공식 이메일은 어떻게 작성하나요?

이제 이메일 작성 방법은 직장에서 많은 사람들에게 무시되고 있습니다. 이제 온라인 커뮤니케이션이 너무 편리해졌기 때문에 WeChat, QQ, 기업 OA 등 어떤 매체도 이메일보다 빠릅니다.

그런데 위챗, QQ, 회사 OA 커뮤니케이션이 매우 편리하지만, 공식적인 문제가 발생하면 이메일을 작성해야 한다는 사실을 알고 계셨나요?

이메일 작성은 직장인들만을 위한 것이 아닙니다. 예를 들어 대학생들은 논문 지도교수에게 이메일을 쓰고, 인턴 지원서, 이력서, 행사 등록 양식을 회사에 보냅니다. 해외 호텔에 문의 편지를 요약해서 보내려면 이메일을 사용해야 합니다.

하지만 일상생활에서 이메일을 쓰는 '일상'에 주의를 기울이지 않는다면, 심각한 상황에서 첨부파일을 추가하는 것을 잊어버리게 됩니다. 틀리네요, 제목도 없고, 한참 읽어도 상대방이 뭘 원하는지 모르겠군요.

우선 좋은 이메일은 명확한 의도, 명확한 논리, 깔끔한 레이아웃이라는 세 가지 조건을 충족해야 합니다.

의도가 분명함

이메일 수신자가 자신의 편지함을 열자마자 클릭하여 자세히 살펴보기 전에 이메일이 무엇인지 알 수 있다는 의미입니다. . 따라서 이메일의 이름과 제목에 특별한 주의를 기울여야 합니다.

이메일 이름이 자동으로 캡처되는 경우가 있습니다. 예를 들어 QQ 사서함의 이름은 QQ 이름입니다. QQ 메일함을 이용하여 중요한 이메일을 보내지 않았음을 묵묵히 기도해 주시기 바랍니다. 만약 있다면 당신의 QQ 이름이 틀에 얽매이지 않고 이상한 구두점과 저속하고 더러운 단어가 없도록 다시 한번 조용히 기도해 주십시오. 만약 있다면 기도하지 마십시오.

그러므로 중요한 이메일을 보낼 때 일반적으로 QQ 메일함을 사용하는 것을 권장하지 않습니다. 다른 메일함을 신청할 수 있으며 이메일 주소는 "이름 + 번호" 또는 "이름 + 직업"이어야 합니다.

예를 들어 저는 Lin Xiaobai이고 생일은 4월 5일입니다. 이메일 주소에 하이픈이나 밑줄이 없는 것이 가장 좋습니다. , 어떤 사람들은 오타를 내기가 매우 쉽기 때문입니다.

그다음에는 편지함의 표시 이름이 있습니다. 표시 이름을 실명으로 설정해주세요. 앞서 언급한 바와 같이 일반적으로 이메일을 보낼 때는 좀 더 격식을 갖춰서 보내는 것이 일반적이므로 실명을 사용하는 경우가 많으므로 이메일 표시 이름을 실명으로 설정하는 것이 가장 안전합니다.

제 이메일 받은 편지함을 스크린샷으로 찍었습니다. 몇몇 분들의 이름과 제목이 한눈에 보입니다.

이메일 제목을 꼭 입력해주세요. 공백으로 두면 시스템에서 자동으로 첨부 파일 이름으로 이름을 지정합니다. 첨부 파일이 없으면 이메일 주소가 공백이 됩니다. 생각해 보십시오. 이름을 알 수 없는 사람으로부터 제목이 비어 있는 이메일을 받았습니다. 해당 이메일을 클릭하시겠습니까? 혹시 바이러스인지 궁금해서 삭제하실 수도 있습니다.

제목을 20자 이내로 요약해주세요. 저는 개인적으로 이메일을 작성하는 습관이 있습니다. 상대방이 이메일 제목에 대해 특정 요구 사항을 갖고 있지 않은 경우에는 일반적으로 "카테고리 이름 키워드" 형식을 사용합니다.

예를 들어 린샤오바이 회장의 비서직에 지원했고, 린샤오바이의 『나이와 욕망을 따라가지 마세요』를 제출하고, 여행 자원봉사자로 지원했다. 5개국 16개 도…

이렇게 하면 상대방이 당신이 왜 이 이메일을 썼는지, 당신이 누구인지, 당신의 주요 내용이 무엇인지 한눈에 알 수 있습니다.

