대학 기록 관리 방법

제 1 장 총칙

첫째, 고등 학교 기록 업무를 규범화하고, 기록 관리 수준을 높이고, 파일을 효과적으로 보호하고 활용하며,' 중화인민공화국 기록법' 과 그 시행 방법에 따라 이 방법을 제정한다.

제 2 조이 조치에서 언급 된 "대학 기록 보관소" (이하 "대학 기록 보관소") 는 대학 입학, 교육, 과학 연구, 관리 및 기타 활동에 직접 관여하여 학생, 학교 및 사회에 보존 가치를 지닌 텍스트, 차트, 오디오 및 비디오 등 다양한 형태와 캐리어의 역사를 의미합니다.

제 3 조 고등 학교 기록 작업은 고등 학교의 중요한 기초 작업이며, 학교는 관리를 강화하여 학교의 전반적인 발전 계획에 포함시켜야 한다.

제 4 조 국무원 교육 행정부는 전국 고등학교 기록 업무를 주관한다. 성, 자치구, 직할시 인민정부 교육 행정부는 본 행정 구역 내의 고교 기록 업무를 주관한다.

국가 기록 관리 부서와 성, 자치구, 직할시 인민정부 기록 관리 부서는 직무 범위 내에서 고교 기록 작업에 대한 업무 지도, 감독 및 검사를 담당하고 있다.

제 5 조 고교 기록 작업은 교장이 이끌고 있으며, 그 주요 임무는 다음과 같다.

(1) 국가 관련 기록 관리에 관한 법률, 규정 및 정책을 관철하고 학교 기록 작업 규칙과 제도를 비준한다.

(2) 파일 작업을 학교 전체 발전 계획에 포함시켜 파일 정보화 건설을 학교의 다른 업무와 동시에 발전시킨다.

(3) 학교 운영 규모에 적합한 고교 기록기관을 건립하고, 기록사업 발전에 필요한 인원 편성, 문서, 설비 및 경비를 실시한다.

(4) 연구는 고교 문서 업무에서 중요한 상벌 및 기타 중대한 문제를 결정한다.

기록 업무를 담당하는 학교 지도자가 기록 업무를 분담하는 교장을 돕는다.

제 2 장 기관 설립 및 직원 배치

제 6 조 고등학교 기록 보관소에는 기록 보관소와 종합기록실이 포함된다.

다음 조건 중 하나를 충족하는 대학은 파일을 작성해야 합니다.

(a) 학교는 50 년 이상의 역사를 가지고 있습니다.

(2) 전일제 재학생 수 1 ,000 명 이상

(3) 중앙에서 보관하는 서류와 자료는 3 만권 이상 (길이 300 연미터) 입니다.

기록 보관소를 설립하지 않은 고교는 종합 기록 보관소를 세워야 한다.

제 7 조 고등학교 기록 보관소는 학교 기록 보관소를 보존하고 제공하는 전문 기관으로, 요구 사항을 충족하는 기록 보관소와 관리 시설을 갖추어야 한다.

특별한 조건이 필요하며 자주 보관하거나 사용하고 일정한 독립성을 갖춘 파일은 실제 필요에 따라 따로 실을 설치할 수 있다. 분실은 고교 기록 보관소의 가지이다.

제 8 조 대학 기록 보관소의 관리 책임은 다음과 같다.

(1) 국가 관련 서류작업에 관한 법률, 규정 및 정책을 관철하고 학교 서류작업을 총괄적으로 계획한다.

(2) 학교 기록 보관소 업무에 대한 규칙과 제도를 제정하고 시행을 책임진다.

(3) 학교의 각종 서류와 관련 자료를 접수 (수집), 정리, 감정, 인벤토리 및 보관할 책임이 있다.

(4) 검색 도구를 편성하고, 출판 자료자료를 편찬하고, 아카이브 정보 자원을 개발한다.

(5) 아카이브 정보 구축 및 전자 문서 보관을 조직한다.

(6) 기록 보관소의 개방과 이용을 수행한다.

(7) 학교 기록 보관소 직원에 대한 전문 교육을 실시한다.

