둘째, 문서 수집
사건 사건을 종결하고 서류를 이송할 때, 다음 원칙에 따라 수집해야 한다.
본 문서 및 해당 첨부 파일의 무결성을 검사합니다. 부족한 점이 있으면 즉시 추적하고 분류해야 한다. 서류의 수속이 완비되어 있는지, 누락이 있다면, 부서 교체를 위해 반송해야 한다. 사건과 무관한 서류나 사건과 함께 보관하지 말아야 할 서류는 즉시 사건 처리 부서로 반송해야 한다.
셋째, 문서 정리
1, 중국어 직필서류는 오른쪽에 제본하고, 중국어 가로쓰기 또는 외국어 서류는 왼쪽에 제본합니다.
2, 오른쪽 제본된 서류와 첨부 파일은 오른쪽 위 모서리에 맞춰야 하고, 왼쪽 제본은 왼쪽 위 모서리에 맞춰 가지런히 박아야 한다.
3. 파일이 구김, 파손 또는 고르지 않은 경우 트림, 잘라내기 및 접어서 균일하게 해야 합니다.
3 홀 나사 포장이 적합합니다 (분해 및 복사가 용이합니다)
넷째, 파일 분류
1, 파일 분류는 사건 내용, 부서 조직, 업무 항목 등의 요인에 따라 부서, 범주, 범주 3 급으로 분류해야 합니다. 먼저 부문을 나누고, 사건의 성격에 따라 몇 가지 범주로 분류한 다음, 같은 범주 아래에 몇 가지 하위 범주로 분류한다.
파일 분류는 실용적이어야합니다. 상황이 비교적 많은데, 전항에서 설명한 3 급으로는 충분하지 않으며, 3 급 후에 4 급' 벌금 범주' 를 늘릴 수 있다. 상황이 많지 않으면 "부서" 와 "큰 클래스" 또는 "작은 클래스" 만 사용할 수 있습니다.
3. 같은' 소류' (또는 하위 클래스) 의 병례는 한 폴더에 제본해야 한다. 사건이 많고, 한 폴더가 부족하며, 점수는 두 개 이상의 폴더, 하위 클래스 (또는 하위 클래스) 뒤에 "볼륨" 수를 추가하여 참고할 수 있습니다.
4. 각 파일의 표지 안쪽 페이지에는' 목차' 를 설정하고, 보관할 때 순차적으로 파일에 번호를 매기고 기록해야 하며, 원칙은 각 파일마다' 목차' 번호가 있어야 한다는 것이다.
5. 파일 번호는 다음과 같이 표현됩니다. a 1 a2-B 1B21C21-e/kloc-
큰 클래스 번호이고 C 1C2 는 작은 클래스 번호입니다. D 1 은 파일 볼륨 번호이고 E 1E2 는 파일 내용입니다.
6, 일부는 또한 외부 파일, 회사 내부 문서, 재무 정보, 비즈니스 변경 정보, 정관 변경 정보 등 시간에 따라 할 수 있습니다.
동사 (verb 의 약자) 파일의 이름과 번호
1. 각급 서류의 분류에는 이름이 있어야 하고, 간결하고 간단명료해야 하며, 파일 내용의 성격을 충분히 표현하는 원칙에 따라, 일정한 범주가 있어야 하며, 모호해서는 안 된다.
2, 모든 수준의 분류, 볼륨 수 및 내용은 10 진수 아라비아 숫자로 표시됩니다. 그 숫자의 사용은 사례의 수와 증가에 달려 있다.
3. 각급 문서 분류명이 확정되면' 파일 분류번호표' 를 작성해야 한다. 각 등급분류 이름과 대표번호를 일정한 순서로 정렬하여 열람하기 쉽다.
4, 모든 수준의 파일 분류 번호는 향후 기관 확장 또는 업무 급증에 대비하여 일정 수의 격차를 예약해야 합니다. 5. 각급 문서 분류명과 그 대표인물이 확정되면 마음대로 수정할 수 없습니다. 수정이 필요하다면 사전에 자세히 토론하고, 혼동을 피하기 위해 신구 파일 분류 번호 도표를 작성해야 한다.
6 파일 번호
1. 새 사건의 경우' 파일 분류 번호 표' 에 따라 사건의 범주, 볼륨 번호, 내용 순서를 결정해야 한다.
2. 전건에 속하는 경우 전안의 사건 번호를 식별하고 같은 번호를 편성해야 한다.
3. 사건 번호는 사건 1 호를 원칙으로 하고, 사건이 몇 가지 일을 설명하거나 사건이 여러 범주에 속할 경우, 우선 그 주요 범주, 사건 번호를 결정해야 한다.
4. 서류번호는 왼쪽에서 오른쪽으로 작성해야 하고, 서류의 오른쪽은 제본해야 하며, 서류번호는 서류의 홈페이지의 왼쪽 상단 모서리에 기입해야 한다. 왼쪽 제본은 오른쪽 위 구석에 있습니다.
7. 보관 및 파일 정리
1. 아카이브는 카탈로그 번호 순서대로 관련 범주의 폴더에 안내물로 묶여 있어야 하며, 카탈로그 번호는 실제로 읽기 쉽도록 "종이 보기" 로 표시해야 합니다.
2. 서류클립 뒷면에는 서류함에 포함된 사건의 분류 번호와 명칭을 표기하여 열람할 수 있도록 해야 한다.
8. 보관 기간
정부 관련 법령이나 본 기업의 기타 규정에 달리 규정되어 있는 경우를 제외하고, 서류의 보관 기한은 다음과 같은 규정에 따라 처리한다.
1. 영구 보존: (1) 정관 (2) 주주 명부; (3) 조직 규칙 및 작업 규칙; (4) 이사회 및 주주 총회 기록; (e) 재무 제표; (6) 정부 기관의 승인 서류; (7) 재산 소유권 증명서 및 기타 청구 증명서; (8) 엔지니어링 설계 도면; (9) 영구적으로 저장되도록 승인된 기타 서류.
2. 10 년 보존: (1) 예산; (b) 회계 증명서; (3) 사업 계획 정보; (4) 10 년 동안 보관할 수 있도록 승인된 기타 서류.
3.5 년 보존: (1) 계약 만료 또는 해지 (2) 5 년 동안 승인 된 기타 서류.
4. 보관 1 년: 마감 후 오래 보관할 필요가 없습니다.
5. 규제는 규제관리부에서 영구히 보존하며, 유효하면 사용부는 보존해야 한다.
9 단 롤러 청소
1. 파일 관리자는 언제든지 파일 선반을 닦고, 파일 청결을 유지하고, 좀이 썩는 것을 방지해야 한다. 매년 바꿀 때는 규정에 따라 한 번 청소해야 한다. 만약 보관 기한이 지났다면, 그것은 파괴될 수 있다. 파기하기 전에 기록을 잘 작성하여 총지배인에게 제출하여 비준해야 한다. 필요한 경우 주관 부서에 보고하고 카탈로그 설명란에 폐기 날짜를 표시해야 합니다. 2. 부분 보존 기간이 지난 서류가 아직 보존 참조 가치가 있는 것으로 확인되면 보관인은 보관서류에 제 5 련의' 수령 (발송) 통지서' 를 기록하고 제 5 련에 부분 파기 날짜를 표시해야 한다.
X. 전자 문서
기업 관리는 모든 데이터를 스캔하여 전자 문서로 만드는 것이 가장 좋다. 파일 디렉토리는 용지와 일치하므로 쉽게 찾을 수 있습니다. 또한 종이없는 사무실로 OA 소프트웨어와 결합하여 빠르고 편리합니다.