1. 버전에 주의하십시오. 이전 버전은 새 버전으로 교체해야 하고, 이전 버전은 제때에 회수하여 다른 부서의 이전 버전 문서로 인한 손실을 방지해야 한다.
2. 발급한 서류에 서명하다.
3. 문서의 기밀 유지 및 액세스 권한에 유의하십시오. 일부 기밀 문서는 모든 사람에게 공개되지 않습니다.
직원이나 비서 같은 직위
산하 부서는 회사의 조직 구조에 따라 다르며, 일부는 파일 관리 과정이고, 일부는 QA 에 속한다.
질문 2: 문서 관리 센터가 어느 부서에 속하는지 누가 알 수 있습니까? 문서 관리 센터는 회사 구조에 따라 독립적이거나 품질부, 계획부, 총지배인 사무실에 설치될 수 있습니다.
질문 3: 파일 제어, ISO 파일 제어란 무엇입니까? 어느 부서에 속합니까? 비서예요? ISO 체계 파일의 관리 및 제어를 담당하고 관련 문서의 전송, 수신 및 보관을 담당합니다.
1. 버전에 주의하십시오. 이전 버전은 새 버전으로 교체해야 하고, 이전 버전은 제때에 회수하여 다른 부서의 이전 버전 문서로 인한 손실을 방지해야 한다.
2. 발급한 문건에 서명하다.
3. 문서의 기밀 유지 및 액세스 권한에 유의하십시오. 일부 기밀 문서는 모든 사람에게 공개되지 않습니다.
직원이나 비서 같은 직위
산하 부서는 회사의 조직 구조에 따라 다르며, 일부는 파일 관리 과정이고, 일부는 QA 에 속한다.
질문 4: 파일 제어 10 의 약어는 무엇입니까?
파일 제어
Myship.gov/...alID=0
(1) 표준 조항: "조직은 a) 파일을 쉽게 찾을 수 있도록 이 표준에 필요한 모든 파일을 통제할 수 있는 프로그램 세트를 구축하고 유지해야 합니다. B) 정기적으로 문서를 검토하고 필요한 경우 수정하며 권한 있는 사람이 적합성을 확인합니다. C) 환경 관리 시스템의 효과적인 운영에 중요한 역할을 하는 모든 직책은 관련 문서의 최신 버전을 받을 수 있습니다. D) 모든 배포 및 사용 장소에서 유효하지 않은 문서를 신속하게 회수하거나 오용을 방지하기 위한 다른 조치를 취합니다. E) 법률 및/또는 정보 보존의 필요성으로 인해 보존된 폐기 문서는 식별되어야 합니다. 모든 서류는 반드시 명확하게 쓰고, 날짜 (개정일 포함) 를 명시하고, 명확하게 표시하고, 잘 보관하고, 규정된 기한 내에 보관해야 한다. 모든 종류의 문서를 만들고 수정하는 절차와 책임을 규정하고 유지해야 한다. " (2) 요점 이해: 파일 제어에는 파일의 승인, 릴리즈, 사용, 변경, 무효화 및 재활용이 포함됩니다. 조직은 서류를 형성하는 절차를 제정하고 그에 따라 서류를 관리해야 한다. 환경 관리 시스템 파일 시스템에는 설명서, 절차, 운영 지침, 운영 사양, 양식, 환경법 규정 등 환경 관리와 관련된 다양한 문서가 포함되어야 합니다. 조직이 세운 파일 관리 절차는 다음과 같은 내용을 규정하고 그에 따라 집행해야 한다. 1 문서에 대한 액세스 위치와 간단한 파일 검색 방법을 규정해야 한다. ② 문서의 유효성과 적응성을 확인하기 위해 정기적으로 문서를 검토하십시오. 개정 문서의 승인은 권한 있는 사람이 해야 한다. -일반적으로 문서의 연속성을 보장하기 위해 원래 승인자가 승인합니다. (3) 환경 요인에 대한 통제와 관리에 중요한 역할을 하는 직위가 현재 유효한 서류를 받을 수 있도록 하여 운영자가 정확한 문건에 따라 운영될 수 있도록 보장한다. (4) 서류가 효력을 상실한 후, 제때에 원래 발행부서와 사용처에서 회수하고, 필요한 폐기 조치를 취하여, 문건이 계속 사용되는 것을 방지하여 환경요소 통제 실수를 초래하여야 한다. ⑤ 일부 법률 문서가 실효 후 보존이 필요하거나 지식이나 정보를 보존하기 위해 폐기할 수 없는 경우, 이러한 문서는 환경 영향 평가, 환경 시설 수용 보고서, 허가, 법정 부서의 모니터링 보고서, 환경 시설 도면 등을 포함할 수 있는 다른 문서와 구분하기 위해 적절한 표시를 해야 합니다. 모든 파일은 읽기 쉽고 승인 날짜로 표시되어야합니다. 개정 후에는 개정 날짜를 표시해야 하며, 문서의 표시는 명확하고 쉽게 찾을 수 있어야 한다. 서류를 잘 보관하려면 서류의 중요성과 유형에 따라 문건을 제정하고 개정하는 절차와 책임을 규정해야 한다. 파일 제어의 목적은 규칙에 따라 시스템을 구성하고 개인이 따르는 파일이 최신이고 유효한지 확인하는 것입니다. 조직은 번거로운 파일 제어 시스템을 지나치게 추구하는 것이 아니라 환경 관리 시스템 및 환경 성과의 효과적인 구현에 집중해야 합니다.