(8) 서류를 이용하여 다양한 형태의 홍보 및 교육 활동을 전개하고, 서류의 문화 교육 기능을 충분히 발휘한다.

(9) 국내외 기록 보관소 학술 연구 및 교류 활동을 전개하다.

조건적인 고교 기록기관은 애국주의 교육기지 설립을 신청할 수 있다.

제 9 조 고등학교 기록 보관소는 필요에 따라 관장 1 명, 부관장 1 ~ 2 명을 설치한다. 종합기록실에는 주임 한 명이 설치되어 있고, 필요에 따라 부주임 1 ~ 2 명을 설치할 수 있다.

종합기록관 관장, 부관장, 관장 (이하 고교 기록기관 책임자) 은 다음과 같은 조건을 갖추어야 한다.

(a) 기록 보관소 사업을 사랑하고, 고급 이상의 전문기술직 경력을 가지고 있다.

(b) 조직 관리 능력, 개척과 혁신의 의식과 정신;

(c) 나이가 풍부하고 몸이 건강하다.

제 10 조 고등학교는 고교 기록기관에 전임 기록원을 배치해야 한다.

고교 전임 아키비스트는 학교 사업 편성에 포함됐다. 그 직원의 수는 학교가 학교 기록기관의 서류 수와 임무에 따라 결정된다.

제 11 조 고교 기록 작업자는 규율과 규율을 준수하고, 직무에 충실하며, 문서 업무 지식, 해당 과학 문화 지식, 현대 관리 기술을 갖추어야 한다.

제 12 조 고교 기록기관의 전임 기록원은 전문기술직 임용제나 직원 직급제를 실시하여 학교 교수 과학 관리 인원과 동등한 대우를 받는다.

제 13 조 고등학교는 유독성 유해 물질에 장기간 노출되는 기록인의 직업중독 사고를 방지하고, 법에 따라 산업재해 사회보험 대우와 기타 관련 대우를 받을 수 있도록 보호하고, 관련 규정에 따라 보조금을 지급해야 한다.

제 3 장 파일 관리

제 14 조 고등학교는 건전한 서류작업의 검사, 심사 및 평가 제도를 수립하고, 정기적으로 서류작업을 배치, 검사, 요약 및 검수하고, 직무책임을 명확히 하고, 책임의식을 강화하고, 학교 서류관리 수준을 높여야 한다.

제 15 조 고등학교는 종이 서류와 전자 서류를 동시에 보관해야 한다. 문서 자료의 보관 범위는 다음과 같습니다.

(1) 당군: 주로 고교당위, 노조, 단위, 민주당 등 조직의 각종 회의문서, 회의록, 회의록을 포함한다. 당 그룹 부서의 작업 계획 및 요약 상급자와 학교의 당군 관리에 관한 문건 자료.

(2) 행정: 주로 고교 각종 회의문서, 회의록, 행정업무요; 상급기관과 학교 인사관리 및 행정관리 자료.

(3) 학생류: 주로 고등학교 기록, 학생 등록 양식, 신체검사 양식, 학생 기록, 상벌 기록, 당 조직 기록, 졸업생 등록 등을 포함한다.

(4) 교학류: 주로 교학관리, 교학실천, 교학연구 등의 활동을 반영하는 서류와 자료를 포함한다. 원국가교위, 국가기록국' 고등교육서류 자료 보관 범위' (87) 교무자 0 16 호 관련 규정에 따라 집행한다.

(5) 과학연구: 원국가과학위, 국가기록국이 발급한' 과학기술연구기록관리 잠행규정' (당국발 [1987]6 호) 에 따라.

(6) 자본 건설: 국가기록국, 원국가계획위원회가 발급한' 자본 건설 프로젝트 기록 관리 잠정적 규정' (당국발 [1988]4 호) 에 따라 집행한다.

(7) 기기 설비: 주로 국산과 외국에서 수입한 각종 정밀하고 귀중하며 희소한 기기 설비 (65438 만원 이상) 를 포함한 무작위기술 문서 전체 세트와 수신, 사용, 유지 관리 및 개선 과정에서 생성된 문서 및 자료.

