(1) 분명히 정치적이고 정책적이다. 계급과 국가가 출현함에 따라 공문은 통치계급이 통치지위와 계급이익을 보호하는 도구가 되었다. 우리 사회주의 중국의 경우, 그것들은 전체 인민의 이익을 보호하고 광대한 인민의 이익을 실현하는 도구이다. 따라서 공문은 뚜렷한 정치적 색채를 가지고 있고, 공문의 발행은 정치활동의 표현이며, 그 내용들이 명확한 정치적 의도를 가지고 있다는 것이 공문의 가장 본질적인 특징이다. 동시에, 국가 정권과 일정 계급의 이익을 대표하는 사회정치그룹은 반드시 일련의 방침, 정책, 법률, 법령을 제정하여 정치 통치, 사회관리, 생산관리를 실현해야 한다. 이러한 방침, 정책, 법률, 법령의 시행을 보장하기 위해서는 구체적인 강제 시행 방법과 조치가 필요하며, 공문은 이러한 방법과 조치 내용을 전달하는 중요한 도구이므로 공문은 강력한 정책성을 가지고 있다.

(2) 높은 권위와 진지함을 가지고 있다. 공문은 국가기관과 기관이 권력, 조직 및 각종 공무활동을 추진하는 중책을 짊어지고 있다. 따라서 그것은 수취인에게 높은 권위성과 흔들리지 않는 구속력을 가지고 있다. 공문 집행 과정에서, 송달인은 무단으로 공문 정신을 변경, 수정 또는 곡해해서는 안 되며, 더욱이 거부할 수 없다. 공문이 발문 기관의 법적 권위를 대표하고 행정 구속력을 지녔기 때문에 공문은 엄숙하다. 공문 제작 및 배포는 엄숙한 작업이므로 반드시 정해진 절차와 형식에 따라 진행해야 한다. 초안 작성, 수정, 감사, 교정 등의 여러 프로세스를 통해 문서의 정확성, 유효성 및 합리성을 보장합니다.

(3) 강한 경향성과 상징성을 가지고 있다. 각급 조직과 기관에서 발부한 공문은 그 사상정치 내용에 있어서 모두 강한 경향성을 띠고 있다. 찬성하는 것, 반대하는 것, 제창하는 것, 제한하는 것, 분명하고 명확해야 하며, 모호하지 않아야 하며, 애매모호해서는 안 된다. 이는 사상정치 내용의 명확성과 공문 자체의 목적에 의해 결정된다. 모든 공문은 사실상 조직, 기관을 대표하여 제정한 것으로, 1 급 조직, 기관이 자신의 행동에 대한 서면 언어의 포장이다. 어떤 조직이나 기관이 발표하는 공문은 의심할 여지 없이 그 조직과 기관이 사회와 세계 앞에 세운 깃발과 상징이며, 그들의 사상적 성향과 정치적 태도를 사람들에게 알리고, 그들의 면모와 이미지를 세상에 알리게 한다. 따라서 공문은 강한 경향성과 강한 상징성을 가지고 있다.

(4) 현실적인 지향성과 적시성을 가지고 있다. 공문은 구체적인 작업이 전개됨에 따라 생성되고 사용된다. 사람들에게 무엇을 해야 하는지, 어떻게 해야 하는지, 무엇을 해서는 안 되는지, 무엇을 해서는 안 되는지 알려주는 것은 그 자체로 실제 일을 지도하는 행동 규범이다. 그래서 상대적인 시한 요구도 있다. 업무 일정이 끊임없이 발전하고, 형세가 끊임없이 변화하고, 발행기관 자체의 변화가 계속되면서, 오래된 공문은 새로운 공문으로 대체될 것이다. 한 가지 일이 완성되면 이 일을 위해 형성되고 사용되는 공문도 자연히 그 사명을 끝마친다. 공문의 사용수명은 각기 다르며, 어떤 시효성은 규범성 문서와 같이 10 여 년, 수십 년, 심지어 더 오래 유효할 수 있으며, 지속적인 수정을 통해 지속적으로 보완할 수 있다. 어떤 것은 단기이다, 예를 들면 단일 업무의 배치와 검사와 같은 것이다. 이 일이 끝나자 공문의 효력도 함께 끝났다.

