키워드: 파일 관리 정보 통합
1 새로운 시대의 엔터프라이즈 파일 관리 시스템 및 모델 구축 배경
디지털화, 네트워킹이 심화됨에 따라 파일 자체도 달라졌다. 첫째, 디지털화의 영향으로 파일 자체의 형식이 원래의 시각적 기록 인식형에서 기계 인식에 의존하는 코드형 (전자 파일) 으로 바뀌었다. 아카이브 관리 모드도 기존의 수동 모드에서 단일 데이터 관리 모드, 네트워크 정보 관리 모델을 통해 지식 관리 모델로 발전했으며, 관리 모델이 끊임없이 변화함에 따라 관리 프로세스와 수단도 그에 따라 변경되었습니다. 이전의 수동 파일 관리 프로세스는 전자 파일 관리의 특징에 따라 조정되어야 했습니다. 20 세기에 파일 관리 이론에 가장 큰 영향을 준 것은 파일 수명 주기 이론의 출현과 발전이었다. 파일 수명 주기 이론은 파일의 형성을 파괴 또는 변환으로 전체 과정으로 간주하며, 파일 가치 형태의 변화로 인해 파일의 전체 운동 과정을 여러 단계로 나눌 수 있습니다. 각기 다른 단계의 파일은 서비스 대상, 보관 장소, 관리 방법에 내재된 대응 관계를 가지고 있다. 파일 수명 주기 이론은 파일의 단계 관리를 위한 이론적 토대를 마련하고, 파일 이동 단계의 연결과 상호 영향을 정확하게 밝혀 주며, 파일의 통합 관리 및 프런트엔드 제어를 위한 이론적 근거를 제공합니다.
2 엔터프라이즈 파일 문제
2. 1 기업 파일작업은 장기적이고 지속적인 발전법이 부족하다. 각급 지도자의 중시로, 기업 기록 작업은 이미 표준으로 올라갔다. 하지만 운동으로서 한 차례의 시험이 진행 중이며, 전 시간 초과근무를 하여 단기간에 일정한 성적을 거두었다. 그러나 규정 준수 후 체력, 장기성, 지속성이 부족하다. 또한 일부 간부들은 통합 파일 관리에 대한 참여가 부족해 기업에서 아카이브의 중요한 역할에 대한 인식이 부족하고, 기록실이 자재를 보관할 곳이 없다고 생각하는 사람들도 있다. 일부 사람들의 눈에는 기록실이 폐지 창고가 되어 리더십과 서류 작업을 초래하고 있다. 임무에서 실현되지 않았다. 형식상 효과가 없다. 서류 작업은 장기적이고 지속적인 발전법이 부족하다.
2.2 사무 자동화를 통해 파일 관리를 업데이트하는 방법이 부족합니다. 현재 일반적인 파일 관리는 마이크로컴퓨터와 소프트웨어 관리 방법을 기반으로 하며, 파일 관리 및 제공은 파일 네트워크 개발의 요구를 훨씬 충족시키지 못합니다. 파일 관리 수단의 낙후는 파일 작업에 부정적인 결과를 가져왔다. 주로 낙후된 파일 관리 기술이 날로 늘어나는 파일 활용 수요를 따라잡지 못하고 있다. 파일 기술이 낙후된 이유는 크게 두 가지입니다. 첫째, 일부 지도자들은 파일 작업의 중요성에 대한 충분한 인식이 부족하고 재정 투자가 적다는 것입니다. 둘째, 일부 유닛은 많은 고급 파일 관리 장비를 구입했지만 파일 관리자의 미숙 한 운영으로 인해 고급 장비가 고급 역할을 수행하지 못했습니다. 셋째, 리더십은 충분한주의를 기울이지 않습니다. 마이크로컴퓨터와 파일 네트워크가 있지만, 파일은 컴퓨터에 입력되지 않고 여전히 수작업이다.
