정했습니까?
나는 다음주에 무엇을 할 것인지에 대해 명확한 생각이 있습니까?
3. 한 근무일이 시작되기 전에, 나는 이미 그 근무일의 작업 순서를 정했습니까?
4. 긴급성이 아닌 사실의 중요성에 따라 나의 우선순위를 정합니까?
5. 저는 과정이 아니라 목표에 초점을 맞추고 있습니다. 제 자기평가는 활동보다는 표현에 기반을 두고 있습니까?
6. 제가 효과적인 시간에 중요한 일을 했나요?
7. 내가 오늘 장기, 중기 또는 단기 목표를 달성하기 위해 무엇을 할 것인가?
8. 나는 매일 소량의 시간을 남겨 계획을 세우고 일과 관련된 문제를 생각하고 있는가?
9. 통근 시간을 최대한 활용했습니까?
10. 오후에 졸지 않도록 점심 섭취량을 일부러 줄였나요?
1 1. 돌발적인 위기와 사고를 처리할 수 있도록 일정을 늦추었습니까?
12. 내 일을 다른 사람에게 위임하려고 합니까?
13. 도전적인 일과 일상 업무를 다른 사람에게 위임합니까?
14.' 책임 상응' 원칙에 따라 내가 권한을 부여받았는가?
15. 부하들이 그들이 어렵거나 귀찮다고 느끼는 일에 대해' 반허가' 를 하는 것을 막을 계획입니까?
16. 부하 직원의 도움을 효과적으로 활용하여 시간을 더 잘 파악하고 부하 직원의 시간을 낭비하는 병목 현상을 방지합니까?
17. 쓸모없는 자료와 간행물이 내 책상 위에 놓이는 것을 막기 위해 몇 가지 조치를 취했습니까?
18. 제가 선택권이 있을 때, 저는 전화를 통해 일을 처리하려고 합니까, 아니면 직접 처리하려고 합니까, 불가피할 때만 서면 소통을 사용합니까?
19. 특별한 경우를 제외하고, 내가 일하는 동안 내 일을 무시하려고 합니까?
20. 만약 야근이 필요하고, 내가 자유롭게 야근 시간을 선택할 수 있다면, 나는 일찍 출근하는 것이 퇴근을 늦추는 것보다 더 나을까?
2 1. 내가 빨리 작은 결정을 내리도록 강요합니까?
22. 중요한 정보를 얻자마자 의사 결정에 참여합니까?
23. 나는 항상 주기적인 위기에 대해 경계하고 그것을 막기 위한 조치를 취하고 있는가?
24. 나 자신과 타인을 위해 일을 완성하는 기한을 자주 설정합니까?
25. 제가 최근에 수익성이 없는 일상적인 일이나 활동을 종료할까요?
26. 제가 주머니나 핸드백에 물건을 담아서 한가할 때 꺼내나요 (예: 대합실, 기차, 비행기)?
27. 내가 해결해야 할 많은 문제에 직면했을 때, 내가' 80/20 원칙' (즉 중요한 문제는 20%, 중요하지 않은 문제는 80%) 을 적용합니까?
28. 내가 정말 내 시간을 통제할 수 있을까? 내 행동은 환경이나 다른 사람의 우선 순위가 아니라 나 자신에게 달려 있는가?
29. 파일당 한 번만 처리하려고 합니까?
30. 방문객, 회의, 전화 등 끊임없는 방해를 피하려고 적극적으로 노력하고 있는가. ) 내 일상 업무를 방해합니까?
3 1. 나는 현실을 직시하려고 노력하고, 지금 해야 할 일을 생각하고, 과거의 성패를 회상하거나, 미래의 모든 것을 걱정하는가?
32. 나는 시간의 금전적 가치를 마음속에 새겼는가?
33. 부하 직원에게 교육을 제공할 시간을 좀 내나요?
34. 제가 핸드폰을 같이 두려고 노력했나요? 전화하기 전에 관련 자료를 준비하셨나요?
35. 다양한 파일을 처리하는 시스템이 있습니까?
36. 나는 때때로' 문을 닫고 차를 만드는' 정책을 채택하여 다른 사람이 내 일에 간섭하는 것을 피할 수 있을까?
37. 하루의 일이 끝날 때, 나는 스스로에게 물었다: 어떤 일이 계획대로 진행되지 않는가? 계획대로 진행할 수 없는 이유는 무엇입니까? 앞으로 어떻게 치료해야 합니까?
38. 내가 회의를 준비하기 전에, 내가 각종 실행 가능한 방법을 탐구하여 회의를 대체해야 합니까?
39. 회의의 효율성과 효과를 향상시키는 기술을 강조합니까?
40. 내가 과거에 각종 시간 함정을 반복했는지 확인하기 위해 정기적으로 내 시간 관리 방식을 점검합니까?