1. 문서 준비 링크
공문 준비는 공문 관리의 기본 절차로 초안 작성, 감사, 승인, 발행, 발행, 보관 등 공문의 품질과 효율성을 보장하는 중요한 보증이다.
2. 초안 작성 프로세스
초안은 공문 초안의 첫걸음이다. 초안자는 주로 요구 사항과 규범에 따라 공문의 내용과 형식을 작성하여 공문의 정확성과 규범성을 보장한다.
3. 감사 링크
감사는 공문 초안의 중요한 부분이다. 공문의 내용, 형식, 언어, 법률 규정 등은 주로 감사원이 심사하여 공문의 정확성과 규범성을 확보한다.
4. 승인 프로세스
심사 승인 고리는 공문 초안 중의 의사결정 고리이다. 승인자는 주로 공문서의 내용, 형식, 조항, 법률 및 규정을 승인하여 그 유효성과 권위를 결정합니다.
5. 인쇄 및 배포 링크
발부 과정은 공문 초안의 실시 과정으로, 주로 비준된 공문을 책이나 전단지로 인쇄하여 관련 부서와 인원에게 배포하여 공문의 전달과 집행을 보장한다.
6. 게시 및 아카이빙
발표와 아카이빙은 공문 초안의 후속 관리 절차로, 주로 지정된 매체에 공문을 발표하고, 공문의 공개를 보장하고, 공문을 문서화하여 수사와 기록을 준비한다.
지식 확장:
1. 공식 문서 유형
공문서에는 통지, 공지, 지시, 명령, 보고서, 지침, 서신, 메모, 공서 등이 포함되며 내용과 용도에 따라 분류 명명됩니다.
2. 파일 형식 요구 사항
공문의 형식 요구사항에는 장르, 제목, 주송, 참조, 분류, 날짜, 본문, 서명, 첨부 파일 등이 포함됩니다. 통일된 형식을 규범화하면 공문의 표현 효과와 전파 효율을 높일 수 있다.
3. 파일 관리 시스템
공문 관리 제도는 공문의 편성 및 사용을 규범화하는 제도로 명명, 번호, 관리, 비밀 유지, 보관 등 공문서의 합법성, 규범성, 효율성을 보장하기 위한 것이다.
4. 공문서 전자화
정보기술이 발달하면서 공문 전자화는 이미 하나의 추세가 되었다. 전자 공문은 전송 속도, 관리 용이성, 스토리지 용량 등 장점이 있지만 정보 보안 및 기술 표준에도 주의해야 합니다.