첫째, 전자 문서 보관 범위
전자 문서의 아카이빙 범위는 전자 문서의 형성, 축적 및 아카이빙 제도에서 가장 중요한 내용이며 아카이브의 무결성과 무결성을 보장하는 것이 중요합니다.
전자 파일의 보관 범위는 수집 누적 범위보다 작으며, 주로 OA 시스템, 비즈니스 시스템 등의 디지털 장비에서 비롯된다. 동시에, 전자 문서의 특성, 전자 문서의 관리 특성,' 이중 보관' 요구 사항, 기관 정보화 불완전 등의 요인에 따라 아카이빙 범위를 종합적으로 결정해야 한다.
둘째, 전자 문서 보관 방법
1. 물리적 아카이브란 아카이브 관리 부서에서 오프라인 보존 가능 캐리어로 전자 파일을 다운로드하여 아카이브 부서에 넘겨주는 프로세스이며, 아카이브 부서는 이러한 아카이브 데이터의 제어 및 유지 관리를 담당합니다. 물리적 아카이빙을 통해 전자 파일을 중앙 집중식으로 관리하고 전자 파일을 안전하게 보호할 수 있습니다.
2. 논리 아카이브는 기존 저장 방식과 위치를 변경하지 않고 전자 파일에 대한 관리 권한을 아카이브 부서로 이전하는 프로세스입니다.
일반적으로 논리적으로 아카이빙된 전자 파일을 제어하기 위해 다음과 같은 조치를 취해야 합니다. 첫째, 백업 조치를 취해야 합니다. 둘째, 정기적으로 실물로 기록한다.
셋째, 전자 문서 보관 시간 요구 사항
전자 파일의 보관 시간은 실시간 아카이브와 정기 아카이브로 나눌 수 있습니다. 실시간 아카이브란 디지털 장치에서 생성 및 처리된 전자 파일을 디지털 아카이브의 파일 관리 시스템에 즉시 아카이빙하는 것을 말합니다. 정기 보관이란 조직의 관련 규정에 따라 일정 기간 동안 처리한 후 디지털 파일 시스템으로 전자 문서를 전송하는 것을 말합니다.