(8) 제품 제작: 주로 문서, 샘플, 샘플 사진, 비디오 등이 포함됩니다. 고교가 산학연구에서 형성하다.

(9) 간행물: 주로 고등 대학에서 편집 출판한 정기 간행물, 기타 학술 간행물, 원고, 견본 책, 출판 발행 기록 등을 포함한다.

(10) 외사: 주로 학교에서 국제회의 참석, 해외 시찰, 강의, 협력 연구 학습 물자를 포함한다. 학교에서 초빙한 해외 전문가, 교사가 교수 과학 연구 등의 활동에서 형성한 자료. 학교는 교간 교류, 중외협력 학교 운영, 해외 학교 운영 및 외국 또는 지역 전문가, 교사, 유학생, 홍콩, 마카오, 대만 학생 자료를 운영하고 있습니다. 학교에서 외국인에게 수여하는 영예직, 학위, 칭호 등의 자료.

(1 1) 회계: 재정부, 국가기록국이 발급한' 회계문서 관리방법' (채혜자 [1998]32 호) 에 따라 집행한다.

고교는 본교의 실제 상황에 근거하여 서류의 범위를 결정할 수 있다. 보관된 자료로는 종이, 전자, 사진 (플라스틱) 필름, 비디오 (녹음) 테이프 및 기타 캐리어 형식이 있습니다.

제 16 조 고등학교는 서류자료 형성 단위와 과제조의 서류제도를 실시해야 한다.

학교 각 부서에서 서류 업무를 담당하는 인원은 아카이빙 요구에 따라 본 부서의 교수 과학 연구 관리 인원을 조직하여 서류를 정리하고 제때에 보관해야 한다. 서류작업자는 종이문서와 전자문서의 자연 형성 법칙에 따라 서류자료를 정리, 그룹화, 페이지 번호 또는 분권번호를 매기고 권내 카탈로그를 만들어 본 부서의 서류업무를 담당하는 인원이 합격한 후 고교 서류기관에 넘겨야 한다.

제 17 조 보관 재료는 품질이 양호하고, 도면이 깔끔하며, 음향이 선명하며, 관련 사양 및 표준에 부합해야 한다. 전자 문서의 보관은 국가기록국이 발표한' 전자 문서 보관 관리 잠행 조치' 와' 전자 문서 보관 관리 사양' (GB/T 18894-2002) 에 따라 집행해야 한다.

제 18 조 대학 기록 보관소의 보관 시간은 다음과 같다.

(1) 학교 각 부서는 다음 학년 6 월 말까지 보관해야 한다.

(2) 각 학과는 다음 학년 겨울 방학 전에 보관해야 한다.

(c) 연구 파일은 프로젝트 완료 후 2 개월 이내에 보관해야하며, 인프라 파일은 프로젝트 완료 후 3 개월 이내에 보관해야합니다.

제 19 조 고등학교 기록 보관소는 서류를 정리, 분류, 감정 및 번호를 매겨야 한다.

제 20 조 고등학교 기록 보관소는 국가 기록 보관소의 직무 문서 자료 보관 범위와 문서 보관 기한에 관한 규정에 따라 기록 자료의 보관 기한을 결정해야 한다. 기한이 지났고 보존가치가 상실된 서류는 관련 부서의 감정, 등록 및 신고자의 승인을 받은 후 폐기됩니다. 검증과 승인 없이는 어떠한 서류도 파기할 수 없다.

제 21 조 고등학교 기록 보관소는 고급 기록 보호 기술을 채택하여 기록 파손, 퇴색, 곰팡이 및 손실을 방지해야 한다. 손상되거나 퇴색한 파일은 제때에 복구하거나 복사해야 합니다. 중요한 서류와 파손되고 퇴색된 서류는 제때에 디지털화하여 전자 문서로 가공하여 잘 보관해야 한다.

제 22 조 고교 서류는 고교 기록기관이 보관한다. 국가가 필요로 할 때, 고등학교는 필요한 서류 원본이나 복사본을 제공해야 한다.