파일 관리 책임 (비표준 데이터):
1. 모든 관리 대상 문서를 관리, 등록, 통계 및 배포합니다.
회사 문서 및 양식의 형식 제어;
회사는 문서 인쇄, 복사 및 보관 관리를 주도합니다.
4, 중요한 회의록, 회의록 인쇄;
5, 외국 고객에게 연락하고, 각종 추적 작업을 잘 하고, 제때에 회사 지도자에게 보고한다.
6. 회사의 제품 카탈로그를 개발하고, 고객과 온라인 접촉을 구축하고, 자신의 홈페이지를 만든다.
7. 총지배인의 승인을 위해 환급 청구서를 요약하고 발행을 승인합니다.
등등
질문 5: 문서 관리의 책임은 무엇입니까? 문서 관리 센터의 주요 책임:
1. 회사 전체의 문서 자료 작업을 계획하고 조정하며 각 센터/부서의 문서 자료 작업을 감독, 지도 및 점검합니다.
2. 회사의 문서 자료 업무에 관한 규칙과 제도를 제정하고 조직한다.
3. 회사 문서 및 관련 자료의 수집, 요약, 정리, 분류, 표시, 보관, 보호 및 통계를 담당합니다.
4. 기밀 유지 제도를 엄격히 집행하여 문서 자료의 분류 통제, 비밀 유지 및 암호 해독 작업을 잘 한다.
5. 문헌 홍보 컨설팅 활동을 전개하여 문헌 자료의 개방과 활용을 잘 하고, 회사 업무와 직원을 적극적으로 서비스한다.
6. 문건 자료의 교육 기능을 충분히 발휘하여 문통제센터를 회사의 교육교육 기지 중 하나로 만들다.
7. 문헌 정보 개발과 교류의 편찬 연구를 전개하여 문헌 정보의 정보원 역할을 발휘하다.
8. 회사 각 부서의 문서 관리자에 대한 업무 학습 및 교육을 구성하고 업무를 지도합니다.
9. 방화, 도난 방지, 방충 작업을 잘 하여 문서 자료의 안전을 보장합니다.
질문 6: 파일 제어 프로세스란 무엇입니까, zhidao.baidu/question/450564? -응? Fr = qrl 3
다음 문서 절차는 무건군이 작성하며, 지적재산권은 무건군이 소유한다. 예를 들면 hi.baidu/wujianjunty 와 같은 출처를 기재해 주세요.
0 1 파일 제어 프로그램
1.
회사 문서의 작성, 감사, 승인, 배포, 보관, 사용, 변경, 식별, 재활용 및 무효화를 통제하는 전 과정을 통해 해당 사이트에서 사용되는 모든 문서가 유효한 버전인지 확인합니다.
2. 적용 범위
우리 회사의 모든 서류를 통제하다.
3. 책임
3. 1. 종합부는 품질 및 환경 설명서, 품질 및 환경 절차 문서 및 기타 회사 급 문서의 준비, 사용 및 수정을 담당합니다. 모든 문서 (외부 문서 포함) 의 식별, 저장, 배포, 재활용 및 무효화에 대한 통제를 담당합니다.
3.2 각 부서는 관련 책임 범위 내에서 운영 문서, 기록 및 기타 관리 문서의 준비, 저장, 사용 및 수정을 담당합니다.
