知識庫使基於知識的系統（或專家系統）智能化。不是所有的智能程序都有知識庫，只有基於知識的系統才有知識庫。如今，許多應用程序使用知識，其中壹些已經達到了很高的水平。然而，這些應用程序可能不是基於知識的系統，並且它們沒有知識庫。通用應用程序和基於知識的系統的區別在於，通用應用程序將問題求解的知識隱式地編碼在程序中，而基於知識的系統將問題求解的知識顯式地表達在應用領域中，並單獨形成相對獨立的程序實體。
隨著信息化的進程，知識庫管理越來越受到企業的重視，但在文檔管理過程中，企業經常遇到以下問題:海量知識存儲，管理困難；搜索速度慢且效率低；知識庫版本管理混亂；知識庫缺乏安全性；知識庫不能有效協作；知識庫管理很困難。因此，知識庫管理逐漸成為國內外業界研究的重點。
市場上最著名的知識庫管理系統有廣州思昂文檔管理系統、智德E6協同文檔管理系統、偉邦圖文檔管理軟件系統、德亞文檔管理系統和億都文檔管理系統。