첫째, 기초를 다지고, 엄밀하게 문서 등록 작업을 잘 하는 것이다.
공문 처리는 중앙 집중식 통일관리의 원칙을 견지하고, 서기원들이 수문을 엄격히 통제하고, 서류의 서명 등록 작업을 잘 할 것을 요구해야 한다. 발행 된 문서, 통지, 동료 부서에서 보낸 편지, 부하 직원이 제출 한 요청, 보고서 등 표준화 된 관리 및 검사를 용이하게하기 위해 수집, 운영 및 관리 전문가를 지정해야합니다. 일부 기관이나 부서에서는 불확실한 사람이 서류에 서명했다. 매일 사방팔방에서 온 서류의 경우 사무실 직원 몇 명이 열어 볼 수 있어 파일이 손실되거나 수신되지 않을 수 있습니다. 따라서 정확한 방법은 전문가를 지정하여 제때에 등록하는 것이다. 사무원이 착오가 없는 것을 확인한 후, 신속하게 서명하여 상세히 등록해야 한다. 현재 스프레드 시트 (excel 양식) 를 많이 사용하여 등록을 하고, 서명도장, 일련 번호, 공문서 처리표를 정확하게 기입하여 부서장의 승인을 받고 있습니다.
둘째, 엄격하고 세밀하며, 시종일관 파일 보관과 보관 작업을 잘 한다.
공문이 완성되면 서기관들은 이 서류들을 질서 있게 보관해야 하며, 일부 중요한 서류도 분류해서 보관할 수 있다. 예를 들어, 단위 구조 조정, 단위 이름 변경, 리더십 직무 임면과 관련된 경우 개별적으로 보관하여 쉽게 찾을 수 있습니다. 앞으로 아카이브될 문서도 있어 활용도가 높습니다. 또한 전자 버전으로 복사하거나 스캔하여 나중에 참조할 수 있도록 컴퓨터에 저장할 수 있습니다. 연말에는 서류자료 입권 서류의 관련 규정에 따라 제때에 정리하고 정기적으로 서류부서로 이관한다. 아카이빙은 파일 처리의 마지막 부분입니다. 사무원은 역사에 대한 책임의 높이에 서서 모든 서류의 보관 작업을 잘 해야 한다.
셋째, 엄격 하 게 기밀 유지 시스템을 준수, 효과적으로 문서 정보의 보안을 잘 수행 _ _
공문 운영에서, 자주 관련된 기밀 사항을 다루는데, 서기원들은' 중화인민공화국 비밀법' 의 요구에 따라, 기밀 공문의 각 방면에서 적극적으로 일을 잘 해야 한다. (윌리엄 셰익스피어, 윈스턴, 문서명언) (윌리엄 셰익스피어, 윈스턴, 문서명언) 문서 자체의 기밀 요구 사항과 읽기 범위에 따라 엄격하게 행동하고 운영 및 처리 과정에서 잘 보관한다. 사무원은 기밀 문서의 직접적인 접촉자이며, 반드시 기밀 관념을 확고히 세우고, 항상 자신의 언행을 주의하고 점검하며, 모든 기밀 문서를 처리하고 보호하며, 안전을 보장해야 한다.
넷째, 지도자의 지시를 파악하여 과학이 효과적으로 서류를 회람하다.
지도자가 더 잘 지시를 내릴 수 있도록 서기는 실제 상황에 따라 서류의 분류 및 쌓기 작업을 잘 해야 한다. 전달된 내용을 일정한 범주와 내용에 따라 한데 모아 지도부에 회부하는 것이다. 일반적으로 가장 중요한 서류를 위에 올려 놓는다. 그렇다면 어떤 서류가 가장 중요합니까? 표준은 무엇입니까?