3.3. 총괄 관리자, 관리자 대표 및 담당 부사장은 각각 품질 및 환경 설명서, 품질 및 환경 절차 문서, 회사 기술 문서 및 기타 관련 문서의 승인을 담당합니다.
4. 관리 절차
4. 1. 문서:
4. 1. 1. 관련 책임 부서 (일정 1 참조) 는 품질 환경 관리 시스템 및 다양한 품질 활동의 요구 사항에 따라 책임 범위 내에서 문서 작성을 조직합니다.
4. 1.2. 각 부서가 실제 업무 요구에 따라 서류를 추가할 때' 문서 작성/수정 승인표' 를 작성해야 하며, 사장이나 매니저 대표나 주관 부사장의 승인을 받아야 문서 작성을 구성할 수 있다.
4.2 문서 검토 및 승인:
4.2. 1. 파일 (첨부 파일 포함) 검토 (파일 형식 검토 및 파일 컨텐츠 검토 포함). 파일 형식은 zhhk-ko/ZD-003 파일 형식 관련 규정을 참조하십시오.
4.2.2. 문서 작성이 완료되면 작성자는 먼저 문서 형식을 검토하는 종합부에 문서를 제출해야 합니다. 형식 승인 후 종합부는 부표 1 의 규정 (회부 부서가 3 개 미만) 에 따라 관련 감사인의 비준 또는 서명을 보고한다.
4.2.3. 파일 승인 후 승인을 위해 해당 승인자에게 제출해야 합니다.
4.3 문서 배포:
4.3. 1. 회사의 모든 서류는 종합부분을 통해 전송됩니다.
4.3.2. 파일이 릴리즈되기 전에 파일 승인자는 먼저 파일 릴리즈 범위를 결정하고 종합부는 파일 릴리즈 및 재활용 레코드 등록을 담당합니다.
4.3.3. 문서가 발송되면 수신자가 서명해야 합니다.
4.4. 문서 저장소:
4.4. 1. 종합부는' 관리 문서 목록' 을 보관하고 작성한다.
4.4.2. 각 문서 사용 부서는 관리 범위 내에서 사용되는 모든 유효한 문서를 포함하여 해당 부서의 관리 문서 목록을 작성해야 합니다.
4.4.3. 품질 및 환경 관리 시스템과 관련된 문서를 빌릴 때는 "문서/기록 대출 및 복제 목록" 을 작성하여 종합부의 승인을 받아야 합니다. 종합부는 대출자에게 빌린 서류를 제때에 반납하도록 독촉해야 한다.
4.4.4. 문서를 복사할 때는' 차용 복사 문서/기록목록' 을 작성해야 한다. 원본 문서 승인자의 승인 없이는 무단 복제를 할 수 없다.
4.4.5. 사장의 승인 없이는 회사의 어떤 서류도 대출할 수 없다. 대출을 승인한 서류는 종합부에서 등록하고 대출자에게 제때에 돌려주도록 독촉한다.
4.4.6. 문서는 분류하여 보관하고, 잘 보관하고, 로고가 명확하고, 쉽게 찾을 수 있어야 한다. 파일 아카이브는 zhhk-ko/ZD-005 파일 및 기록 아카이브의 관련 규정을 참조하십시오.
4.5 문서 사용:
4.5. 1. 문서 사용 전에 문서 사용 부서는 본 부서의 모든 직원을 홍보하여 ... >> 를 확보해야 합니다
질문 7: 문서 컨트롤은 무엇입니까? 파일 관리는 EMS 의 파일 관리 요구 사항입니다. (1) 이 기사는 조직의 문서 작성의 목적과 범위를 설명하며 품질 관리 시스템 문서 작성의 일반적인 요구 사항입니다.
(2) 품질 관리 시스템 문서는 품질 관리 시스템 운영의 기초이며 의도를 전달하고 행동을 통일하는 역할을 할 수 있습니다.
(3) 품질 관리 시스템 문서는 품질 방침 및 품질 목표를 설정하고 이를 사용하여 상호 연관된 상호 작용 요소 세트에 대한 설명입니다. 실제 편성 및 사용 문서는 주로 품질 설명서, 절차 문서, 작업 지침, 표준 문서, 품질 계획 및 품질 기록입니다.
(4) 품질 관리 시스템 문서의 상세 수준은 주로 다음 요소에 의해 결정됩니다.
A) 조직의 규모와 유형.
B) 프로세스의 복잡성과 상호 작용
C) 직원의 능력 (예: 얼마나 많은 훈련을 받았는지, 교육 수준, 기술의 숙련도, 경험의 풍부함 등).
