2, 회의 과정, 시스템 및주의 사항을 설명하십시오.
회의 중 규율을 엄격히 통제하다.
비서가 참고한 9 개 단락:
비서의 접근 방식: 이메일 또는 칠판을 통해 회의 통지를 보낸 다음 관련 회의 용품을 준비하여 회의에 참가한다.
2 비법: 시행에 중점을 둡니다. 통지를 한 후 다시 한 번 전화를 걸어 참석자들과 확인해 모든 사람에게 제때에 통지할 수 있도록 합니다. (데이비드 아셀, Northern Exposure (미국 TV 드라마), 성공명언) [1-2]
3 단 비서의 접근 방식: 이중 점검-참석자에게 다음날 회의 30 분 전에 회의에 참석해 변동이 있는지, 급한 일로 잠시 회의에 참석할 수 없는 인원이 있는지, 즉시 사장에게 보고하고, 사장이 회의 전에 결석상황을 알고 있는지 확인하고, 부재자가 회의에 참석해야 하는지 여부를 결정할 수 있도록 시간을 남겨준다.
4 급 비서의 방법: 부지런히 준비하여 모든 사람에게 통지를 보내고, 회의 전에 통지한 후, 가능한 투영법, 컴퓨터 등의 도구가 제대로 작동하는지 테스트한 후, 회의실 문에 쪽지를 붙였다. 내일 이 회의실은 몇 시에 회의를 하고, 회의장은 어디에 배치되어 있고, 책상과 의자는 충분합니까? 음향과 에어컨이 정상인가요? 화이트보드, 펜, 종이, 노트북이 충분합니까? 나의 준비는 물품과 환경 방면에서 회의의 요구를 만족시킬 수 있습니까?
오단 서기의 방법: 세심한 준비-통지, 구현, 사전 회의 통지, 테스트 장비, 우선 이 회의가 어떤 성격인지 알아보세요? 제목이 뭐예요? 의제를 어떻게 안배하고 이 주제에 관한 정보를 참석자들에게 참고할 것인가. (지도자는 일반적으로 건망증이 심하다. 그렇지 않으면 과거에 이미 정해졌거나 기억나지 않는 일로 자주 싸우지 않을 것이다.) 앞당기는 목적은 참석자들을 준비시켜 회의 때 효율을 높일 수 있도록 하는 것이다.
6 비서의 방법: 필기를 하고, 사전 회의 통지, 테스트 장비, 관련 회의 자료 제공, 회의 기간 동안 상세한 회의록 (허용되는 경우 녹음 백업) 을 한다.
회의가 끝난 후 끝났습니까? 회의에서 토론한 문제, 한 약속, 지도자의 안배, 부서 간의 협력, 모두 많은 회의 성과가 있어서 누군가 기록해야 한다.
7 단 비서의 방법: 회의록-회의 후 회의록 (녹음) 을 총지배인에게 정리하고, 회의 내용에 문제가 없을 때, 총지배인에게 참석자나 다른 사람에게 보낼지 물어본다. 그들에게 지시에 따라 조작하라고 부탁하다.
8 단 비서의 접근 방식: 책임 할당-회의에서 결정된 임무를 관련 책임자에게 하나씩 이행하고 각 측이 확인한 후 서면 각서를 만들어 사장과 각 당사자에게 전달한다. 프로파일을 실행 문서로 사용하여 수행자의 프로세스 결과와 최종 결과를 감독하고, 각 작업의 완료를 정기적으로 추적하고, 제때에 사장에게 보고한다.
9 단 비서의 접근 방식: 프로세스-위의 프로세스를 표준화된' 회의' 프로세스로 만들어 모든 비서가 이 프로세스에 따라 우수한 팀을 복제할 수 있도록 회의 서비스 9 단의 성과를 만들어 누구에게도 의존하지 않는 회의 서비스 체계를 형성할 수 있도록 합니다!