제 1 장 일반 원칙
첫 번째는 서류자료 보관을 잘하기 위해 중화인민공화국 국가산업기준 (DA/T22-2000) (이하' 규칙') 에 따라 우리 성의 실제 상황과 결합해 이 규칙을 제정한다.
제 2 조 세칙에서 언급한 아카이브는 아카이브 단위가 기능 활동에서 형성한 보존 가치가 있는 각종 종이 문서 자료를 가리킨다.
제 3 조 서류의 정리는 서류의 형성 법칙을 따르고, 문서 간의 유기적 연계를 유지하고, 다른 가치를 구분하고, 보관과 활용을 용이하게 해야 한다.
제 4 조' 규칙' 과 우리 성의 실제 상황에 따르면 200 1 1 65438 부터 아카이빙 단위는' 조각' 단위로 아카이브를 구성해야 한다. 볼륨 레벨 정렬을 취소하면 볼륨은 더 이상 파일, 아카이브의 보관 단위 및 통계 단위로 사용되지 않습니다.
제 2 장 시행 범위
제 5 조 이 규칙은 우리 성의 각급 당정기관, 사회단체 및 기타 조직이 보관해야 하는 종이 서류 자료의 정리에 적용된다.
제 6 조 기업사업단위 당군 업무, 행정관리, 업무관리, 생산기술관리 등 서류자료 정리는 본 세칙을 참고하여 집행할 수 있다.
제 7 조 과학, 회계 및 기타 전문 (특별) 문서 및 오디오 및 비디오, 전자 및 기타 특수 캐리어 파일 재료는이 규칙에 적용되지 않습니다.
제 3 장 아카이브 정리 조직
제 8 조 국무원이 발표한' 국가행정기관 공문 처리 방법' (국발 (2000) 제 7 장과 중앙사무청, 국무원 사무청에서 발표한' 정부 문서 작업 규정' 에 따라 보존 가치가 있는 문서 자료 (당, 정치, 공, 단체, 인사 포함) 가 있다.
일반적으로 정리 과정은 사무실 공문 처리의 조직 형식과 맞아야 하며 단독 교육, 집중 교육 또는 집중 교육과 단독 교육을 결합하는 형태를 취할 수 있습니다.
제 9 조 보관 단위는 반드시 본 단위의 서류자료 정리 보관 방법, 서류자료 보관 범위 및 보관 기한 목록을 제정하고 관련 부서와 인원의 직무 책임제를 포함시켜 시행을 감독해야 한다.
제 10 조 아카이빙 업무를 담당하는 부서와 인원은 서류자료의 평상시 축적 작업을 잘 하고, 제때에 수집하고, 엄격하게 등록하고, 엄격하게 점검하고, 따라 돌려주고, 적절하게 관리해야 한다.
제 11 조 서류인원은 현실에 깊이 들어가 구체적인 지도를 강화하고, 진지하게 관문을 하고, 품질을 엄격히 관관문해야 한다. 검사의 초점은 아카이빙해야 할 서류 자료가 완비되어 있는지 여부이다. 분류 방법은이 규칙 및 관련 규정의 요구 사항을 충족하는지 여부; 아카이브 보관 기간이 정확하게 구분되어 있는지 여부 종이 문서와 함께 제공되는 다른 범주 및 캐리어의 파일 정리 방법이 요구 사항을 충족하는지 여부
제 4 장 아카이브의 조직 단위 및 제본
제 12 조 아카이브는 반드시' 조각' 단위로 정리해야 한다. 일반적으로 각 문서는 한 장입니다. 다음 파일이나 텍스트 또는 엔티티는 제본 시 전체적으로 사용할 수 있습니다.
(a) 원래 버전과 최종 버전 (법률 및 규정 등 중요한 문서의 이전 개정 포함) 이 하나로 통합됩니다.
(2) 원본과 첨부 파일은 1 개입니다 (첨부 파일의 내용이 원본보다 중요하고, 항목 수가 많으며, 첨부 파일 1, 첨부 파일 2, 첨부 파일 3 등과 같이 단품으로 묶여 있는 경우, 첨부 파일 카탈로그를 준비할 때 첨부 파일 제목을 순서대로 나열해야 하며 제목 앞에 첨부 x 를 붙여야 합니다.
(3) 수문은 통신과 일체로 간주해야 한다.
(4) 원본과 사본 또는 필기 사본이 하나로 되어 있다.
(5) 전달 파일은 전달 된 파일과 하나로 간주됩니다 (전달 통신 원본은 전달 텍스트와 별도로 저장됨).
