제 1 조는 공증서류의 규범관리와 과학이용을 강화하기 위해' 중화인민공화국 공증법',' 공증서류 보관방법',' 공증서류관리방법',' 베이징시 시행방법' 에 따라 베이징시 공증업무의 실제를 결합해 이 방법을 제정한다.
제 2 조 본 방법은 베이징시 공증기구의 공증 파일 관리에 적용된다.
제 3 조 본 조치에서 공증 파일이라고 부르는 것은 공증 기관이 공증 업무 활동에 직접 종사하는 문자, 도표, 오디오, 비디오, 물품 등 다양한 형태의 역사를 가리킨다.
제 4 조 공증 기관은 국가 기록 기밀규정과 제도를 집행하고, 동급 및 상급 사법행정기관, 서류행정기관, 공증협회의 지도와 감독을 받아야 한다. 사법행정기관은 공증 기관의 파일 관리 상황을 정기적으로 점검하고, 검사 상황을 공증 기관의 연간 심사 범위에 포함시켜야 한다.
제 5 조 공증 기관은 제도와 경비에서 공증 서류 작업의 원활한 전개를 보장하고 전임 또는 시간제 파일 관리자를 갖추어야 한다.
제 6 조 공증 된 파일 관리자의 책임은 다음과 같다.
(a) 본 문서의 파일 수집, 정리, 보관, 통계, 파일 수신, 전송, 등록, 파일 활용 작업 수행
(2) 공증인이 공증 서류와 자료를 보관, 감독, 검사한다.
(c) 파일 식별 수행;
(4) 사법 행정 기관 및 기록 관리 부서의 업무 지도 및 감독을 받고 정기적으로 기록 업무를 보고한다.
(5) 공증 서류 업무와 관련된 정보를 수집한다.
(6) 직무 범위 내의 다른 업무와 지도자가 맡긴 기타 임무를 완수하다. [1]
제 2 장 기록 및 제출
제 7 조 공증 기관은 공증 등록부를 작성하여 분류 등록제도를 세워야 한다.
등록문제에는 공증인 번호, 공증인 범주, 당사자명 (이름), 대리인명, 접수일, 계약자, 승인자 (발행인), 결산 방법, 종결일 등이 포함됩니다.
공증 등록부는 매년 보관하고 영구적으로 보관해야 한다.
제 8 조 공증 기관이 공증서를 낸 후 공증 계약자는 3 개월 이내에 공증 서류 및 관련 자료의 수집, 정리, 입권 및 보관을 책임져야 한다.
공증처의 다른 직원들이 서류에 협조하는 것은 공증인이 심사하고 서명하거나 도장을 찍어야 한다.
제 9 조 공증 서류의 순서는 다음과 같다.
1. 문서 표지;
2. 볼륨 내의 내용
공증인의 텍스트;
공증 북마크 출판을 위해;
공증인 번역;
공증 신청서;
당사자의 신원 확인;
8. 당사자가 제공한 관련 증빙 자료
9. 당사자가 인증을 신청한 유언장, 계약, 위탁서 등 원본 문서 및 자료
10. 낙찰통지서 및 통지
1 1. 당사자의 문의 기록을 접수합니다.
12. 공증처는 조사에서 얻은 증명 자료를 심사한다.
13. 기타 관련 자료
14. 공증인이 공증 신청서를 접수합니다.
15. 반송된 공증인
16. 공증료 영수증 또는 감면 신청서 및 리더십 승인 의견
17. 준비 형식
18. 액세서리 가방 (증거 가방);
19. 볼륨 바닥.
제 10 조 공증 기관이 공증을 처리하지 않거나 공증을 해지하지 않기로 결정한 후 공증인 청사는 3 개월 이내에 관련 자료를 수집, 정리, 입권, 보관하는 책임을 져야 한다.
서류는 공증 활동의 연대순으로 배열해야 한다. 공증인의 공증 해지 사유에 대한 기록 또는 당사자가 철회를 신청한 서면 자료는 모든 서류 자료 뒤에 있다.
제 11 조 누구도 정당한 이유 없이 공증 서류의 관련 자료를 소유하거나 만기가 되면 보관을 거부할 수 없다.
제 12 조 책 표지는 인쇄하거나 쓸 수 있으며, 권 안의 내용은 권 안의 서류 자료의 정렬 순서에 따라 항목별로 기입해야 한다.