(1) iso 9001:2000: 2000 표준은 6 가지 문서화 절차 (문서 관리 절차, 품질 기록 관리 절차, 부적합 관리 절차, 내부 품질 감사 절차, 수정 조치 절차 및 예방) 를 규정합니다
(2) 본 기준에는 요구 사항이 없지만, 프로세스의 효과적인 운영과 통제를 보장하기 위해 조직은 자체적으로 적절한 문서를 식별하고 작성해야 하며, 이러한 문서는 실사구시적이어야 합니다.
프로그램 파일 및 기타 파일은 모든 미디어에 존재할 수 있으며 종이, 컴퓨터 디스크, CD 또는 기타 전자 미디어, 사진 또는 이들의 조합이 될 수 있습니다.
질문 8: 파일러의 직업은 무엇입니까? (구체적이고, 상세하며, 심오하고, 설득력이 있음) 기업의 성격과 규모에 따라 각 부처의 직무에 대한 책임 정의가 다르고, 업무의 성격과 내용도 다르다.
일반: 문서 정리, 배포, 등록, 제작 부서 보고서, 일상적인 부서 업무 (출석, 회의 통지 등). ), 유지 보수 파일 제어 시스템 등
문서 관리자의 작업 설명
직책 이름: 파일 관리자
부서: 행정부
부하직원: 관리 관리자
부하직원: 없음
작업 개요: 회사 문서 및 파일의 관리, 인쇄 및 복사를 담당합니다.
직무 역할:
1, 회사의 가치 있는 자료, 증명서, 허가증, 서류, 시청각 관리를 전면적으로 책임진다.
회사의 문서 관리 시스템을 개발하십시오.
3. 문서 및 파일의 적시 수집, 보관, 분류, 번호 지정 및 식별 관리.
4. 문서 및 파일의 발행, 등록, 교체 및 파기 관리.
5. 파일 및 파일의 인쇄, 복사, 팩스 전송 및 수신을 관리합니다.
6. 문서, 서류의 유통, 대출, 승인, 등록 및 적시 회수, 보안 및 기밀 관리.
7. 검사 문서 및 파일 관리 시스템의 구현을 감독합니다.
8, 아카이브 관리.
9. 상부에서 맡긴 관련 임무를 완수하다.
작업 권한:
1. 관련 부서와 인원에게 회사의 귀중한 정보와 증명서를 요구할 권리가 있다.
2. 관련 부서와 인원의 협조를 요구할 권리가 있다.
3. 회사의 규칙과 제도에 따라 서류와 서류를 대여하는 것을 거부할 권리가 있다.
4. 관련 규정에 따라 회사 기밀 정보 공개를 거부할 권리.
업무 관계: 내부 연락-관련자 및 부서와 연락합니다.
질문 9: ISO 파일 제어 프로세스란 무엇입니까? 문서 관리 관리 제 1 장 총칙
1. 회사 데이터 관리 표준화, 데이터 수집 및 관리 강화, 데이터 보호 및 활용, 서비스 회사 업무, 회사 데이터의 실용성 및 효율성 향상, 회사 실제와 연계하여 이 방법을 개발합니다.
둘째, 정보 범위
회사의 기록 범위는 다음과 같이 결정됩니다.
회사 설립 및 변경 신청, 승인, 등록된 문서 및 자료 회사 주주회, 이사회, 감사회가 형성한 문서 자료 재무, 회계 및 관리에 관한 문서 및 정보; 노동 임금, 인사 및 법률 업무 관리에 관한 문서 및 자료 경영 관리 문서 및 자료 생산 기술 관리 문서 및 정보 제품 생산, 에너지 소비 및 안전 생산에 관한 문서 및 자료 장비 관련 문서 정보; 자본 건설, 엔지니어링 설계, 시공, 준공 및 수리에 관한 문서 및 자료 과학 연구, 기술 도입 및 이전 자료; 교육 및 훈련에 관한 문서 및 자료 정보 및 정보 문서 및 자료 활용 및 보존 가치가 있는 기타 문서 자료 위의 서류는 공문 이비서자원망-govyi 에서 발췌한 것으로 결의안, 결정, 규정, 규정 등 각종 회의문서, 중요한 기록, 작업 계획, 업무 요약, 노동임금, 업무상황, 인사문서, 결정, 위임서, 계약, 계약 등을 포함한다.