이를 위해서는 사무원이 먼저 문서 내용을 읽고 단위와 직접 관련된 서류는 맨 위에 놓고 관련이 없는 서류는 맨 끝에 놓아야 한다. 처리 과정에서 지도자의 지시를 정확하게 이해해야 하며, 지시와 관련된 지도자와 부서는 하나하나 회람해야 하며, 회람 절차를 단순화하거나 회람범위를 마음대로 확대해서는 안 된다. 심사 비준류 공문에 대해서는 엄격히 절차에 따라 처리하고, 상급 공문에 대해서는 낮은 직급에서 높은 직급에 따라 상급 지도자가 다른 관련 지도동지의 의견과 태도를 전면적으로 파악해 의사결정을 용이하게 할 수 있도록 해야 한다. (윌리엄 셰익스피어, 윈스턴, 자신감명언) 상급 지도자가 상황을 처음으로 이해할 수 있도록 지도직의 높은 순서에서 낮은 순서로 보고서를 제출해야 한다. 특별한 이유 없이 오프사이드 유통을 하지 않으면 문서 흐름을 마음대로 뒤집을 수 없다. 공문 유통 과정에서 수시로 공문 유동 등록을 잘 하고, 지도 지시 내용, 처리 정도 등을 명확히 해야 한다. , 각 파일 처리에 대한 명확한 실행 궤적이 있어 파일 작업 중 언제든지 읽을 수 있습니다.
다섯째, 시효성을 중시하고, 공문의 독촉 업무를 유연하고 다양하게 한다.
공문의 전달과 처리 과정에서 명확하고 엄격한 시효성 요구가 있다. "적시" 는 공문 처리의 적시성을 보장하는 기본 전제조건이다. 공문이 유통될 때는 제때에 처리해야 하고, 밀지 않고, 지체하지 않고, 지체하지 않는 것이 공문서 처리의 적시성에 대한 가장 기본적인 요구이다. 사무실 업무는 조직 지도자의 위치에 있다. 어떤 의미에서 시효성의 강약은 전체 단위의 업무 효율성에 직접적인 영향을 미치고 결정한다. 사무원은 반드시 강한 시간 관념을 가지고 있어야 하며, 각 방면은 가능한 한 단순화하고, 문서 프로세스를 단순하게 하고, 과학 운영을 간단하게 관리하며, 문서 관리의 효율을 극대화해야 한다. 서류를 송수신할 때, 만약 지도자가 사무실에 없다면, 사무원은 서류의 경중 완급에 따라, 전화로 분관문서의 지도자를 통지하고, 업무를 지체하지 않도록 사전에 문서를 청부 부서에 베껴 미리 청부해야 한다. (윌리엄 셰익스피어, 윈스턴, 일명언) (윌리엄 셰익스피어, 윈스턴, 일명언) 만약 지도자가 다른 사무로 바쁘고 서류 검토를 잊어버린다면, 서기는 제때에 완곡하게 일깨워야 한다.
알림이 필요한 파일의 경우, 문서 담당자는 파일이 전달된 후 파일 실행을 추적해야 합니다. 그들은 유연하고 다양한 형식으로 적극적으로 상대방에게 연락할 수 있다. 지도부가 지시한 서류를 구체적인 청부 부서에 보내는 대신 만사대길, 물어보든 안 하든. 대신 자신이 운영하는 서류를 정기적으로 점검하고, 독촉을 추적하고, 문서 압박을 방지하고, 누락을 방지하고, 청부부서가 정해진 시한 내에 청부사항을 이행할 수 있도록 해야 한다. 미리 알림을 보내거나 전화를 걸어 질문을 하는 형식으로 미리 알릴 수 있습니다. 긴급하고 중요한 서류의 경우, 특파원을 지정하여 독촉을 추적하고, 매사에 결과가 있고, 각각 회답이 있다. 서류가 마무리된 후, 집행 단위, 집행 시간, 집행 결과를 제때에 명시하고 처리 상황을 정리하고, 피드백 지도자와 분관 지도자를 검토해 보아야 한다. 중요한 문건은 상황에 따라 수시로 피드백해야 한다. 따라서 서기원들은 반드시 시간 관념, 효율성 관념, 절차 관념을 강화해야 한다. 일단 시한을 초과하면, 그들은 좋은 기회를 놓치고, 일을 늦추고, 손실을 초래할 수 있다.
요컨대 공문 처리 수준을 높이기 위해서는 실천 속에서 끊임없이 탐구하고, 총결하고, 많이 단련하고, 부지런하고, 부지런하고, 부지런하고, 근면하며, 책임감과 사업심이 강하고, 어떤 자의적이고, 어떤 자의적이고, 어떤 자의적이고, 부주의하고, 실수할 수도 있고, 심지어 기업에 중대한 손실을 초래할 수도 있다. 공문 처리 수준의 높낮이는 서기원의 자질과 능력에 대한 시험이자 공문 처리 수준 향상의 구체적 표현이다. 공문 처리 수준이 높아져야 진정으로' 문조정' 의 역할을 할 수 있다.