1. 일일 거래: 회의, 출장, 활동 등을 포함한 상사의 일정을 담당합니다. , 다양한 활동이 원활하게 진행되도록 보장합니다.
2. 파일 관리: 초안 작성, 교정, 수정 및 보관을 포함한 다양한 종류의 파일을 처리하여 파일 작업의 효율성과 정확성을 보장합니다.
3. 회의 조직: 회의실 예약, 장비 준비, 참석자 통지 등을 포함한 다양한 내부 또는 외부 회의를 준비하고 예약합니다. 회의 후에 회의록을 정리하다.
4. 접대: 회의 시간, 장소, 접대 서비스를 포함한 방문객을 접대하여 사장을 위한 회의 자료를 준비한다.
5. 커뮤니케이션 조정: 사장과 직원, 고객, 공급자 및 기타 파트너 간의 연락 담당자로서 사장이 내외적으로 소통할 수 있도록 지원합니다.
6. 행정 지원: 필요한 행정 지원 (예: 예정된 여행, 상환 처리, 사무실 시설 유지 등) 을 제공합니다.
7. 정보 관리: 중요한 정보를 수집, 정리, 전달하여 사장이 회사와 업계 동향을 제때에 이해할 수 있도록 합니다.
8. 의사 결정 지원: 상사에게 의사 결정에 필요한 배경 정보 및 데이터를 제공하여 전략 및 계획 수립에 도움을 줍니다.
9. 프로젝트 관리: 일부 프로젝트의 관리 및 후속 조치에 참여하거나 책임지고 프로젝트가 계획대로 실행되도록 합니다.
10, 기밀 보호: 사장의 비서는 보통 대량의 민감한 정보를 접하기 때문에 고도의 직업윤리와 비밀의식이 필요하다.
비서가 필요로 하는 능력:
첫째, 다양한 인재. 비서는 두 가지 이상의 언어를 알고 있으며, 일정한 언어 처리 능력과 컴퓨터 기술을 가지고 있다.
둘째, 조직력. 비서는 주최자여야 한다. 그녀는 각종 회의와 행사의 안배를 계획하고 집행해야 한다. 동시에, 그녀는 대량의 업무 일기, 일정, 문서, 전자 파일도 처리해야 한다.
셋째, 의사 소통 능력. 비서는 사장, 동료, 고객과 교제해야 하며, 그녀는 기업의 내외 관계를 잘 조화시켜야 한다.
넷째, 새로운 지식을 얻는 능력. 비서는 반드시 진일보한 학습, 특히 사무기술 학습을 통해 끊임없이 지식을 늘리고 기술을 높여야 한다. 그녀는 컴퓨터 응용의 발전을 따라가야 한다.
다섯째, 팀워크 능력. 비서는 반드시 많은 실제 항목에 참가해야 한다. 그녀는 정보를 수집하여 팀에게 열심히 일하도록 독촉해야 한다. 그래서 팀워크 능력도 비서 업무의 핵심 부분이다.