회사 정보에는 사진 문서 (뉴스, 기술, 예술 사진 포함, 원본 및 해적판 필름, 사진, 텍스트 설명으로 구성) 도 포함됩니다. 영화 문서 (원판 원본, 사본 및 텍스트 설명 포함) 기록 문서 (기록 및 테이프 포함); 비디오 파일 (정치, 경제, 기술, 오락 및 광고 활동 포함).
셋째, 회사 내 각 센터/부서 및 개인은 이 방법을 준수하고 문서 자료를 수집, 정리, 보관, 보관 및 보호할 의무를 져야 합니다.
제 2 장 경영 시스템 및 제도적 책임
넷째, 집중과 분산이 결합된 관리 체제를 실행한다. 그룹 총지배인 사무실은 주요 문서 자료의 관리를 담당하고, 다른 부서의 문서 자료 관리를 감독하고 지도한다. 총지배인 사무실은 문통제센터를 설립하고, 문통제센터 관리자가 회사의 주요 서류와 자료를 책임지고 있으며, 시스템 관리부가 직접 이끌고 있다. 문서 관리 센터 관리자의 임무는 회사와 각 부서의 원본 자료와 문서의 무결성, 보안 및 기밀성을 보장하고 쉽게 사용할 수 있도록 하는 것입니다.
5. 문통제센터는 회사 문서 자료의 행정기능관리부서이자 문서 자료를 영구히 보존하고 보호하는 기관이며, 문서 자료 자원을 개발하고 활용하는 정보교류센터이기도 하다.
문서 관리 센터의 주요 책임:
1. 회사 전체의 문서 자료 작업을 계획하고 조정하며 각 센터/부서의 문서 자료 작업을 감독, 지도 및 점검합니다.
2. 회사의 문서 자료 업무에 관한 규칙과 제도를 제정하고 조직한다.
3. 회사 문서 및 관련 자료의 수집, 요약, 정리, 분류, 표시, 보관, 보호 및 통계를 담당합니다.
4. 기밀 유지 제도를 엄격히 집행하여 문서 자료의 분류 통제, 비밀 유지 및 암호 해독 작업을 잘 한다.
5. 문헌 홍보 컨설팅 활동을 전개하여 문헌 자료의 개방과 활용을 잘 하고, 회사 업무와 직원을 적극적으로 서비스한다.
6. 문건 자료의 교육 기능을 충분히 발휘하여 문통제센터를 회사의 교육교육 기지 중 하나로 만들다.
7. 문헌 정보 개발과 교류의 편찬 연구를 전개하여 문헌 정보의 정보원 역할을 발휘하다.
8. 회사 각 부서의 문서 관리자에 대한 업무 학습 및 교육을 구성하고 업무를 지도합니다.
9. 방화, 도난 방지, 방충 작업을 잘 하여 문서 자료의 안전을 보장합니다.
제 3 장 문서 데이터 관리
자동사 문서 및 자료 수집 미만:
1. 보관 범위, 보관 시간 및 보관 기간을 설정하는 건전한 보관 제도를 수립합니다 (보관 기간은 영구 보관, 보관 10 년, 3 년, 1 년 등으로 구분됨). ); 문서의 버전 번호를 나타냅니다.
불완전한 문서와 정보를 수집하기위한 다양한 조치를 취하십시오.
3. 제때에 완성된 서류를 회수에 제출하고 검사가 완료된 후 아카이브를 구성한다.
Vii. 문서 작성, 아카이빙 및 관리:
1 .. 모든 사건을 구분하고 아카이브 체크리스트 확인 ... >>
질문 10: 파일 제어의 구체적인 작업은 무엇입니까? 우선, 문서 통제가 무엇을 하고 있는지 알고 싶다면, 문서 통제의 책임을 알아야 한다. 회사 전체의 문서 작업 계획과 조정, 각 센터/부서의 문서 자료 작업 모니터링, 지도 검사, 수집, 요약, 정리, 분류, 로고, 보관, 보호, 통계 문서 등을 담당하는 업무, 학습 및 훈련 그들의 업무를 지도하고 서류자료 업무를 제정하고 집행하는 규칙과 제도를 책임진다. 기초가 있는 사람에게는 복잡하지 않지만 잘하려면 노력을 기울여야 한다. 기초가 없는 사람에게는 복잡할 수 있지만, 모든 사람이 어떻게 시작해야 할지 전혀 모르는 다음 능숙하다는 것을 알아야 한다. (윌리엄 셰익스피어, 햄릿, 지혜명언) 천천히!