(6) 보고서, 목록, 차트 등의 서면 자료는 원래의 제본 방법에 따라 한 권 (본) 이 한 권이어야 한다.
(7) 문의와 답변, 보고서와 설명, 문의서와 답변서 등의 서류가 하나로 되어 있다.
(8) 서류 보관의 중국어와 외국어는 하나이다.
제 13 조 서류는 두 가지 제도를 실시한다. 규칙에 따른 파일 레벨 정렬 세트; 커버, 아카이브 디렉토리, 참조표, 문서 세트로 묶여 있는 문서 크기별로 분류되어 있으며, 표지에는 보존 기간을 표시할 수 없습니다.
제 14 조 보관 서류를 제본하기 전에, 요구 사항을 충족하지 못하는 서류와 자료는 반드시 필요한 손질을 해야 한다. 주요 작업은 손상된 파일 복구, 문자가 흐릿하거나 퇴색된 파일 복사, 원래 제본 문서에 사용된 녹슬기 쉬운 금속 물건과 깨지기 쉬운 플라스틱 물건 (양장본과 평장본 등 서적류 서류 재료 제외) 을 제거합니다.
제 15 조 A4 용지 크기보다 큰 보고서, 용지 등의 문자 재료는 A4 용지 크기로 접어서 접기 계층을 최소화해야 하며, 주름은 글씨 간격에 위치해야 한다.
제 16 조' 조각' 을 보관 단위로 하는 각종 문자의 서류와 원고는 반드시 장본대로 제본해야 한다. 제본할 때, 정본은 앞에 있고, 마무리는 뒤에 있다. 본문은 앞에 있고 첨부 파일은 뒤에 있다. 원본은 앞에 있고 사본은 뒤에 있다. 전달된 텍스트는 앞에 있고 전달된 텍스트는 뒤에 있습니다. 승인 서류는 앞에 있고, 보고 서류는 뒤에 있다. 결론 자료는 앞에 있고 증거 자료는 뒤에 있다. 한문은 앞에 있고, 소수민족 문자는 뒤에 있다. 중국어 텍스트는 앞에 있고, 외국어 텍스트는 뒤에 있다. 영수증 목록을 통신 앞에 두다.
제 17 조 제본하기 전에 "편" 안의 각 페이지는 일정한 방식으로 정렬해야 한다. 왼쪽 위 모서리가 바인딩에 사용되는 경우 왼쪽 및 오른쪽 측면을 정렬해야 합니다. 왼쪽 바인딩을 사용하는 경우 왼쪽과 오른쪽을 정렬해야 합니다. 제본은 서류가 책장을 손상시키거나 페이지를 넘기거나 글자를 누르지 않도록 견고하게 해야 한다.
제 18 조 서류는 반드시 가는 끈으로 제본해야 한다. 얇은 페이지 (2-39 페이지) 의 문서는 재봉틀로 제본됩니다. 두꺼운 문서 (40 페이지 이상) 왼쪽 제본, 3 홀 한 줄.
제 5 장 아카이브 분류
제 19 조 아카이브의 분류는 전체 부계 가문에 보관된 문서의 실체 분류를 가리킨다. 분류 방법의 선택, 분류 체계의 제정, 문헌의 분류를 포함한다.
제 20 조 아카이브는 보존 기간-년-기관 또는 보존 기간-년-문제 등 다양한 분류 방법을 사용하여 분류해야 한다. 과거에 본 기관이 채택한 분류 방법이 상술 중 하나에 속한다면 안정을 유지하기 위해 변경해서는 안 된다.
제 21 조 기관 분류는 내부 청부 기관에 따라 서류를 분류하는 것을 가리킨다. 원칙적으로 한 기관은 반을 설정하는데, 기관명은 반명이다. 각 범주의 순서는 기록 단위 내부 조직 순서표의 규정이나 습관 순서에 따라 배열될 수 있다. 기관 분류는 문제 분류와 동시에 사용할 수 없습니다.
제 22 조 사업 단위의 분류는 원칙적으로 발문 기관의 명칭에 따라 사업 단위의 범주로 분류해야 한다. 다음과 같은 경우에 처리됩니다.
(1) 업무 부서에서 초안을 작성하고, 기관이나 사무청 (실) 이라는 이름으로 글을 쓰며, 내용은 본 부서의 책임이나 업무 범위에 속하며, 서류 초안을 담당하는 기관으로 기재해야 한다.
(2) 여러 조직이 공동으로 처리한 서류는 일반적으로 주최 기관으로 분류된다.
