1. 파일 정의 및 승인 권한:
1. 1 파일
1.2 대여: 이 프로세스에서 언급된 대여는 조회, 대여, 복사를 포함한 광범위한 대여입니다.
1.3 파일 관리부: 행정 인사부와 프로젝트 회사 사무실을 나타냅니다.
1.4 파일 분류 정의:
1.4. 1 1 급 파일: 회사의 경영 또는 위험 가치에 큰 영향을 미치는 기밀 수준 1 급 파일입니다.
1.4.2 보조 파일: 기밀 유지가 2 등급으로 회사의 경영 또는 위험 가치에 큰 영향을 미치는 파일입니다.
1.4.3 레벨 3 파일: 기밀 유지는 3 단계로 회사의 경영이나 위험 가치에 일반적인 영향을 미치는 파일입니다.
1.5 파일은 승인 권한을 사용합니다.
1.5. 1 사장: 1 급 파일 사용 신청을 승인합니다.
1.5.2 행정 인사부: 2 차 파일 활용 신청 및 파일 승인을 담당하는 부서 간 활용.
프로젝트 회사 관리자: 프로젝트 회사가 보유한 1 차 및 2 차 파일의 사용 요청 및 부서 간 사용을 승인합니다.
1.5.3 지원자 부서 관리자: 3 단계 파일 사용 신청을 승인합니다.
1.6 행정 인사부: 회사 파일 분류 계층 관리 카탈로그 및 파일 관리 요구 사항 작성을 담당합니다. 파일 분류, 보관, 표시 및 보관, 대출, 기밀 유지, 통계 및 폐기 관리를 담당합니다. 여기에는 회사에서 송수신하는 각종 문서 및 회사의 중요한 회의록이 포함됩니다. 각종 서류의 관리를 감독하여 각 부서의 문서 관리에 대한 지침을 제공하다.
2. 1 문서 분류 및 분류
2. 1. 1 행정인사부가 파일 분류 아카이빙 관리 요구 사항을 제시하여 분류, 보관 방법, 기간, 이전 책임 부서 및 분류 등을 명확히 했다. , 그리고 "회사 파일 분류 관리 카탈로그" 를 편성하고, 행정인적자원부의 비준을 거쳐 각 부서, 프로젝트 회사 집행을 내린다.
2. 1.2 파일 형식에는 다음이 포함되지만 이에 국한되지는 않습니다.
2. 1.2. 1 제도 문서: 각종 규제, 관리 방법 등.
2. 1.2.2 회의 문서: 자료, 회의록, 회의록 등. 주주 총회, 이사회, 감사회, 총지배인 사무회의 등의 회의에서 형성된다.
2. 1.2.3 계획 문서: 엔터프라이즈 마스터 플랜 또는 계획, 개발 계획, 프로젝트 계획, 마케팅 계획, 재무 계획 등
2. 1.2.4 증명 자료: 기업 영업허가증, 토지허가증, 개발자격증, 시공허가증, 계획허가증, 예매허가증, 기업 및 제품이 획득한 각종 명예간판과 증서, 합격증, 합격증 등.
2. 1.2.5 보고해야 할 문서 및 자료: 기업이 각급 주관 부서에 제출한 문서 및 관련 통계표, 회사 지도자의 관련 연설 및 보고 자료
2. 1.2.6 시청각 자료: 사진 자료, 시청각 자료, 영상 자료 등 시청각 형식으로 기록된 다양한 자료. , 유학 또는 기타 부서에서 제공;
2. 1.2.7 비문 재료: 비문, 그림, 공예품 등. 상급 지도자, 우호단위 또는 개인이 제공한다.
2. 1.2.8 기술 자료: 각종 엔지니어링 도면, 준공 자료, 검사 자료 등.
2. 1.3 회사 파일관리자는 자신이 보관하고 있는 파일의 번호를 매기는 일을 담당합니다.
2. 1.4 보관 기간: 국가기록국이 발표한 정부 기록 보관 기간 규정에 따라 영구, 장기, 단기 세 가지로 나뉜다. 영구 50 년 이상, 장기적으로는 15-50 년, 단기로는 15 년 이하입니다.
2. 1.4. 1 영구
2. 1.4.2 장기: 회사의 일반 업무 활동을 반영하는 경우, 회사 업무에서 중장기 참조 및 사용 가치가 있는 문서 자료는 모두 장기 보관으로 기재되어 있습니다.
2. 1.4.3 단기: 단기간에 회사에 참고가치가 있는 모든 문서와 자료는 단기 보관으로 기재되어 있다.
2.2 아카이빙
2.2. 1 부서, 프로젝트 회사는' 파일 분류 계층 관리 카탈로그' 에 따라 일상 업무에서 형성된 파일을 수집하고 관리하여' 부서 파일 (문서/계약) 관리 기록 카탈로그' 를 작성할 책임이 있습니다.
2.2.2 파일 관리 부서로 이전해야 하는 자료의 경우 각 부서는 필요에 따라 정리하고, 파일 이전 카탈로그를 작성하며, 파일 분류 및 등급 관리 카탈로그의 규정에 따라 행정 인사부/프로젝트 사무실 기록실에 제때에 이관해야 한다. 행정인사부/프로젝트처는 서류를 심사하고 서명하고 규정에 따라 분류, 번호 지정 및 보관한다. 프로젝트 회사의 각 부서와 사무실은 매월 말에 문서 카탈로그를 행정 인사부에 백업해야 한다.
2.2.3 프로젝트 회사가 해산되기 전에 프로젝트 사무실은 모든 프로젝트 파일을 회사 행정 인사부에 넘겨야 한다.