제 13 조 공증 심사, 공증 협회 불만 처리, 공증과 관련된 민사소송 결과 등. 시험 준비에 기록해야 한다.
공증 품질 검사의 상황도 참고서에 기록할 수 있다.
제 14 조 서류권 안에는 일련 번호가 있어야 하고, 권 안의 재료는 아라비아 숫자로 페이지별로 번호를 매겨야 한다. 롤 안의 재료 양쪽에 문자가 있는 경우 전면 오른쪽 위와 후면 왼쪽 위 모서리에 페이지 번호를 매겨야 합니다.
제 15 조 서류는 제본하기 전에 더 정리해야 하고, 파손된 재료는 수리하거나 복사해야 하며, 사본은 원본 뒤에 놓아야 한다. 서류의 내용이 같은 문서 자료는 일반적으로 한 부만 보관하고 중복 문서 자료는 지도력 지시가 있는 것을 제외하고는 한 부만 보존한다. (윌리엄 셰익스피어, 문서, 문서, 문서, 문서명언)
제 16 조 서류는 A4 표준 사무용지를 사용하며 탄소 잉크와 블루 블랙 잉크로만 쓸 수 있다.
제 17 조 재료의 제본 부분이 너무 좁거나 글씨가 있는 경우, 종이 안감을 붙여야 하고, 붙여 놓은 곳에는 승마 도장을 찍어야 한다. 종이가 너무 큰 재료는 파일 크기에 따라 깔끔하게 접어야 한다. 글씨가 불분명한 재료는 사본을 첨부해야 한다. 붙여야 할 봉투는 평평하게 열고 우표는 뜯어서는 안 된다. 재료의 모든 금속 물체를 제거해야 한다.
제 18 조 볼륨과 함께 보관되는 녹음테이프, 비디오테이프, 시디 등 오디오 파일은 각 녹음테이프, 시디 등 저장 매체에 당사자의 이름, 내용, 공증서 번호, 공증 서류의 서류번호, 기록인, 기록 시간을 명시하고 하나씩 등록해야 한다. 두루마리에 붙일 수 있는 물건은 액세서리 봉투에 포장해야 합니다.
제 19 조 서류를 첨부할 수 없는 원시 증거나 물증에 대해서는 증거 카탈로그를 만들어야 하며, 물증 사진과 관련 물증의 이름, 수량, 무게, 규격, 특징, 보관지, 품질 검사 증명서 등의 문자 설명을 준비서에 첨부해야 한다.
제 20 조 서류는 반드시 공증인 문서 도장을 찍어야 하고, 도장이 찍힌 후 봉합선에 기록원 도장과 공증인 문서 관리 전용장을 찍어야 한다.
제 21 조 제출 서류는 자료가 완비되고, 내용이 완전하며, 순서가 정확하고, 규격이 통일되고, 제본이 요구에 부합해야 한다.
제 22 조 문서 관리인은 이송된 서류에 대해 엄격하게 검사해야 하며, 관련 규정 요구 사항을 준수하지 않는 경우, 서류원에게 반납하여 정리해야 한다.
제 23 조 공증 서류는 국내 민사, 국내 경제, 섭대, 홍콩 마카오, 섭외 민사, 섭외 경제, 사무성 공증 서류에 따라 각각 보존된다. 국가 비밀과 개인 프라이버시와 관련된 공증 사항은 비밀권으로 기재하고 비밀권 도장을 찍어야 한다.
제 24 조 공증 서류는 왼쪽에서 오른쪽으로, 같은 종류, 같은 보관기한의 서류는 순서대로 캐비닛에 배열해야 한다. 각 캐비닛은 나중에 참조할 수 있도록 파일 범주와 캐비닛 번호를 표시해야 합니다.
제 25 조 공증 기관은 공증 서류에 대해 전자적인 관리를 실시해야 한다. 보관하기 전에 파일을 스캔하고 백업해야 합니다.
제 26 조 전자 데이터 파일은 두 가지 방법으로 보관해야한다. 기밀 서류와 관련된 전자 문건은 반드시 국가 기밀 규정에 따라 별도로 보관해야 한다.
