중신증권평가유한책임회사 증권평가업무파일관리시스템 1. 총칙1./KLOC-0 1.2 증권 등급 업무 파일은 회사 증권 등급 업무 활동의 실제 기록이며 중요한 참조 가치를 지닌 중요한 원본 전문 파일입니다. 회사에는 전임 또는 시간제 파일 관리자가 있어야 한다. 1.3 파일러의 임무는 1) 회사의 업무 파일 및 관련 자료를 수집, 정리, 보관, 통계하여 파일의 완전성과 안전을 보장하는 것이다. 2) 비즈니스 파일 활용을 적극적으로 수행하여 비즈니스 개발을 위한 서비스를 제공합니다. 3) 업무 담당자의 업무 문서 자료 보관 업무를 지도, 감독, 검사한다. 4) 지도자가 제출한 기타 서류작업과 관련된 임무를 완수하고, 정기적으로 서류작업을 보고한다. 2. 증권등급업무파일의 내용 및 관리 2. 1 증권등급업무파일에는 1) 증권등급업무를 위탁한 위탁서 및 항목자료가 포함되며 이에 국한되지는 않습니다. (2) 등급 보고서의 원본 데이터를 발행한다. 3) 등급 과정에서 채권 발행인, 보증 기관 및 기타 중개 기관과 구성된 작업 보고서, 전화 기록, 회의록, 의사록, 이메일, 팩스 및 분석가의 프로젝트에 대한 조사 기록 또는 분석 4) 예비 평가 보고서; 5) 신용 등급 보고서 (2 차 검토 의견 및 논문, 공식 등급 보고서 포함) 6) 신용 등급위원회의 투표 의견 및 회의록; 7) 등급 결과 데이터 게시 8) 등급 데이터 추적 9) 등급 보고서 추적 10) 규정 준수 파일. 2.2 증권 등급 비즈니스 파일 보관 시간 요구 사항: 1) 항목을 작성한 후 보관할 수 있습니다. 2) 각 공정이 완료된 후 관련 인원과 부서는 본 부서가 담당하는 유통서와 서류를 제때에 보관해야 합니다. 3) 정식 보고서를 발부한 후 2 주 이내에 프로젝트의 정식 기록을 완성한다. 2.3 증권 등급 업무의 파일 보관 형식: 1) 파일 관리자는 각 증권 등급 항목을 별도로 보관하고 파일 카탈로그를 만들어야 합니다. 2) 파일러는 프로젝트 자료에 따라 폴더 또는 파일 박스 형식으로 관련 파일을 보관할 수 있습니다. 3) 문서 번호는 원칙적으로 공식 보고서가 발급된 연대순으로 번호가 매겨지며, 문서 번호는 등록 공고 번호와 일치해야 합니다. 4) 파일 번호는 폴더나 서류함 뒷면에 명확하게 표시해야 하며 연도, 번호, 수량, 제본으로 축약해야 한다. 프로젝트 파일에 여러 폴더 또는 상자가 있는 경우 총 폴더 (상자) 수와 폴더 (상자) 수를 표시해야 합니다. 즉, 프로젝트 파일에는 각각 4- 1, 4-2, 4-3 으로 표시된 4 개의 폴더 (상자) 가 있습니다 5) 추적 등급 데이터는 여전히 원래 프로젝트 파일 번호를 사용하여 추적 등급 시간을 표시합니다. 2.4 아카이빙 요구 사항: 1) 아카이브 용지는 표준 A4 용지로 통일되어 양면으로 인쇄할 수 있습니다. 2) 서류 인수인계목록을 작성하여 송수신 쌍방이 서명하여 확인한다. 3) 파일 관리자는 업무 담당자의 파일을 받을 때 체크리스트를 점검하고 아카이빙 요구 사항에 따라 서류를 꼼꼼히 점검해야 한다. 주로 두 부분으로 구성됩니다. A. 발행인과 보증인이 제공한 원본 자료는 관련 기관이 자료 목록의 내용에 따라 표지와 기마봉에 도장을 찍어야 합니다. B. 회사 내에서 양식, 작업 원고 및 관련 문서를 회람하는 것은 회사 관련 제도에 따라 엄격하게 집행되어야 하며 관련 부서와 인원이 서명해야 합니다. 4) 자료가 예정대로 보관되지 않았거나 보관 요구 사항을 충족하지 못하는 경우 관련 인원과 부서에 서면 의견을 제시하고 기한을 수정해야 합니다. 3. 차용열람파일 3. 1 영업자가 서류를 빌릴 때 반드시 일정한 승인 및 등록 수속을 거쳐야 하며, 대출기한을 제한해야 합니다. 