[요약]
파일 작업의 근본 목적은 파일 정보 자원을 개발하여 경제 건설을 위해 봉사하는 것이다.
파일 활용은 이러한 목표를 달성하는 직접적인 방법입니다. 따라서 파일 활용은 파일 비즈니스의 핵심 부분이며 전체 파일 작업에서 매우 중요한 위치를 차지합니다.
[키워드:]
파일; 사용 가능 요구 사항 오솔길
기록 보관소의 제공과 활용은 기록 보관소 (실) 가 일정한 방식과 방법을 통해 사용자가 이용할 수 있도록 서류를 제공하고 사회주의 각 사업에 서비스를 제공하는 작업이며, 문서 활용이라고도 한다.
그 내용은 기본적으로 아카이브 검색 도구 준비, 아카이브 (방) 에 저장된 파일의 내용과 구성, 제공 및 활용 준비 등 두 부분으로 구성됩니다.
두 번째는 다양한 경로와 방식을 통해 모든 사회 업무에 파일 서비스를 제공하는 것이다. 이것이 현재 파일 활용의 핵심이다.
첫째, 파일 활용 작업 요구 사항
1. 올바른 서비스 이념과 좋은 서비스 태도를 가지고 있다.
서비스는 파일 작업의 기본 속성 중 하나이며 파일 작업이 생존과 발전에 의존하는 근본 원인이다.
따라서 아키비스트는 서비스 이념을 세우고 파일 서비스의 수동적인 국면을 바꿔야 한다.
현장 서비스를 변경하는 수동 서비스는 능동적으로 정보를 찾는 사전 예방 서비스이며 서비스 수준을 향상시키기 위해 노력합니다. 서비스 태도가 단정하고, 열정적이고, 적극적이고, 책임지고, 자신의 서비스 대상을 숙지하고, 자신의 서비스 시장을 기반으로 사용자의 요구를 심도 있게 이해하고, 적시에 정확하고, 효과적으로 사용자에게 가치 있는 아카이브 정보를 제공합니다.
2. 사회 수요를 충분히 연구하고 이해하며 도서관 (방) 파일에 익숙하다.
(1) 기능 기관 사무실 직원 사용 요구 사항
맡은 업무 임무에 적응하다.
그들은 종종 업무 지침이 있는 서류를 사용해야 하는데, 그들의 사용 요구는 종종 특정 문서에 대한 특이성이 매우 강하다.
구체적인 작업은 매우 복잡하기 때문에 이러한 사용자의 요구는 종종 뚜렷한 무작위성을 가지고 있으며 활용 시간에 대한 엄격한 요구 사항을 가지고 있습니다.
(b) 중앙 사무국 직원의 사용 요구 사항.
그것은 매우 체계적이고 종합적이다.
이러한 사용자는 지도자가 계획, 의사 결정, 조직 생산, 조정 작업을 도울 수 있도록 많은 시스템의 역추적 아카이브 정보를 파악해야 하기 때문입니다.
(3) 리더십이 수요를 안내합니다.
다음과 같은 두 가지 뛰어난 기능을 보여줍니다.
① 그들은 아카이브 정보 활용에 대한 수요에 집중된 특징을 가지고 있다.
예를 들어, 상부에 보고할 때, 예년의 기본 수치와 몇 가지 중요한 문제를 처리하는 정보 자료를 검토해야 한다.
이러한 요구는 원본 파일로 직접 충족될 수 없고, 파일원이나 비서가 파일 정보를 가공하여 정제해야 한다.
(2) 지도자의 파일 요구 사항은 간접적 인 특성을 가지고있다.
대부분의 리더들은 근무 시간 제한과 파일 관련 정보 분산의 영향을 받아 직접 기록 보관소에 갈 수 없는 경우가 많다. 대신 비서직을 통해 간접적으로 자신의 요구를 실현한다.
따라서 기록 보관소 직원들은 해당 부서의 업무나 생산 계획과 임무를 결합하여 해당 사용자에게 시기적절하고 정확하며 체계적인 아카이브 정보 서비스를 제공하기 위해 관련 지도자의 요구 사항을 적극적으로 이해하고 파악해야 합니다.
(4) 풀뿌리 관리자의 아카이브 정보 요구 사항.
기층 경영진은 주로 업무 관리 및 사무성 업무에 종사한다.
활용 특징은 다음과 같습니다.
(1) 구체적이고 상세하며 실용적인 정보가 필요하며 특정 작업에 도움이 될 수 있습니다.
아키비스트는 조회를 용이하게 하기 위해 상세한 검색 도구를 편성해야 한다.