(5) 엄격한 형식과 규범성을 가지고 있다. 절차란 공문의 글쓰기와 처리에 일련의 원칙, 방법, 절차, 규범, 절차가 있다는 것이다. 공식 문서의 개발과 발표는 엄격한 절차와 특정 구조를 따라야 한다. 공문 내용으로 볼 때, 그것은 자율적인 작문 형식과 규범 요구 사항을 가지고 있다. 공문의 형식으로 볼 때, 그것은 규범적인 면, 눈썹, 본문, 버전 주석 등을 가지고 있다. , 표준화, 표준화 된 관리에 각 구성 요소를 통합; 공문 관리의 관점에서 볼 때, 그것은 일련의 절차와 관리 제도를 가지고 있다. 이런 프로그램화된 규정과 요구는 반드시 서면으로 엄격히 준수해야 하며, 어떤 기관이나 개인도 다른 세트를 만들 수 없고, 스스로 제멋대로 변경해야 한다.

(6) 특정 기밀성 및 범위가 있습니다. 공문은 공문서 제작의 목적과 요구에 따라 발문 기관이 확정한다. 공고, 통지, 공고 등 공개 문건을 제외한 대부분의 공문은 내부 문서이며 모두 기밀이므로 엄격하게 기밀을 유지해야 한다. 무릇 밀급 제한이 있는 공문은 통칭하여 기밀 공문이라고 한다. 규정에 따라 공문을 접하고 읽을 수 있는 사람은 모두 비밀의 의무와 책임이 있다. 일반적으로 공문의 밀급 제한은 배포 범위와 대체로 일치한다. 분류 수준이 높은 문서의 경우 배포 범위가 상대적으로 좁고, 분류 수준이 낮은 문서의 경우 배포 범위가 상대적으로 넓습니다. 따라서 공문의 배포 범위는 종종 업무 필요와 기밀성 정도에 따라 다르다.

공문의 기능

공문은 그 성격, 유형, 특성, 유통 범위에 따라 다른 사회적 역할을 하고 있다. 어떤 공문이나 문서라도 항상 단일 역할을 하는 것은 아니며, 종종 여러 가지 기능과 작용을 동시에 가지고 있다.

첫째, 리더십과 지도. 당정 기관의 가장 중요한 리더십 역할 중 하나는 노선 방침 정책을 제정하고 각종 방법 조치를 제정하는 것이다. 노선, 방침, 정책 및 조치는 일반적으로 각종 공식 문서로 발표된다. 상부에서 발부한 문건은 직접 지도자의 의도를 석방하고, 관련 문제에 대한 태도를 나타내고, 해결 의견과 방법을 제시하는 것이다. 이 서류들은 각 전선과 각 지역의 일에 대해 선도하고 지도하는 역할을 했다.

두 번째는 공식 역할에 연락하는 것이다. 각급 당정 기관과 단위는 당과 국가 정권 기관의 일부이며, 모든 기관과 단위는 상하 소통을 위해 긴밀하게 연락을 유지해야 하며, 좌우 조율, 상호 이해를 해야 한다. 공문은 원래 연락과 공무 처리의 필요를 충족시키기 위해 생겨났다. 공무에 접촉하고 처리하는 범위는 매우 넓다. 한 기관이나 기관의 의견 반영, 정보 교환, 질문 답변, 협상 등의 활동은 종종 공문 왕래를 통해 이뤄진다. 예를 들어, 하급기관은 종종 지시나 보고 등의 형식으로 상급 기관에 업무 중의 문제를 반영한다. 이는 상급 지도부가 상황을 이해하고 직권을 행사하며 일을 추진하는 데 매우 필요하다.