제 23 조 고등 대학 및 기타 기관에서 완성한 항목은 고등 대학 기록 기관이 최소한 한 세트의 서류를 보존해야 한다. 협력기관은 자신의 임무와 관련된 서류 원본을 보관하는 것 외에, 사본을 고교 기록기관에 보내 보존해야 한다.

제 24 조 고등학교의 개인은 규정에 따라 교육 과학 연구 관리 등 전문활동에서 형성된 각종 형식의 서류를 제때에 보관해야 하며, 어떤 개인도 자기 소유를 해서는 안 된다.

개인이 탈산 활동에서 형성한 중요한 서류의 경우 고교 서류기관은 수집, 호스팅 등을 통해 관리할 수 있다.

고등학교 기록 보관소는 학교와 관련된 각종 기록 자료를 수집하는 전문 제도와 방법을 마련해야 한다.

제 25 조 고등 학교 기록 보관소는 정기적으로 서류와 자료의 보관 상황을 점검하고 안전의 위험을 없애야 하며, 특수한 상황이 발생하면 즉시 교장에게 보고하고 제때에 처리해야 한다.

서류의 기술 관리는 관련 규칙과 제도를 건전하게 세워야 하며, 전담자가 책임져야 한다.

제 26 조 고교 기록기관은 서류통계연보 제도를 진지하게 집행하고 국가 관련 규정에 따라 서류작업의 기본 상황에 대한 통계보고를 제출해야 한다.

제 4 장 파일 활용 및 발표

제 27 조 고교 기록 보관소는 국가 관련 규정에 따라 서류를 발표해야 한다. 고등학교의 허가 없이, 다른 어떤 조직이나 개인도 학교 서류를 발표할 권리가 없다.

다음 상황 중 하나가 사회에 발표되지 않습니다.

국가 비밀을 다룬다.

(2) 특허 또는 기술 비밀을 다룬다.

(3) 개인의 사생활을 다룬다.

(d) 파일의 이용은 파일 형성 단위의 제한을 받는다.

제 28 조 합법증명서를 소지한 기관이나 개인은 파일 활용의 목적과 범위를 밝히고 관련 등록 절차를 이행한 후 발표된 서류를 이용할 수 있다.

해외 조직이나 개인이 서류를 이용하는 것은 마땅히 국가의 관련 규정에 따라 처리해야 한다.

제 29 조, 미공개 문건을 조회, 추출, 복제하는 것은 반드시 서류기관 책임자의 비준을 받아야 한다. 공개되지 않은 기술 문제와 관련하여 문서 구성 단위나 본인의 동의를 거쳐 필요한 경우 의뢰인에게 승인을 제출해야 합니다. (데이비드 아셀, Northern Exposure (미국 TV 드라마), 과학명언) 이용이 필요한 서류는 중대한 문제나 국가 비밀과 관련이 있으며, 학교 비밀 부서의 비준을 받아야 한다.

제 30 조 고교 기록기관이 제공하는 중요하고 진귀한 서류는 일반적으로 원본을 제공하지 않는다. 특별한 요구가 있으면 서류기관 책임자의 비준을 받아야 한다.

고교 기록기관의 공식 도장을 찍힌 문서 사본은 원본과 동등한 효력을 가지고 있다.

제 31 조 고교 기록 개방은 전문 열람실을 설립하여 필요한 검색 도구 (기록 기준은' 기록 규칙' (DA/T 18- 1999) 에 따라 수행됨) 를 편성하여 오픈 파일 카탈로그, 문서 가이드를 제공해야 한다. , 사회가 파일을 활용할 수 있도록 편리한 조건을 만들다.

제 32 조 고등학교 기록 보관소는 서류증명서를 발급하는 유일한 기관이다.

고교 기록기관은 서류의 사회적 이용을 위한 편의조건을 만들어야 하며 공익을 목적으로 비용을 부과해서는 안 된다. 개인 또는 상업적 목적으로 관련 규정에 따라 합리적인 비용을 청구할 수 있습니다.

사회조직과 개인이 양도하고 기증한 서류를 이용할 경우 고교 서류기관은 무료이고 우선적으로 제공해야 한다.

