(1) 접수일 확인: 접수일에 따라 접수부서의 접수날짜를 문서에 표시하여 접수부서가 신청서류를 접수한 날짜를 기록합니다.
(2) 데이터 수집, 문서 거부 통지 발송: 데이터 수집, 문서 거부 통지 작성, 당사자에게 발송. 기각 통지서에는 최소한 당사자의 이름, 자세한 주소, 기각 이유 및 기각된 서류번호, 특허청 접수처나 대리점의 도장이 찍혀 있어야 하며, 심사위원의 서명과 발표일이 있어야 한다.
(3) 접수조건에 맞지 않는 신청서류는 보관해서 조사해야 하며, 원칙적으로 당사자에게 돌려주지 않는다.