실제로 새로운 파일 아카이빙 방법은 파일이 원본 파일 수준이 아닌 박스 수준에서 아카이빙된다는 것을 의미합니다. 그러나 어떤 방법을 사용하든 파일은 이용, 정리, 보호의 원칙에서 벗어나서는 안 된다.

이런 방식은 더 좋은 결과를 얻을 수 있기 때문에 어떤 방식을 선택하여 관리해야 한다.

기존의 파일 아카이빙 방법 (즉, 파일 수준 아카이빙 방법) 은 건국 이래 구소련에서 이어져 온 [1] 이다. 신중국이 성립되기 시작했을 때, 구소련은 레닌의 지도하에 서류에 관한 일련의 정책법령을 제정하여, 우리의 신중국 문서 제도의 건립에 대한 본보기를 제공하였다. 우리는 우리의 기록 보관소 지식과 기록 관리 경험을 가르치기 위해 소련 기록 보관소 전문가 그룹을 초빙했다. 많은 사람들도 구소련에 파견되어 서류작업의 지식과 경험을 공부하게 되었다. 여러 세대의 아키비스트의 이론과 실천을 결합하여 파일 수준의 입권 방법을 형성하였다. 그 역사적 맥락에서, 이 방법을 사용하여 우리나라가 대량의 서류를 보호할 수 있게 한 것은 확실하다. 그러나 현대 컴퓨터 관리 수단이 공문서 처리와 문서 관리에 광범위하게 적용됨에 따라 서류의 분류 조판, 정리 제본, 검색 활용 등에 있어서는 상당히 번거로워진다. 복잡하고 비효율적인 단점은 파일러에게 상당한 어려움을 가져왔고, 업무 부서도 파악하기가 어려웠다. 국가기록국은 문서 파일을 보다 과학적으로 관리하기 위해 2000 년' 문서 보관 규칙' (DA/T22-2000) 을 개정했고, 중국과학원은 2006 년 4 월' 문서 보관 사양' (ZKY/B002-4-2006) 을 발표했다.

2003 년부터 우리 연구소는 새로운 방법을 사용하여 문서와 서류를 조직해 왔다. 제가 새로운 방법으로 문서와 서류를 정리하는 과정을 말씀드리겠습니다.

보관 부서의 예비 보관 후, 서류와 서류는 이듬해 6 월에 종합기록실로 전진했다.

문서 및 파일의 자체 구현

규칙 후 문서 번호를 다시 설정해야 합니다. 우리 병원의 파일 번호는 다음과 같습니다.

파일 번호 = 파일 인코딩+연도+보존 기간+(분류 번호+유수 번호)

예를 들면 다음과 같습니다.

첫째, 분류와 볼륨 조절

우리 병원의 문서 파일 분류 방안은 종합 관리, 종합통계, 규제제도, 당군 규율검사, 인사교육, 과학연구관리, 외사관리, 기술기건물류관리, 안전비밀, 회사관리 등 문제별로 분류돼 우리 병원의 모든 업무활동을 포괄할 수 있다. 일부 단위는 부서별로 분류되어 있습니다. 그 결과, 부문이 조정되면 업무의 성질이 교차되어 파일 분류에 불리하게 됩니다. (데이비드 아셀, Northern Exposure (미국 TV 드라마), 일명언)

파트 타임 아키비스트가 보관 한 파일을 신중하게 검토하고 분류 체계에 따라 비교 조정한 다음 우리 병원의 파일 보관 기간 표에 따라 각 범주의 파일 보관 기간을 조정하십시오.

둘째, 제본한다

보통 한 문서는 한 장으로 제본되고, 회신과 요청은 한 장으로 제본할 수 있다. 너무 두꺼우면 두 조각으로 나눌 수도 있습니다. 마찬가지로 본문과 첨부 파일, 원문과 초안, 댓글, 회신도 상황에 따라 제본할 수 있다. 하지만 서류를 정리할 때는 상대적으로 한 곳에 집중해야 한다. 파일을 보관한 후 반환하면 이전 파일 번호를 변경하지 않고 마지막에 둘 수도 있습니다.

