전자 파일 관리 방법에 대해 이야기하기

각 분야에서는 누구나 불가피하게 논문을 접할 수 있는데, 논문은 학술 교류 성과의 도구이다. 논문을 쓰는 것은 많은 사람들이 골치 아픈 일이라고 믿는다. 다음은 내가 어떻게 전자파일 관리를 잘 할 수 있는지에 대한 이론으로, 여러분이 참고할 수 있도록, 도움이 필요한 친구에게 도움이 되기를 바랍니다.

요약: 이 문서에서는 전자 파일 관리를 개선하고 촉진하는 방법에 대해 간략하게 설명합니다. 이러한 조치와 전략을 통해 현재 전자 파일 관리의 침체를 개선하고자 합니다.

키워드 전자 문서 파일 관리 전략.

컴퓨터 기술과 정보기술은 현대 사회 발전의 주요 기술이다. 기업과 단위 간의 전자 문서 수가 갈수록 많아지기 때문이다. 이 전자 파일은 아이콘뿐만 아니라 문자도 있고, 컴퓨터 소프트웨어와 시청각 자료도 모두 전자 문서이다. 보관 후 전자 파일은 전자 파일이 됩니다. 이러한 전자 파일의 응용, 저장 및 전송은 전자 파일이 신뢰성과 사용 가치를 가질 수 있도록 기간의 보안과 정확성을 보장해야 합니다. 따라서 전자 파일 관리 업무를 잘 수행하는 방법은 현재 파일 관리 업무의 중요한 돌파구로, 파일 사업의 미래 발전과 사회적 공신력에 큰 영향을 미칠 것이다.

1, 전자 문서 사용이 파일 관리에 미치는 영향

1..1전자 문서가 과거 종이 문서의 대안이 되었습니다.

컴퓨터 기술의 출현은 의심할 여지 없이 사람들이 전자 문서에 관심을 갖는 시작이다. 전자 문서는 컴퓨터 단말기를 통해 데이터를 디스크에 기록하기 때문에 그 내용은 디스크, 광 디스크 등 전자 모바일 미디어에 저장됩니다. 전자 문서의 가장 큰 특징은 * * * 입니다. 모든 재료가 생성되면 대량 복사 및 유통이 가능하여 파일과 파일의 경계가 흐려집니다. 둘째, 오랜 실천을 거쳐 종이 파일 관리는 문서 아카이빙 제도와 같은 일련의 워크플로우, 정책 및 원칙을 요약했습니다. 문서의 볼륨 아카이브는 파일 작업 과정의 출발점이자 문서 작업과 파일 작업의 결합점입니다. 서류가 형성된 후 문서 부서에서 아카이브를 수집하다. 서류 부서에 맡겨 관리하는데, 보통 일 년에 한 번 보관한다. 전자 파일은 실시간 파일로, 수정과 동시에 생성되어 컴퓨터와 같은 전자 매체에 저장됩니다. 따라서 컴퓨터는 전자 파일의 기초입니다. 아카이브하는 경우 디스크 또는 CD 로 양도해야 합니다. 아카이빙의 범위는 처리된 파일뿐 아니라 파일의 읽기 소프트웨어, 심지어 운영 체제까지 포함해야 합니다.

1.2 문서를 자유롭게 조합할 수 있는 전자 문서 응용 프로그램.

사무 자동화 시스템을 사용하여 전자 파일을 자유롭게 조합하면 전자 파일 정보와 전달자의 분리를 실현할 수 있으며, 파일 엔티티 분류도 개념 분류로 대체될 수 있습니다. 엔티티 분류의 결과는 하나의 속성 연결만 반영할 수 있기 때문입니다. 이러한 단일 행 정렬은 수동 조작 및 파일 관리의 필요성입니다. 전자 파일은 컴퓨터 시스템을 통해 빠르고 효과적이며 다각적으로 분류할 수 있으며 종이 파일처럼 분류할 필요가 없습니다.

1.3 전자 문서 적용이 파일의 필수 속성에 미치는 영향

원본 레코드는 파일의 필수 속성입니다. 이런 원시 기록은 서류의 내용에 반영되고, 다른 한편으로는 서류의 형식에 반영된다. 예를 들면, 당사자의 필사본, 지도자의 친필 서명, 이것들은 모두 진정한 오리지널이다. 서류는 도서 정보 자료 등의 정보와 구별되는 것은 서류의 원시 기록으로 법률 문서의 역할을 한다. 사무 자동화 시스템에서 전자 문서 초안을 작성하다. 수정 및 인쇄는 컴퓨터에서 수행되므로 수정 및 복사가 간편하여 아카이브의 원래 레코드를 가장 잘 반영하는 내용과 형식 특성이 더 이상 존재하지 않습니다. 전자 문서는 컴퓨터 워드 프로세싱 시스템의 마지막 텍스트이며, 초안과 인쇄본에는 차이가 없고 원본과 사본에도 차이가 없습니다. 문서와 파일 사이에 인위적인 경계를 긋기도 어렵다.