제 27 조 서류가방 등 서류관리 항목은 베이징시 공증협회가 통일된 형식과 기준으로 시 공증기관이 인쇄와 사용을 참조한다. [1]
제 3 장 파일 보존
제 28 조 기록 보관소에는 반드시 독립된 전용 방이 있어야 하며, 안전하고 견고해야 한다. 공증 기관은 파일 관리의 관련 규정에 따라 효과적인 보호 조치를 취하고 점차 선진 기술 시설을 채택해야 한다. 방화, 도난 방지, 고온 방지, 습기 방지, 쥐 방지, 방충, 오염 방지, 자화 방지, 방진, 방뢰 등의 일을 잘 하여 파일 안전을 확실하게 보장해야 한다.
제 29 조 창고에는 충분한 요구에 부합하는 서류가 있어야 하며, 서류는 마음대로 쌓아 두어서는 안 된다. 창고는 깔끔하고 공기 유통에 주의해야 한다.
제 30 조 기록 보관소는 적절한 온도와 습도, 즉 온도가 65438 04 C ~ 24 C 이고 상대 습도는 45 ~ 60% 여야 한다. 예비 온습도계는 측정 기록이 있어 부적절한 온습도에 대해 조치를 취해야 한다.
제 31 조 녹음테이프, 비디오테이프, 시디 등 오디오 파일은 단독으로 보관하고 자화를 방지하며 보관기한에 따라 정기적으로 복제해야 한다.
제 32 조 전자 문서 전달체 파일은 전문 기술 표준에 따라 보관해야 하며 자성과 피광이 있는 공간에 독립적으로 보관해야 한다. 보신설비와 기술은 제때에 갱신해야 하며, 과학기술 수단의 발전과 부합해야 한다.
제 33 조 비관리자는 기록 보관소에 들어갈 수 없고, 열쇠는 관리인이 잘 보관하고, 다른 사람이 사용할 수 없다.
제 34 조 파일 관리자는 정기적으로 보관한 서류를 검사하고 점검하고, 검사 기록을 작성하고, 문제를 제때에 보고하고, 조치를 취하여 처리해야 한다.
제 35 조 서류직원 이양 작업은 이직하기 전에 서류이양, 인수인계 수속을 마쳐야 한다. [1]
제 4 장 파일 임시 파견 및 조회
제 36 조 공증 기관은 대출 공증 서류 제도를 마련해야 하며, 대출 서류는 규정에 따라 승인, 등록 수속을 처리하고 제때에 반납해야 한다. 대출자는 반드시 비밀제도를 엄격히 준수해야 하며, 규정을 위반하여 누구에게도 서류를 제공하거나 사용 범위를 넓혀서는 안 되며, 다른 사람에게 파일 내용을 누설해서는 안 된다.
제 37 조. 열람이 승인된 공증 서류는 열람한 내용을 발췌하거나 복사할 수 있다. 모든 발췌하거나 복제한 자료는 반드시 관련 직원의 검증을 거쳐야 도장을 찍을 수 있다.
제 38 조 본 기관의 공증인은 업무 요구로 대출 등록 수속을 마친 후 일반 공증 서류를 빌릴 수 있다. 본인이 맡지 않은 밀권, 서류를 빌려보는 것은 반드시 공증처 책임자의 비준을 받아야 한다.
제 39 조 공증 기관이 공서를 발행하고 대출, 등록증 수속을 수행한 후 일반 공증 서류를 열람할 수 있다. 밀권 서류를 열람하고 공서를 발행하고 대출 등록 수속을 이행하는 것 외에 서류를 보관하는 공증 기관 책임자의 승인을 받아야 한다.
제 40 조 인민법원, 인민검찰원, 관련 국가기관은 업무요구로 공증처 책임자의 비준을 거쳐 정식 수색서를 발행하고 검사 수속을 밟아야 한다. 특수한 상황으로 대출이 필요한 경우 공증처에서 동급 사법행정기관의 비준을 보고하다. 대출할 때는 분명히 말해야 하고, 정식 영수증을 처리하고, 기한 내에 반납해야 한다.
인민법원, 인민검찰원, 관련 국가기관을 제외한 다른 기관과 개인은 일반적으로 공증 서류를 빌리고 열람할 수 없다. 특수한 상황으로 상담이 필요한 경우 공증처에서 동급 사법행정기관에 보고하여 비준한다.