명확한 논리

이메일에 첨부 파일이 있는 경우 본문에 몇 단어로 간단히 언급하고 첨부 파일에서 주요 내용을 찾을 수 있다는 점을 설명하면 됩니다. .

단, 이메일에 첨부파일이 없을 경우에는 본문 작성에 주의를 기울여야 합니다. 이때 '세 문단' 글쓰기를 활용하는 것이 좋습니다.

"세 문단"이란 이메일 본문을 자연스럽게 세 문단으로만 나눌 수 있다는 뜻이 아니라, 표현하고 싶은 내용을 세 문단으로 나누어서 간단히 기술해야 한다는 뜻입니다. 편지의 이유, 본문, 표현 이 세 문단에 대한 감사 또는 회신을 기대합니다.

먼저 이 이메일을 작성하는 목적을 간략하게 설명하세요. 한두 문장만 사용하여 명확하게 하세요. 주의해야 할 유일한 것은 처음에 "Hello"를 쓰는 것입니다.

다음으로 내용 본문은 첨부 파일이 없는 이메일의 중요한 부분입니다. 이 부분에서는 내용을 명확하고 논리적으로 설명해야 합니다. 쓸 내용이 많으면 한 문단에 한 가지만 이야기해 주세요.

마지막으로 감사함, 답장 희망 등의 문구를 쓰고 서명과 날짜를 남겨주세요.

깔끔한 레이아웃

우선 이메일 본문에 배경 이미지를 사용하지 않고 배경 음악을 추가하지 않으며 다양한 색상, 크기를 최대한 활용해 보세요. , 조판용 글꼴.

텍스트 부분에는 최대 2개의 글꼴과 2개의 색상을 사용하세요. 조판 시 강조표시가 필요한 핵심 내용이 있는 경우 이탤릭체보다는 볼드체를 사용하시기 바랍니다. 동시에 문단 구성에 주의하고, 텍스트를 함께 쌓지 말고, 텍스트 문단은 10줄을 넘지 않아야 합니다.

그런 다음 각 단락의 첫 번째 줄이 두 글자씩 들여쓰기되도록 주의해야 합니다. 요즘에는 휴대전화로 많은 정보를 접하게 되면 각 문단의 첫 줄을 들여쓰기하지 않기 때문에 휴대전화로 정보를 읽는 방식에 영향을 받아 이메일을 쓰는 습관을 갖게 되는 사람들도 있습니다. 여기에 강조 표시되어 있으므로 모두가주의를 기울여야합니다.

마지막으로 특히 중요한 점이 있는데, 올바른 이메일 전송 프로세스를 개발하는 것입니다. 즉, 첨부 파일 삽입 - 첨부 파일 검토 - 텍스트 작성 - 제목 작성 - 수신자를 입력하여 첨부 파일 삽입과 제목 작성을 잊어버리는 일이 없도록 하십시오.

그러나 많은 사람들이 이메일을 위에서 아래로 작성하는 데 익숙하기 때문에 특정 링크를 잊어버리기 쉽습니다. 왜냐하면 일단 수신자를 입력하면 이메일을 보내더라도 이메일조차도 존재하지 않는 항목은 성공적으로 보낼 수 있습니다. 수신자를 마지막 단계에 배치하면 이러한 상황을 완전히 피할 수 있습니다.

또한 첨부파일을 검토하는 것도 중요합니다. 왜냐하면 데스크탑에 파일명이 매우 유사한 두 개의 문서가 있을 수 있기 때문입니다. 검토하지 않고 다른 하나를 업로드하면 상대방이 그것을 받은 후 열 때 정말 혼란스러워질 것입니다. 제가 이것을 왜 아는지 묻지 마세요. 경험이 풍부한 이메일 작성자인 제가 이틀 전에 이런 실수를 저질렀기 때문입니다.

당신에게 포인트를 더할 수 있는 모든 세부 사항을 무시하지 마십시오. "명확한 의도, 명확한 논리, 깔끔한 레이아웃"으로 이메일을 보내고 상대방의 편지함에 도착하면 상대방은 그렇게 할 것입니다. 전체 화면을 확인하세요. 이상한 이메일 이름과 이메일 제목을 추가하면 귀하의 이메일이 신선한 공기처럼 느껴질 것입니다. 그는 귀하의 이메일을 먼저 열어보고 그런 이메일을 아는 사람이 누구인지 주의를 기울일 것입니다. 사회적 예절".

개인 성장에 집중 WeChat 공개 계정: Lin Xiaobai 상향 관리(ID: living4ever)