1.4 전자 문서 적용이 파일 소스 원칙에 미치는 영향

출처 원칙에는 두 가지 측면이 포함됩니다. 외부적으로 볼 때, 그것은 전체 종족을 존중하고, 내부적으로는 원시 질서를 존중합니다. 현재, 대량의 전자 문서가 생성됨에 따라, 후자는 점점 더 중시되고 있다. 전통적인 견해에 따르면 소스 원칙에 기반한 파일 검색 시스템은 파일 작성자 또는 정보 제공자 및 해당 파일의 조직을 기반으로 해야 합니다. 그 출처에 따라 창립자의 법적 책임과 행정 관리 차원에서 파일을 정확하게 정리하고 이해할 수 있다. 그러나 형성 과정에서 전자 파일은 더 이상 기존 기관, 단체 및 기관과 엄격하게 대응하지 않으며, 필요에 따라 언제든지 파일 정보를 복사, 수정 및 재구성하여 문서의 원래 순서를 어지럽히거나 파괴할 수 있습니다.

1.5 전자문서의 응용이 서류학 이론 연구 내용에 미치는 영향은 연구 대상에 의해 결정된다.

과거에는 서류학의 이론 연구가 주로 종이 서류에 집중되었다. 전자문서가 등장하면서 서류작업의 대상이 바뀌면서 이론 연구의 대상도 자연스럽게 달라졌다. 기존의 결론과 모델을 재검토하고, 기존의 관리 사상과 원칙을 업데이트 및 보완하며, 기존 기록 학과 체계를 풍요롭게 하고 보완할 것이다. 이 모든 연구 과제는 전자 문서 주위를 전개해야 한다. 전자 문서의 분류 기술, 정보 보안 기술, 컴퓨터 바이러스 방지 기술 등. , 아카이브 이론 연구의 필수 내용이 될 것입니다.

전자 파일 관리를 개선하는 방법?

2. 1 전자 파일 아카이빙에 필요한 기술 작업이 제자리에 있어야 합니다.

전자 문서가 새 파일을 참조하는 것은 흔히 볼 수 있지만, 이 프로세스에는 문서 수정 작업 분야에 대한 아키비스트의 심층적인 이해, 이러한 전자 문서의 수집 및 관리 관리 관리 관리 및 지침이 필요합니다. 이러한 전자 문서의 원시성을 보장하고 전자 문서의 진실성과 정확성을 명확하게 알 수 있습니다. 이러한 요구 사항은 강력한 기술 인식 처리를 기반으로 합니다. 보관된 전자 파일의 경우 읽기 전용으로 변경하여 전자 파일이 임의로 수정되는 것을 방지하고, 전자 파일의 원본을 보호하고 인식하며, 전자 파일의 신뢰성을 높이고, 종이 파일의 사회적 역할을 할 수 있습니다.

2.2 사고 인식

우선, 우리는 전통적인 종이 문서 작업 모드에서 일하여 고유의 관념을 형성한다. 디지털 기록 보관소에 대한 의문과 우려가 많기 때문에 전자 기록 보관소에 대한 우리의 이해는 매우 얕습니다. 우리가 나중에 파일 관리의 디지털화, 정보화 건설을 진행했지만, 형식과 표면, 디지털화, 정보화의 서류에 머물러 있을 뿐, 그 관리를 중시하지 않는 것은 의심할 여지 없이 더 많은 노력을 기울이는 것이다. 전자 파일을 관리할 수 없는 것은 파일 자원의 낭비이며 파일 관리의 혼란을 야기한다. 또 정보화 시대의 정보 증가가 너무 빨라 악순환의 교착 상태에 빠지기 쉽다. 따라서 전자 파일 건설을 도입할 수 있을 뿐만 아니라, 사상 건설을 강화하고, 사고와 인식을 높이고, 전자 파일 관리를 연구하고, 파일의 과학적 관리를 유도하고, 선순환 궤도에 진입해야 한다.

2.3 전자 문서의 보안을 잘 수행하십시오.

정보기술은 우리가 보안, 원시성, 진실성에 대해 깊이 생각하고 이러한 기본 조건을 보장할 수 있는 방법을 강구해야 한다. 컴퓨터 관리 시스템과 데이터베이스의 보안은 전자 파일 보안의 중요한 내용이다. 전자 아카이브의 수집, 보관, 정리 및 활용을 규범화하고, 인증을 사용하여 다양한 파일 호출 자격을 획득하고, 네트워크 전송 보안 기술 건설을 강화하고, 파일 도난, 분실, 백업을 줄이고, 기존 자료를 보존하고, 보관실에서는 방화, 도난 방지, 습기에 주의를 기울여야 합니다.

2.4 전자 문서의 정확성, 무결성 및 신뢰성을 향상시킵니다.

전자 문서는 종이 문서와 달리 독창성을 구별하기 어렵고 전자 문서의 흐름이 빈번하다. 수집 작업이 잘 되지 않으면 전자 서류가 손실될 가능성이 높다. 따라서, 전자 문서의 정확성, 무결성 및 신뢰성을 향상 시키기 위해, 우리는 전자 파일 시스템의 건설을 강화 하 고, 시스템을 통해 이러한 전자 문서의 안정성의 법적 효과를 보장 하 고, 전자 문서를 가치 있게 만들 필요가 있다. 전자 문서는 쉽게 수정할 수 있기 때문에 컴퓨터에 다른 버전이 있을 수 있다. 이때 이 서류들을 통일적으로 관리하여 최종 초안을 확정해야 한다.

3. 끝말

전자 파일 관리는 현대 파일 관리의 기본 작업입니다. 전자 파일 관리의 품질을 향상시키기 위해서는 현재 작업 상황을 요약하고, 존재 원인을 분석하고, 생산성 및 품질을 향상시키기 위해 적극적으로 개선해야 합니다.

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