세 번째는 홍보 및 교육의 역할입니다. 당 중앙, 국무원의' 빨간 헤더 파일' 에서 향진, 거리의 통지, 공고에 이르기까지 모든 공식 문건은 일부 사상을 선전하여 많은 당원, 간부, 군중을 설득하고 교육하여, 많은 당원, 간부, 대중이 문서의 내용과 관점이 정확하다는 것을 믿게 하여, 그들로 하여금 자각적으로 관철하도록 하는 것이다 공문의 선전과 교육의 역할은 업무 원칙, 임무, 조치를 제시하고, 일의 의미를 설명하고, 사람들이 무엇을 하고, 어떻게 하는지, 왜 해야 하는지 알 수 있도록 해야 한다는 것이다. 맹목성을 줄이고, 자각성을 강화하고, 당과 정부의 의도를 자각적인 행동으로 바꾸는 것이다.

넷째, 말과 행동을 규제하는 역할. 우리나라에서는 많은 당기, 행정법령, 규정이 공문을 통해 발표되고 발효되며, 일부 공문서 (예: 통지, 고시, 지시, 명령, 조례, 규정 등) 는 그 자체로 법적 효력을 가지고 있다. 일단 발송되면 반드시 단호하게 집행해야 하며, 누구도 위반해서는 안 된다. 이런 식으로, 그들은 필연적으로 사람들의 어떤 방면에서의 발언과 행동 규범이 될 것이다.

다섯째, 업무 기반과 법적 도구의 역할. 공식 문서는 당국의 의도를 기록하고 전달하는 데 사용된다. 발부 후, 관련 부서와 개인이 집행을 따르도록 요구하면서 공문은 당연히 업무 근거와 증빙의 역할을 하게 되었다. 사람들은 공문의 내용과 정신에 따라 일을 처리해야 하기 때문에 관련 공문은 이 일의 기초이다. 어떤 공문서든 형성되고 공포된 후 모두 법적 효력을 가지고 있으며, 그 자체가 바로 법적 증빙이다. 따라서 몇 년 후, 어떤 문제를 설명하거나 명확히 하기 위해, 본문에 근거하거나 법정에 고소하거나 대중에게 공개할 수 있다. 법 집행과 중재기구도 이를 근거로 일의 시비곡직에 대해 객관적이고 공정한 판결을 내릴 수 있다.

여섯 번째는 외관과 이미지의 역할이다. 어떤 형태든 어떤 형태의 공문, 가장 직접적이고 현실적인 목적은 기관이나 조직의 의도나 활동을 전달하고 문서화하고, 기관이나 조직을 대표하여 진술하는 것이며, 이는 공문의 가장 기본적인 기능이어야 한다. 공문이 생겨나고 현실이 되는 주된 이유는 바로 여기에 있다. 당과 국가 지도기관의 이미지가 일종의 방침 정책이 될 때, 집행을 하달하려면 반드시 공문으로 기록하여 전국이나 관련 부서, 기관에 전달해야 한다. 이런 의미에서 공문은 기관이나 조직의 축음기, 목구멍, 문면이다. 그것의 좋고 나쁨은 한 기관이나 조직의 권위뿐만 아니라 그 이미지에도 직접적인 영향을 미친다. 이런 의미에서 기관이나 조직의 공문은 실제로 기관이나 조직 이외의 부서와 기관이 해당 기관이나 조직의 거울과 창구를 관찰하고 이해하는 것이다. 이 거울과 이 창문을 통해 공문 제작자의 성격과 스타일을 분명히 볼 수 있다.

일곱째, 사적과 문헌의 역할. 당정 기관이나 조직이 정식으로 발부한 각종 공문은 모두 지시, 지도 업무를 전달하기 위해 생겨난 것이다. 공문이 일단 보관되면, 10 년, 100 년 이상 지나면 자연히 사료가 된다. 이 자료들은 기록으로 보존되어 중요한 역사적 문헌 가치를 가지고 있을 뿐만 아니라, 높은 과학 연구 가치를 가지고 있어 후세 사람들에게 역사를 검열하고 연구할 수 있는 믿을 만한 자료와 믿을 만한 증거를 제공할 수 있다.