특수한 상황으로 인해 기한 내에 반납할 수 없으니 연기 수속을 밟아야 한다. 3.2 원래 프로젝트 참가자는 업무상 필요에 따라 대출 수속을 이행하여 원래 프로젝트의 보관서류를 열람할 수 있다. 그러나 지도자의 승인을 받아야 한다는 구체적인 규정이 없는 한. 3.3 비프로젝트 참가자는 업무상 본 프로젝트 업무 서류를 빌려야 할 때 회사 등급 부이사 이상 지도자 지시의 공식 전근서를 제시하고 대출 등록 수속을 밟아야 한다. 3.4 영업자가 대여한 업무 서류는 다른 기관이나 개인에게 대여해서는 안 된다. 3.5 국가 기밀이나 회사 영업 비밀과 관련된 업무 문서 및 프로젝트 의뢰인이 기밀을 요구하는 서류는 일반적으로 대출과 검열을 허용하지 않는다. 특수한 상황은 컨설팅이 필요하니 반드시 회사 부사장 이상의 비준을 받아야 한다. 3.6 기밀 파일을 제외한 액세스 권한이 있는 모든 파일을 추출하거나 복사할 수 있습니다. 3.7 검사 또는 대출 된 비즈니스 파일은 제 시간에 반환해야합니다. 반납할 때 서류자료가 철거되고, 부족하고, 도색되고, 증쇄되고, 훼손되는 것을 발견하면 즉시 회사 지도부에 보고하고 제때에 추적해야 한다. 3.8 아키비스트는 반드시 비밀제도를 엄격히 준수하고 국가 비밀과 의뢰인의 영업 비밀을 지켜야 한다. 제도를 위반하여 누구에게도 서류를 제공하고 사용 범위를 넓혀서는 안 되며, 다른 사람에게 파일 내용을 누설해서는 안 된다. 4. 파일 보존 기간 4. 1 신용 등급 업무 파일 보존 기간은 등급 계약 만료 후 5 년 또는 등급 대상 만료 후 5 년, 업무 파일 보존 기간은 10 년 이상이어야 합니다. 5. 서류의 감정과파기 5. 1 보관기한이 지난 서류는 정기적으로 감정해야 한다. 역량평가 작업은 등급책임자, 프로젝트 책임자, 파일 관리자로 구성된 역량평가 팀이 공동으로 진행한다. 5.2 검증을 거쳐 보존 가치가 있는 서류는 보존 기간 등급을 높여 연장해야 한다. 보존가치가 없는 서류를 등록하고 파기 보고서와 함께 회사 총재 사무회의에 제출하여 서면 비준을 거쳐 파기한다. 5.3 손실과 유출을 막기 위해 파기 서류의 판매는 두 사람이 책임져야 하며, 판매자가 파기 명세서에 서명해야 한다. 5.4 파기 파일 목록, 감정 보고서 및 승인 의견은 파일 관리자가 영구적으로 보존합니다. 6. 파일 통계 및 전송 6. 1 회사 파일 관리자는 파일 수집, 전송, 보관 및 활용에 대한 통계를 계산하고 규정에 따라 정기적으로 회사 사장 사무실 회의에 파일 관리의 기본 상황에 대한 통계를 제출해야 합니다. 6.2 파일관리인원이 전근할 때 서류인계작업을 잘 해야 인수인계 수속을 거친 후에야 이직할 수 있다. 7. 파일 보호 및 보관 7. 1 비즈니스 파일을 보관하는 주택은 견고하고 방화, 도난 방지, 습기 방지, 내고온성, 방쥐, 방충, 방광, 오염 방지, 실내 청결, 통풍을 유지해야 합니다. 7.2 서류창고는 전용이어야 하며, 서류와 무관한 물품은 보관할 수 없다. 기록실 안팎에서는 인화성 및 폭발성 물품의 보관을 엄금한다. 7.3 볼륨과 함께 보관된 오디오 및 비디오 파일은 자화를 방지하고 보관 기한에 따라 정기적으로 복사해야 합니다. 7.4 파일 관리자는 정기적으로 파일을 검사 및 인벤토리하고 손상, 충충, 쥐 물린, 변질, 퇴색된 파일을 복구하고 복제하는 예방 조치를 취해야 합니다. 분실된 서류를 발견하면 즉시 관련 지도자에게 보고하고 적극적으로 찾아야 한다. 8. 보충규정 8. 1 본 제도의 수정과 해석권은 회사 총재 사무회의에 속한다. 8.2 본 제도는 공포일로부터 발효한다.