1. 법률 및 정책 준수: 파일 관리에 관한 국가 및 지역 법률, 규정 및 정책을 이해하고 엄격하게 준수하여 파일 관리의 합법성을 보장합니다.
2. 파일 분류 및 번호: 파일 분류 시스템에 따라 파일을 자세히 분류하고 검색할 정확한 번호를 제공합니다.
3. 보관 및 보관: 보관 자료의 구성 및 보관은 모든 보관 자료가 적시에 정확하게 보관되고 쉽게 찾을 수 있도록 보관 매뉴얼의 요구 사항을 준수해야 합니다.
4. 전자문서관리: 정보시대가 발전함에 따라 전자문서관리가 점점 중요해지고 있습니다. 전자 아카이브를 구성, 저장 및 보호하기 위한 효과적인 조치를 취해야 합니다.
5. 아카이브 기밀 유지: 모든 아카이브 자료가 기밀 수준, 특히 개인 프라이버시 또는 상업적으로 민감한 정보가 포함된 문서에 따라 잘 보존되도록 합니다.
6. 파일 보호 및 유지 관리: 파일의 물리적 상태를 정기적으로 점검하여 습도, 온도 또는 해충과 같은 환경 요인으로 인해 파일이 손상되지 않도록 합니다.
7. 정기 감사에서 위선을 제거한다: 정기적으로 파일을 검토하여 파일의 진실성과 무결성을 보장하고, 불필요하거나 비현실적인 파일을 제때 제거한다.
8. 지식 업데이트 및 교육: 정기적으로 파일 관리 관련 지식을 업데이트하고, 최신 파일 관리 기술 및 추세를 이해하고, 관련 교육에 참여합니다.
9. 대출 관리: 엄격한 파일 대출 제도를 수립하고, 대출 상세내역을 기록하고, 파일 자료를 빌린 후 기한 내에 반납할 수 있도록 하며, 온전하게 유지한다.
10. 돌발사건 처리: 천재지변으로 인한 파일 손실을 방지하기 위한 파일 비상 관리 계획 개발.
1 1. 사용자 서비스: 정보 찾기 및 아카이브 정보 제공에 대한 설명 등 훌륭한 사용자 서비스를 제공합니다.
12. 파일 활용 및 서비스: 파일 활용 가치를 최대한 활용하고, 아카이브 정보 서비스를 제공하고, 학술 연구 및 의사 결정 참조를 지원합니다.
13. 파일 삭제: 법적 보존 기간에 도달했으며 해당 승인 절차를 통과한 파일을 안전하고 규정 준수 방식으로 폐기합니다.
파일 관리는 세심하고 전문적인 작업이며 높은 책임감과 집중력, 세부 사항에 대한 강한 관심이 필요합니다. 또한 아카이브 작업자는 파일 관리의 발전에 지속적으로 관심을 기울이고 새로운 기술과 방법을 적시에 채택하여 생산성을 높여야 합니다.