제본 방식에서는 스테인리스강 스테이플로 제본할 수 있다. 너무 굵다면 삼바느질로 제본하세요.

셋째, 문서 번호와 페이지 번호를 찍는다

각 항목의 오른쪽 상단 모서리에 문서 파일 번호 도장을 찍고 전체 번호, 연도, 방 번호, 기관 또는 문제 (분류 번호), 보관 기간, 관부 번호 등을 포함한 내용을 기재합니다. 여기서 강조하는 것은 방 부품 번호 기입이며,' 1' 부터 다른 보관 기간의 가장 낮은 순서로 번호를 매겨야 합니다 (예: 영구 보관의 종합 관리). 그런 다음' 00 1' 에서' 0 10' 으로 편성했고, 장기 보관종합관리클래스는 10 개, 그리고' 00/Kloc-; 이 컴파일의 장점은 이전 및 이후 다른 파일에 영향을 주지 않고 마지막 순서로 새 파일을 추가할 수 있다는 것입니다.

1' 부터 페이지별로 번호를 매깁니다.

넷째, 다음을 입력합니다

파일 디렉토리를' 파일' 형식으로 컴퓨터에 입력해 조회하기 쉽다.

동사 (verb 의 약어) 파일 상자

범주, 보관 기간이 다른 파일 두께에 따라 해당 파일 박스를 선택합니다. 원칙은 같은 범주, 같은 보관기한의 서류가 한 상자에 들어 있다는 것이다. 그러나 한 범주의 서류가 너무 적으면 여러 범주의 파일을 같은 상자에 넣을 수 있다. 상자 능선의' 기관 (문제)' 열에 그에 따라 여러 분류 번호를 표시할 수 있다.

여섯째, 시험 준비 형식

준비 양식을 작성하여 각 상자의 마지막 페이지에 놓습니다.

위의 다섯 단계를 거쳐 1 년 동안의 문서 파일을 정리하였다. 분명히 새로운 파일 분류 방법은 다음과 같은 장점을 가지고 있습니다.

1. 정리하면 쉽고 빠릅니다. 각 볼륨이 파일 번호로 인쇄되고 스테이플로 제본되는 시간은 각 볼륨의 원본 파일보다 훨씬 짧습니다. 서류의 제목을 50 자 이내로 쓸 계획이며, 실머리로 제본하는 시간은 서류 정리의 효율을 높일 계획이다.

2. 기밀 유지에 이롭다. 새로운 방법으로 정리한 서류는 어떤 서류를 용도에 맞게 빌려서 사용할 수 있으며, 하나의 서류를 사용했다고 해서 한 권을 빌려주지 않고, 서류의 비밀에 도움이 된다.

기록 보관소의 저장 공간을 최대한 활용하십시오. 서류 표지와 뒤표지를 취소하면 여러 개의 밀급 파일을 같은 두루마리에 넣을 수 있어 서류함의 공간을 최대한 활용함으로써 기록실의 보관 공간을 절약할 수 있다. 앞으로 서류가 늘어남에 따라 이런 우세는 더욱 두드러질 것이다.

4. 볼륨 조절이 용이합니다. 잘못 분류되거나 문서가 체크인될 때 볼륨을 조절하는 문제가 있습니다. 파일 레벨에서 볼륨을 생성하는 방식은 이와 관련하여 특히 번거롭기 때문에 파일을 쉽게 손상시킬 수 있습니다. 상자 수준에서 볼륨을 조절할 때 배열 수를 바꾸는 것이 비교적 쉽다.

5. 접근하기 쉽다. 컴퓨터에 키워드를 입력하여 조회하면 더 빠르고 직관적이다.

단점: 새로운 방법은 서류에 직접 파일 번호 도장을 찍어야 하는데, 나는 좀 타당하지 않다고 생각하는데, 상의할 만하다!

참고 자료:

(1) 싱 peihua, 멩 xianxia. 중국 아카이브 혁신 분석,

/ReadNews.asp NewsID=425

W2005? 영구 -020 1

유수호는 영구 보존 기간이 2005 년인 1 호 종합통계표를 나타냅니다.

분류 번호, 종합 통계 클래스를 나타냅니다.

보존 기간

2005 년

문서 파일 코드