2.3 아카이브 작업에는 제도화 된 관리 절차가 부족합니다. 현재, 엔터프라이즈 파일 관리 비규격은 주로 다음과 같은 측면에 나타난다. 첫째, 파일 수집은 비규범적이다. 징수 과정에서 이 제도는 허구와 같다. 만약 네가 돈을 지불하고 싶다면, 너는 돈을 지불할 수 있다. 당신이 지불 하 고 싶지 않아, 당신은 그것을 지불할 수 없습니다. 파일 수집 평가가 명확하지 않습니다. 둘째, 파일 정리가 표준화되지 않았다. 최근 몇 년 동안, 기업의 발전은 급속히 발전하여, 새로운 기록원들이 끊임없이 진입하고 있으며, 기록원들의 전문적인 자질은 들쭉날쭉하다. 아카이빙하는 동안 일부 파일은 볼륨 내 파일의 디렉토리 순서에 따라 정리되지 않고, 볼륨 내 디렉토리가 실제 파일과 일치하지 않으며, 볼륨 내 데이터 유출 현상이 더 흔하다. 또한 아카이브 시간에는 한 번에 한 번씩 축적되어 준공 후 아카이빙 요구 사항을 충족하지 못하고 찾기와 활용에도 도움이 되지 않는 경우도 있습니다. 셋째, 통합 파일 관리가 충분하지 않습니다. 종합기록관리처는 한 팀으로 존재하기 때문에 대부분의 부서를 행정할 수 없다. 이 일을 할 때는 반드시 주관 지도자에게 보고해야 하지만, 주관 지도자는 일반적으로 아르바이트를 하며, 자신의 근무 시간이 비교적 빠듯하다. 아키비스트는 지도자에게 한 가지 일을 설명하고 모든 일을 전개하기 어렵다. 현재 일부 부서는 자체 데이터베이스를 구축했으며, 이는 또한 아카이브의 통합 관리에 어려움을 가져왔다. 넷째, 파일 이용이 불규칙하다. 서류관리인의 안팎이 빡빡해서 빌린 서류는 기한 내에 돌려주지 않는다.
3 새로운 시대의 기업 아카이브 관리 시스템 모델-정보 통합 관리 모델
3. 1 정보 통합 관리 정보 통합 관리는 실제로 기업의 아카이브 작업, 정보 작업, 도서 작업의 통합을 의미합니다. 기업에서 이러한 포괄적인 정보 관리 조직은 일반적으로 정보 센터라고 합니다. 정보센터는 기업에 서비스를 제공하는 과정에서 역사적 정보와 현재 정보를 제공할 뿐만 아니라, 앞서가는 예측 가능한 정보를 수집, 필터링 및 제공하는 데도 주의를 기울여야 한다. 한편, 기록 자료의 정보를 이용하여 기업의 발전 과정, 기업 문화, 과학 기술 성과를 정리하고 반영할 수 있으며, 기업의 휘황찬란한 역사를 전시하고, 기업의 시장 명성을 높이며, 기업의 사회적 효과를 높이기 위해 상세하고 믿을 만하며 생동감 있는 증빙을 제공할 수 있습니다. 반면에, 우리는 또한 현대 정보 기술과 네트워크 기술에 의존하여 인터넷에서 기업 업무와 관련된 정보를 수집한 다음 선별하고 편집하여 기업의 과학적 의사 결정과 관리를 위한 고함량, 가치 있는 정보를 제공할 수 있습니다. 이러한 관리 모델은 컴퓨터 관리 시스템 구축 및 현대화 관리 구현을 용이하게 하며 정보 자원의 공동 개발 및 활용에도 도움이 됩니다.
3.2 파일 통합 관리 파일 통합은 컴퓨터 기술의 강력한 기능을 활용하여 파일 운동주기 이론에 따라 생성, 현재 활용, 임시 보존에서 영구 보존까지 4 단계의 전체 프로세스 관리를 수행하여 아카이브 및 아카이브 데이터 자원의 최적 관리 및 활용 효과를 달성합니다. 시스템 이론의 관점에서 볼 때, 문서 작업과 파일 작업에 대한 전반적인 계획과 과학적 관리를 통해 체계화, 표준화, 각 및 전반적인 성능을 최대한 발휘하여 기업의 기존 문서에서 파일 관리에 이르는 효율성과 최적화를 보장합니다. 특히 주로 다음과 같은 측면을 포함합니다.