② 관리 대상에 대한 정보가 필요한데, 범위는 상대적으로 고정적이다. 예를 들면 회계사가 회계 파일을 사용하고, 영업 사원이 판매 서류를 사용한다.
③ 기업 내부 정보는 주로 자주 사용하기 때문에 파일럿은 그 활용 법칙에 주의하고 용도에 맞게 일을 전개해야 한다.
(5) 연구원 파일에 대한 수요
① 원시 재료를 기꺼이 사용한다. (2) 회수율이 비교적 높다. ③ 시간이 상대적으로 느슨하다.
(6) 엔지니어링 기술자 파일 요구 사항
아카이브 정보의 특성상, 특정 차트, 데이터, 보고서 등을 찾는 것과 같이 파일에 대한 구체적이고 구체적인 내용이 필요합니다. 아카이브 정보 내용에서 특허 문헌 및 표준화 자료에 더 많은 관심을 기울이고 유사 과제, 유사 프로젝트 또는 동종 업계의 최신 정보를 요구합니다. 시간의 사용에는 빠르고 시기적절한 것을 요구한다.
소장관에 익숙한 것은 기록근로자의 기본기이자 좋은 서비스를 전개하기 위한 전제조건이다.
소장품을 익히는 것은 기록 보관소 (방) 가 보관하는 서류의 내용, 구성, 수량 및 창고 위치를 숙지하는 것이다. 각 전종 문서의 형성과 배열, 전종과 그룹 간의 유기적 연계에 익숙하다. 각 전종 문서의 사용 가치에 익숙하다.
특히 그 중점 전종, 진귀한 서류들은 더욱' 수가진' 이 되어야 한다.
3, 기본 작업을 올바르게 처리하고 작업 관계를 활용합니다.
파일 수집, 정리, 감정, 보관, 통계 및 검색은 전체 파일 작업의 기초이며, 이를 바탕으로 사회에 파일 서비스를 제공하는 과정이다.
기초작업은 일의 사용에 물질적 보장을 제공하고, 근무조건을 창조한다.
기층 업무가 없으면 이용 업무를 전개할 수 없다.
사용 작업은 파일 작업의 목적과 방향을 직접 반영합니다.
기초업무의 성적을 구현하고 기초작업에 대한 요구를 했다. 일을 사용하지 않으면 기초 작업은 존재의 의의와 업무 목표를 잃게 된다.
그러므로 우리는 그것들 사이의 관계를 적절하게 처리해야 한다. 기초 업무뿐만 아니라 정보기술의 운용도 중시해야 한다. 우리는 그것의 사용을 중시할 수도 없고, 쉽게 재사용할 수도 없다.
4. 이용과 비밀의 관계를 올바르게 처리하다.
근본적으로, 서류의 제공, 이용, 기밀은 모두 서류의 정도와 사회의 적극적인 역할을 충분히 발휘하기 위해서이다.
기밀 유지의 목적도 아카이브 정보 자원을 더 잘 활용하기 위한 것이다.
기밀성은 파일 이용을 어느 정도 제한하는 것에 불과하며, 사회의 발전과 환경 조건의 변화에 따라 파일 기밀의 계층, 범위 및 대상도 끊임없이 변화하고 있습니다. 양자간의 관계를 잘 처리하기 위해서는 먼저 생각을 정리하고 오랫동안 유행해 온' 좌측' 잘못된 사상' 승승승장구, 보험비밀' 을 없애야 한다. 반면 서류가 개방된 뒤' 비밀이 없어 보호할 수 있다' 는 사상적 경향도 해롭다.
둘째, 파일 내용을 제때에 연구하고 심사하고, 법에 따라 파일 암호 해독 및 암호 축소 작업을 수행하고, 활용과 감사의 번거로운 절차를 줄여 파일 이용자의 정상적인 활용을 용이하게 해야 한다.
서류는 어떤 상황에서 이용할 수 있고, 어떤 상황에서 비밀과 통제가 필요하다면 당, 국가, 인민의 근본 이익에 복종해야 한다. 이 전제하에, 양자는 유기적으로 통일되어야 한다.
둘째, 파일 제공 및 활용 방법
1. 원본 파일을 제공하여 파일 사용자의 사용 요구를 충족하고, 열람실을 개설하여 파일 사용자가 자신이 필요로 하는 원본 파일을 열람할 수 있도록 합니다. 그러나 비교적 귀중한 원본 파일과 손상되기 쉬운 역사 파일은 이런 방식으로 관련 파일 사용자에게 직접 제공해서는 안 된다.
