(1) 직원이 일시적으로 예비금을 빌려야 할 때 먼저 재무부에' 차용증' 을 요청해야 하며, 재무 담당자는 실제 필요에 따라 차용인에게' 차용증' 을 한 부씩 발행해야 한다. 대출자는 정해진 형식에 따라 대출일, 대출부서, 대출자, 대출용도, 대출금액을 기입하고, 프로젝트 관리자의 서명 동의를 거쳐 재무부 사무실로 가서 대출 수속을 진행한 후 재무책임자가 서명하고 비준한다.
재무 담당자는 서명한' 대출증서' 의 내용이 정확하고 완전한지 점검해야 하며, 심사가 틀림이 없어야 지불 수속을 할 수 있다.
(2) 대출자는 업무 완료 후 3 일 이내에 재무부에' 상환 전표' 를 요구하고' 상환 전표' 의 모든 규정을 기입하고 주관관리자의 승인을 받은 후' 상환 전표' 를 재무부에 반납해야 한다. 재무인원은 재무제도의 규정에 따라 진지하게 심사하고, 심사가 틀림이 없는 후에 상환 수속을 밟아야 한다.
(3) 차용인이 상환 수속을 할 때, 재무인은' 예비금' 을 검토하여 상환인의 원차입금액을 확인하고, 제때에 초과지출액을 돌려주어야 한다. 상환된 금액이 예비금 금액보다 낮으면 잔액을 반환하여 원차입금 명세서의 차입금 계좌를 청산할 수 있도록 해야 한다.
둘째, 공공 기관의 준비금 회수 방법
1, 예비금 수취인:
차변: 기타 ar XX 명.
신용: 현금
2. 예비 기금에서 현금 추출
차용: 현금
대변: 기타 ar XX 명.
3. 예비 기금에서 청구서 추출
차변: 받을 어음
대변: 기타 ar XX 명.
셋째, 예비 기금 사용 방법
예비금을 동원해야 한다면, 보통 미리 신청하거나 사후에 상환해야 한다. 상환할 때는 영수증을 계산원에게 보내야 하고, 계산원은 정리해서 상쇄할 것이다. 예비금을 미리 동원하려면' 예비금 대출서' 를 작성해야 하고, 승인 후 예비금을 추출할 수 있다. 물론, 나중에 인보이스를 회수하여 계산원에게 제출해야 한다.
일반 기업의 예비금은 지출 한도가 있다는 점에 유의해야 한다. 즉, 일단 지출준비금이 규정된 금액을 초과하면 출납원은 거부할 권리가 있다. 물론, 특별한 상황이 있을 경우, 신청인은 기업 부서장에게 비준을 요청하고 지출할 수 있다.