3.2. 1 파일 통합의 목표는 현재 문서에서 파일까지 전체 운동 과정을 종합적으로 제어하고 과학적으로 관리하는 것입니다. 아카이브의 과학적 통합 관리는 문서 수명 주기 이론을 바탕으로 기업 내 문서 및 파일 작업의 통합을 강화하고 다양한 문서 기능 기관의 비즈니스 컨버전스에 초점을 맞추어 문서-파일 전체 프로세스를 효과적으로 제어할 수 있도록 합니다.
3.2.2 파일 통합 원칙 정보 통합 관리를 구현하는 과정에서 다음과 같은 원칙을 따라야 합니다. 첫째, 전체 프로세스 관리 원칙. 전자 문서 환경에서는 문서와 파일의 경계가 더 이상 명확하지 않으며 문서와 파일 작업자의 경계가 점점 흐려지고 있습니다. 문서, 파일에 대한 전 과정 관리를 실시하면 정보의 즐거움과 효율성이 크게 향상됩니다. 두 번째는 프런트 엔드 제어 원리입니다. 프런트엔드 제어 원칙은 파일 기반 수명주기로, 형성에서 영구 보존 또는 폐기에 이르는 여러 단계에서 파일을 하나의 완전한 프로세스로 간주합니다. 이 과정에서 파일 형성은 프런트엔드이고, 가공 감정은 미드레인지이며, 영구 보존 또는 파괴는 끝입니다. 셋째, 통합 관리 원칙, 관리 요소에 대한 과학적 개편, 전 과정 관리 사상의 확장과 심화입니다. 통합 관리는 관리 시스템의 기능을 향상시키고, 정확한 조합으로 인한 누락을 줄이고, 신뢰성을 높이고, 관련 운영 밀도를 높이고, 중복을 줄이고, 전력 소비를 줄이고, 관리 효율성을 높일 수 있습니다.
3.2.3 파일 및 아카이브 통합 관리의 구체적인 내용에는 파일 및 아카이브 생성 제어, 프로세스 관리 및 정보 활용 통합이 포함됩니다. 파일 및 파일 생성 제어 통합은 파일의 초기 생성 단계 및 전자 파일의 시스템 설계 단계에서 파일 관리에 대한 인식을 확립하고 생성된 파일이 파일 관리 기능의 요구 사항을 충족하는지 확인하는 것을 의미합니다. 프로세스 관리 통합은 파일 운동 과정에 대한 전반적인 계획, 전체 제어 및 통합 관리를 의미합니다. 정보 활용 통합이란 파일과 파일 정보를 합리적으로 조정하여 파일과 파일을 최대한 활용하는 것을 말합니다.
3.2.4 파일 파일 통합 관리를 위한 기술 보증 파일 통합 관리를 위한 기술 보증은 컴퓨터와 네트워크 기술로 대표되는 정보 기술입니다. 파일 통합 관리는 이론적인 구상의 관리 이념과 모델일 뿐만 아니라, 실천에서 실시해야 할 관리 방법과 수단이며, 강력한 기술 지원이 필요하다. 첫째, 디지털 기술의 응용과 보급, 파일 및 파일 관리의 작업 절차 간소화, 파일 및 파일 관리의 생산성 향상, 파일 생성 방식 및 캐리어 특성 변경 등이 있습니다. 둘째, 네트워크 기술의 출현은 파일 작업의 방식과 특징을 변화시켰다. 이 모든 것이 문서 파일 통합 관리를 위한 기술적 토대를 마련했다.
결론적으로 우리나라 현대기업 관리의 현재 상황에 근거하여, 문서 작업자는 파일 관리의 우수한 연구 성과를 적극적으로 흡수하고 참고하여 파일 관리의 새로운 형세에 적응해야 한다.