서류는 일반적으로 도서관에 빌려 사용하지 않는다.
그러나 어떤 특수한 상황에서는 당정 지도자의 편리를 돌보기 위해 원본을 사용하여 증언할 필요가 있을 때도 임시 대출할 수 있다.
서류의 대출과 이용은 엄격한 제도가 있어야 하며, 일정한 심사 승인 절차를 거쳐야 한다. 대출 기한이 너무 길어서는 안 되며, 필요한 경우 수량을 통제한다.
대출 서류는 꼼꼼히 점검해야 하고, 대출 단위는 서류의 기밀과 안전에 대해 책임을 져야 하며, 제때에 반납할 수 있도록 해야 한다.
서류를 회수할 때, 신중하게 점검하고, 검사하고, 기록과 서명을 잘 해야 한다.
2, 파일 복제 서비스.
파일 복제 제작 및 배포 서비스란 아카이브가 파일 사용자의 합리적인 요구에 따라 원본 파일 또는 기존 파일 복제본을 기반으로 복사, 발췌 등을 통해 파일 복제본을 제공하는 서비스 방식입니다.
파일 복사본을 만들 때는 귀중하고 취약한 파일의 복제를 엄격하게 통제해야 합니다. 모사는 일정한 비준 절차를 거쳐야 하며, 모사 후 원본과 대조하여 진지하게 교정해야 한다. 필요한 경우 파일 사본의 출처를 명시하고 기록 보관소 도장을 찍어야 한다.
게다가, 기록 보관소는 복제품 제작 및 발행의 범위와 승인 권한을 명확히 규정해야 한다.
3. 아카이브 정보 처리 제품을 제공하여 아카이브 사용자의 활용 요구를 충족시킬 수 있습니다.
대사기 편찬, 조직 연혁, 기본 인물 수집, 회의 소개, 특집 총결산, 연감, 그림집, 과학 기술 성과 소개, 서류증명 발행, 각종 서류사서 편찬.
4. 파일 전시회 및 전시
파일 전시 서비스란 파일 수집 부서가 특정 주제에 따라 파일 원본 또는 복제본을 전시하여 파일 수집에서 파일의 내용과 구성 요소를 체계적으로 공개하고 소개하는 특정 서비스 모델입니다.
5, 파일 증명 서비스를 발행하십시오.
서류증명이란 문서 이용자에 대한 조회와 신청에 따라 서류에 있는 특정 사실의 기록을 확인하기 위해 기록 보관소가 인출하고 편성한 서면 증명 자료를 말한다. (윌리엄 셰익스피어, 문서, 문서, 문서, 문서, 문서, 문서, 문서, 문서)
파일 인증서 제작 및 발급은 파일 수집 부서에서 파일 활용 서비스를 제공하는 방법 중 하나입니다.
일부 기관과 시민들은 실제 업무에서 일부 문제를 해결, 처리 또는 연구하기 위해 기록 보관소에 관련 문제의 원본 기록을 확인, 검증하기 위해 관련 기록 정보를 제공해야 하는 경우가 많습니다.
이 경우 기록 보관소 (방) 는 법적 신청이나 문의에 따라 파일 배포 및 배포를 위한 인증 서비스를 제공할 수 있습니다.
6, 파일 디렉토리 정보 서비스
파일 디렉토리는 파일 사용자와 아카이브 (방) 사이의 중요한 다리입니다
특정 파일 디렉토리 정보를 통해서만 파일 사용자가 활용 요구 사항을 성공적으로 달성할 수 있습니다.
아카이브 정보의 특수성으로 인해 많은 소장품은 아카이브 (방) 에서 일정한 서비스 방식을 취하여 아카이브 사용자의 수요 장애를 해소하고 활용 수요의 생성과 실현을 촉진해야 합니다.
실습에 따르면 인쇄, 출판, 교환 파일 카탈로그는 문제를 해결하고 수집 파일 활용도를 높이는 효과적인 서비스 방식입니다.
아카이브 작업자는 아카이브 작업에서 사회 활용 수요의 특성과 추세를 이해하는 데 기초하여 아카이브 카탈로그, 색인, 가이드 등의 아카이브 정보 자료를 계획적으로 게시하여 아카이브 사용자가 컬렉션 아카이브 정보 자원의 상태를 이해하고 아카이브 사용자가 파일을 성공적으로 찾을 수 있도록 도울 수 있습니다.
참고 자료:
[1] 장. 파일 이용의 제 2 차 혁명 [J]. 기록학 회보, 2005, 0 1.