제 33 조 고등학교 기록 보관소에 기탁된 서류는 기탁자가 소유한다. 고교 기록기관은 사회에 이용을 제공해야 하는 것은 수탁자의 동의를 얻어야 한다.

제 34 조 고교 기록기관은 마땅히 적극적으로 서류의 편찬 연구 작업을 전개해야 한다. 역사 서류의 출판과 서류의 공개는 반드시 문서 형성 단위의 동의를 거쳐 교장의 비준을 받아야 한다.

제 35 조 고교 기록 보관소는 다양한 형식 (예: 기록 전시회 개최, 기록 보관소 전시, 기록 사이트 건설 등) 을 채택해야 한다. ) 그리고 적극적으로 파일 홍보를 전개하다. 조건적인 고교는 관련 전공 고학년에 서류관리 선택과목을 개설해야 한다.

제 5 장 조건부 보증

제 36 조 고등학교는 고교 서류작업에 필요한 경비를 학교 예산에 포함시켜 서류작업의 필요성을 보장해야 한다.

제 37 조 고등학교는 기록 관리 요구 사항을 충족하는 전문 서류를 기록 기관에 제공해야 한다. 파일사업 발전에 적응하지 못하거나 파일보관요구 사항을 충족하지 못하는 경우' 파일건설기준' (건표 103-2008) 의 요구에 따라 제때에 개축, 확장 또는 신설해야 한다.

기밀 서류를 보관하는 전문 창고가 있어야 한다.

오디오 및 비디오, 전자 및 기타 특수 캐리어 파일의 저장에는 항온 항습, 화재 예방, 얼룩 방지 및 해충 방제에 필요한 시설이 갖추어져 있어야합니다.

제 38 조 고등학교는 아카이브 관리 현대화 및 아카이브 정보화에 필요한 장비 시설을 갖추어 디지털 아카이브 (실) 건설을 가속화하고 아카이브 정보화가 학교 디지털 캠퍼스 건설과 동기화되도록 하기 위한 특별 자금을 마련해야 한다.

제 6 장 보상 및 처벌

제 39 조 고등학교는 서류작업에 다음과 같은 공헌을 한 기관이나 개인에게 표창과 장려를 해야 한다.

(a) 파일 수집, 정리, 제공 및 활용에 상당한 성과를 거두었습니다.

(2) 파일 보호 및 현대화 관리 방면에서 현저한 성과를 거두었다.

(3) 기록학 연구와 기록자료 연구에 중요한 공헌을 한 것이다.

(4) 대학 기록 보관소에 중요하거나 귀중한 기록 보관소를 기증한다.

(5) 파일 법률 법규 위반과의 투쟁이 두드러진다.

제 40 조 고등학교는 다음과 같은 행위 중 하나를 가지고 있으며, 직접 책임지는 임원 및 기타 직접책임자에 대해 법에 따라 처분을 한다. 범죄를 구성하는 사람은 사법기관이 법에 따라 형사책임을 추궁한다.

(1) 직무를 소홀히 하여 서류의 손상, 분실 또는 무단 파기를 초래한다.

(2) 기밀 유지 규정을 위반하여 무단으로 서류를 제공, 복사 또는 발표하는 것

(3) 파일을 변경, 위조합니다.

(4) 무단 판매, 증정 또는 파일 교환

(5) 규정에 따라 보관하거나, 보관을 거부하거나, 서류를 자기 소유로 하지 않는다.

(6) 기타 파일 법률 및 규정 위반.

제 7 장 부칙

제 41 조 이 방법은 각종 일반고등학교와 성인고등학교에 적용된다.

제 42 조 고등학교는 본 방법에 따라 시행 세칙을 제정할 수 있다.

부속 고등학교 (부속 병원, 학교 운영 기업 등 포함) 의 파일 관리. ) 실제 상황에 따라 학교가 자율적으로 결정한다.

제 43 조 본법은 2008 년 9 월 6 일부터 시행된다. 1989+00 년 6 월 국가교육위원회가 발표한' 고등학교 기록 관리방법' (국가교육위원회 명령 제 6 호) 이 동시에 폐지됐다.