2.2.4 파일 전송 요구 사항:
2.2.4. 1 양도된 서류는 양도명세서를 작성해야 하고, 양도명세서는 한 양식에 두 부씩, 서명 후 쌍방이 각각 한 부씩 보유해야 한다.
2.2.4.2 에 기재된 문서, 자료는 완전하고 진실하며 정확해야 하며, 조회와 승인, 인쇄본과 논문, 본문, 첨부 파일을 함께 배치해야 합니다.
2.2.4.3 은 파일 제목을 개괄적이고 간결하게 쓰고, 파일 목록을 작성하며, 제본해야 한다.
2.2.4.4 는 카본 블랙 붓이나 붓으로 서류를 작성해야 하며 볼펜이나 연필을 사용할 수 없으며 글씨는 명확하고 정확해야 합니다.
2.2.4.5 각종 실물파일 (경품, 트로피, 금기, 메달, 증서, 간판, 선물 등). ) 원본 파일이 있어야 하며 그대로 유지되어야 합니다.
2.2.4.6 오디오 및 비디오 파일 기록은 이유, 시간, 장소, 주요 인물, 배경, 기록자를 상세히 기록해야 하며, 보관된 오디오 및 비디오 자료는 원본, 원본, 명확하고 완전해야 합니다.
2.2.5 파일 관리 부서는 각 부서의 파일 관리에 대한 일상적인 검사 및 감독을 수행해야 합니다.
2.3 파일의 일상적인 관리
2.3. 1 회사 파일 관리자는 국가 파일 관리 규정에 따라 파일을 보관, 식별 및 보관합니다.
2.3.2 세부 사항은 부서 파일에 등록해야 하며, 검색 및 활용을 위해' 부서 파일 (문서/계약) 관리 기록 카탈로그' 를 작성해야 합니다.
2.3.3 서류와 계약은 과학적으로 배열해야 하며, 번호순으로 서류함에 보관하여 표시를 하고 서류함에 가지런히 넣어야 한다.
2.3.4 행정 인사부 또는 프로젝트 사무실은 재무 이외의 각종 파일의 형성, 보관, 분류, 감정 보관, 대출, 기밀 유지, 통계, 파괴 등의 관리 내용을 담당하고 있습니다.
2.3.5 재무 파일은 재무 부서의 보관에 의해 보관됩니다.
2.3.6 기타 부서는 관련 문서 및 자료의 스테이징을 담당하고 있으며, 제때에 행정인적자원부나 프로젝트 회사 사무실로 이관한다.
2.4 문서 사용 및 기밀 유지
2.4. 1 원차서류는 기록실에만 있고 대여할 수 없습니다. 원칙적으로 서류 대출은 사본만 빌려준다. 서류활용 신청 부서는 반드시' 서류대출 승인표' 를 작성해야 하며, 권한에 따라 승인 수속을 수행한 후 서류관리부 서류관리원이' 서류대출 등기서' 를 작성해야 한다.
2.4.2 빌린 서류를 반납할 때는 반드시 직접 제출해야 한다. 분실 또는 손상이 발견되면 즉시 직속 상관에게 보고해야 합니다.
2.4.3 대출 서류는 사용 후 즉시 반납해야 한다. 대출 시간이 초과되면 다시 수속을 밟아야 한다.
2.4.4 대출자는 반드시 서류를 잘 보관해야 하며, 무단으로 변경, 오손, 스케치, 절단, 발췌, 해체, 교환, 발췌, 복제, 복사, 사진을 찍어서는 안 되며, 빌려주거나 훼손해서는 안 된다.
2.4.5 외부 단위에서 파일을 빌릴 때, 본 단위의 소개서를 소지하고, 서류별로 분류하여 관련 지도자의 비준을 받아야 하지만, 서류를 기록실에서 가져올 수는 없다.
2.4.6 외부 단위 추출 파일 (1-2 급 파일 복사 또는 추출은 허용되지 않음) 은 해당 지도자의 승인을 받고 추출된 자료에 대한 감사 서명을 받아야 합니다.
2.4.7 외부 단위 추출 파일 (1-2 급 파일 복사 또는 추출은 허용되지 않음) 은 해당 지도자의 승인을 받고 추출된 자료에 대한 감사 서명을 받아야 합니다.
2.4.8 파일러와 대출자는 서류를 기밀로 유지해야 할 책임이 있다.
2.4.9 기밀 유지 기한에 도달한 문서는 행정인적자원부 관리자 또는 프로젝트 주임의 동의를 거쳐 암호 해독되고 암호 해독된 문서는 일반 문서로 관리됩니다.
2.4. 10 직원이 이직할 때 이미 형성되거나 빌려온 서류를 인수인계해야 하며, 행정인적자원부나 프로젝트 사무관리자가 서명을 한 후에야 이직할 수 있다.
2.5 파일 삭제
2.5. 1 프로젝트 회사가 해체된 후, 프로젝트 회사 사무실은 보존된 기록과 서류를 체계적으로 정리하고 회사 행정인사부에 넘겨 보관해야 한다.
2.5.2 행정인적자원부는 이미 사용가치를 상실한 문건 파기를 신청했다. 파기 시, 행정인적자원부는 파기 신청 보고서를 작성하고, 서류폐기 승인서를 작성해야 하며, 부서장이 심사하고, 행정인적자원부 관리책임자가 비준하고, 1 급 서류는 사장의 승인을 받아야 한다. 파기를 승인한 서류는 반년 동안 보관해야 하고, 보존가치가 없으면 폐기해야 한다.
2.5.3 파기 임무를 수행할 때 최소한 3 명의 행정인사부, 법무책임자 및 관련 부서 대표로 구성된 영업 책임자가 있어야 하며 파기 카탈로그에 서명해야 합니다. 마지막으로, 파기 디렉토리와 승인 서류는 함께 보관해서 조사해야 한다.