I. 파일 관리

(1) 회사의 업무 활동을 정확하게 반영할 수 있는 모든 문서, 자료, 오디오, 비디오, 보고서 등은 제때에 보관해야 완전함을 보장할 수 있다.

(b) 파일 관리자는 파일 보관 시스템을 준수하고 수집, 정리, 볼륨 작성 및 아카이빙을 위해 분류해야 합니다.

(3) 서류의 내용에는 회사가 설립일로부터 매년 경영 관리 업무에서 형성되거나 발급되는 문서화해야 할 서류와 자료가 포함되어 있다.

둘째, 문서 파일 관리

(1) 아카이브 범위

1, 행정 종합 범주: 중요한 회의 자료 포함 내부 규제 및 정책 문서 개발 조직 변경, 변경, 기념품, 연례 보고서 및 기타 문서 자료 개발 계획, 작업 요약 보고서; 정부 기관이 발표한 중요한 서류.

2. 조직 인사 \ 교육 및 훈련 클래스: 직원 변경 양식, 명부, 교육 및 훈련 카드.

회계 통계: 연간 계획, 통계 보고서, 재무 회계 예산 보고서 및 설명, 각종 분기 및 월보, 정부 주관부에서 발표한 관련 문서 및 자료.

품질 관리: 품질 경영 시스템.

기술 카테고리: 제품 및 생산에 관한 기술 문서.

판매 크로니클: 회사의 대규모 판매 활동의 크로니클.

(2) 문서 보관

1. 아카이빙된 문서 자료의 종류, 매수 및 문서당 페이지 수가 완전해야 합니다.

2. 보관한 서류자료에서는 각 문서의 정본과 사본, 인쇄본과 최종 원고, 문의와 답변, 밀급 등이 함께 배열되어야 하며, 분리되어서는 안 된다.

3. 여러 해 동안의 서류는 일반적으로 함께 보관할 수 없으며, 여러 해 동안의 문의와 승인은 회답 당년에 보관할 수 있습니다. 답장이 없는 것은, 요청 연도에 두었다. 교차 연도 계획, 문서 제출 첫해; 연도 간 요약은 대상 최종 연도에 보관해야 하고, 연도 간 회의 문서는 회의 연도 아카이브에 보관해야 합니다.

셋째, 기록 시간

회사 관리 활동의 각종 계약 및 일일 보고서는 각기 다른 시한에 따라 사장과 인사부에 제때 넘겨야 합니다. 오디오 및 비디오 파일, 활동 파일, 엔지니어링 파일 및 기타 파일은 각 부서에서 임시로 보관하고 월말에 인사부에 균일하게 합산됩니다. 회계 서류는 재무부에서 보관한다.

넷째, 서류의 대출과 파괴

(1) 대출 서류는 규정에 따라 대출 수속을 처리하고 규정된 범위 내에서 열람해야 한다. 서류를 고치거나 찢지 말고 제때에 돌려주세요.

(2) 회계 서류는 대출할 수 없다. 내부 방문은 재무 책임자의 승인을 받아야 한다. 특별한 요구로, 외부 기관이 관련 회계 파일을 열람할 때, 정식 문서를 가지고 회사 지도자의 동의를 구해야 한다. 회계 파일을 확인할 때 파일을 회사에서 꺼내서는 안 됩니다. 발췌, 복사가 필요하면 재무책임자의 승인을 받아야 한다.

(3) 정기적으로 서류를 감정하고, 서류파기 목록을 정확하게 만들고, 보존가치를 상실한 서류를 등록하고, 인적자원부 책임자의 심사를 거쳐 회사 지도자의 승인을 받은 후에야 파기할 수 있다. 파기할 때는 두 명 이상이 참가하여 파기 목록에 서명해야 한다.