제 41 조 공증 당사자가 공증 서류를 열람할 것을 요구하면 공증 기관에 신분증과 호적부를 제출해야 한다. 공증 기관 책임자의 비준을 거쳐 본인이 공증 기관에 제출한 증명서와 공증 기관이 기록한 당사자와의 대화 필기록을 열람할 수 있다.
변호사는 소송 대리가 공증 서류 열람을 신청해야 하기 때문에 공증 기관에 본인의 신분증, 변호사 집업 증명서, 로펌 검색증명서 및 당사자가 공증 서류 열람에 동의하는 성명을 제출해야 한다. 공증 기관 책임자의 비준을 거쳐 당사자가 공증 기관에 제출한 증명서와 공증 기관이 기록한 당사자와의 대화 필기록을 열람할 수 있다.
제 42 조 대출자가 서류를 반납할 때, 서류가 철거되고, 서류자료가 누락되고, 변경, 증삭제, 훼손 등의 상황을 발견하면, 서류관리인은 제때에 공증처 책임자에게 보고하고 책임자를 추적해야 한다. [1]
제 5 장 보관 기한
제 43 조 공증 업무 서류는 영구, 장기 및 단기 보관을 실시한다.
제 44 조 장기 검열과 이용이 필요한 공증 업무 서류는 모두 영구 보관으로 기재되어 있다.
장기 조회, 사용 및 증거로 보존해야 하는 공증 업무 서류는 모두 장기 보관으로 기재되어 있으며, 보관 기간은 60 년이다.
일반 시간 내에 사용 및 증거로 보존해야 하는 공증 업무 서류는 모두 단기 보관으로 기재되어 있으며, 보관기간은 20 년이다.
제 45 조 구체적인 공증 업무 기록 보관 기한의 확정은 공증인이 의견을 제시하고 공증처 책임자의 동의를 거쳐 제출한다.
제 46 조 공증 서류의 보관 기한은 공증이 끝난 이듬해부터 계산한다.
제 47 조 공증 파일 디렉토리 등록, 파일 등록, 파일 등록, 파일 삭제 등록, 파일 삭제 문서 및 파일 검색 카드는 영구 보관으로 나열됩니다. [1]
제 6 장 파괴 및 이전
제 48 조 공증 기관은 보존 기한이 지난 공증 서류의 보존 가치를 정기적으로 감정해야 한다. 감정작업은 공증처 책임자, 서류관리원, 공증인으로 구성돼 서류를 심사하고 처리의견을 제출한다.
제 49 조는 보존 가치가 있는 서류에 대해서는 보관 기간 등급을 높여 보관 기간을 연장해야 한다고 감정했다. 보존가치가 없는 서류는 동급 사법행정기관과 서류관리기관의 비준을 거쳐 등록 파기한다.
제 50 조는 분실과 유출을 막기 위해 파기 서류는 두 사람이 감독하고, 감독관은 파기 목록에 서명해야 한다.
파괴 보고서 및 파괴 목록은 영구적으로 보관해야합니다.
제 51 조 공증 기관이 변경을 설립할 때 공증 서류는 다음과 같이 정리하고 처리해야 한다.
(1) 철회된 공증인의 서류는 동급 또는 상급 사법행정기관이 현지 기록 보관소나 위탁 기록 보관소에 양도하여 보관한다.
(b) 공증 기관은 공증 기관이 관리하거나 동료 지역 기록 보관소로 이관하는 공증 기관을 여러 개 분설한다.
(3) 여러 공증 기관이 하나로 합병되어 각 공증 기관의 서류가 합병된 공증 기관이나 동급 지방 기록 보관소로 각각 이관된다.
(4) 공증 기관이 철회하거나 합병할 때 미결된 공증 사항은 새로운 공증 기관에 넘겨 계속 처리하고 새로운 공증 기관의 서류로 보관할 수 있다. [1]
제 7 장 부칙
제 52 조이 조치는 "중화 인민 공화국 기록 보관소 법", "법무부", "공증 서류 보관 방법", "공증 서류 관리 조치" 및 기타 관련 법률 및 규정에 따라 이행되어야한다.
제 53 조 본 방법은 베이징시 사법국이 책임지고 해석한다.
제 54 조 이 방법은 2065 년 4 월 6 일부터 시행되며 2065 년 4 월 9 일까지 유효하다.