(c) 아카이브 단위에 의해 설립 된 임시 기관은 일반적으로 다른 기관에 귀속되어야하며, 형성된 아카이브는 그러한 보존에 귀속되어야한다. 임시기관과 서류단위 상설 내부 기관 합서 사무를 통해 형성된 문건은 내부 기관류로 분류된다.
제 23 조 문제 분류는 문서 내용에 설명된 문제에 따라 아카이브를 분류하는 것을 말한다. 문제 분류를 사용하려면 여러 가지 특징이 명확해야 하며 서로 포함할 수 없습니다. 이 방법은 기관 분류에 적합하지 않은 경우에만 사용됩니다. 문제 분류를 채택 할 때 기관 분류를 동시에 사용할 수 없습니다.
제 24 조 문제의 범주와 클래스 이름은 원칙적으로 내장 기관의 기능적 성격에 따라 설정된다. 언어별로 범주를 설정하는 것은 허용되지 않으며, "자료", "파일", "전보" 는 말할 것도 없다. 문서, 자료, 전보 등. 문제에 따라 아카이브를 병합해야 합니다.
제 25 조 보존 기간 분류는 서로 다른 보존 기간에 따라 아카이브를 분류하는 것을 말한다. 각 부서는 보관 기한을 나눌 때 허난성 서류국의 문서 보관 기한에 관한 규정과 허난성 문서 보관 기한표를 집행해야 한다.
제 6 장 아카이브 정리
제 26 조 아카이빙 배열은 분류 체계에서 가장 낮은 범주로 시간과 중요도에 따라 배열된 주제를 가리킨다. 회의 문서, 통계 보고서, 간행물 등 문서 세트를 중앙에서 편성할 수 있다. 상급 의사 소통은 동급 파일보다 먼저, 하급 의사 소통은 동급 파일보다 뒤에 배정된다.
제 27 조 같은 주제의 아카이브는 파일이 형성된 연대순이나 파일의 중요성 순서에 따라 정렬할 수 있다.
제 28 조 각기 다른 원인에 대한 아카이브는 서로 다른 원인의 형성 시간, 원인의 중요성, 사유의 동일한 속성 등에 따라 배열될 수 있다.
제 29 조 보존가치가 있지만 제때에 보관되지 않은 단편적인 서류는 그해 보관기간이 같은 아카이브의 끝에 배열되어야 하며, 아카이브 디렉토리 주석란에 "이 파일은 이전 X 파일과 동일" 이라고 표시해야 한다. 또는 내용과 관련된 아카이브를 한 장으로 묶고 아카이브 디렉토리의 주석 열에 "이 장은 두 장이다" 라고 표시할 수 있습니다. 파일 표지의 오른쪽 위 모서리에 "삽입" 장을 삽입합니다.
제 7 장 아카이브 수
제 30 조 파일 번호는 전체 부계 가문에서 파일의 지위 식별자를 가리키며, 서류장 형식으로 서류에 표기되어 있다. 여기에는 부품 번호, 보관 도장 및 보관 도장의 항목 채우기가 포함됩니다.
31 번째 조건 번호는 문서의 순서 번호를 나타냅니다. 부품 번호는 실 부품 번호와 관 부품 번호로 나뉜다 (입관 시 입관 요구에 따라 쓰고 기록실은 잠시 기입하지 않는다). 방 번호는 보관기한에 따라 서류순으로, 매년' 1' 부터 편성하는 방식으로 편성된다. 같은 저장 기간 동안 범주 간의 부품 번호를 링크할 수 있습니다. 과거 기업사업 단위가' 1' 부터 시작하는 같은 해, 같은 범주, 같은 보관기한의 순차 번호 지정 방법은 이번 개혁에서 그대로 유지될 수 있었다.
제 32 조 보관장은 패밀리 번호, 연도, 보관 기간, 기관 (문제), 실부 번호, 창고 부 번호 등의 항목을 설정해야 한다.
전종호는 동급 기록 보관소에서 보관 단위로 편성된 코드를 가리킨다.
연도는 문서가 형성된 연도로, 네 개의 아라비아 숫자로 연도를 나타낸다. 예를 들면 "200 1" 입니다.
보관기간은 서류보관기한의 약칭이다. "영구", "장기", "단기" 에 직접 레이블을 붙입니다.
부품 번호는 3 1 막대 를 참고하십시오.
기관 (문제) 은 분류 체계의 한 범주로 기관 (문제) 의 이름 또는 표준화 약어를 말합니다.
제 33 조 보관장의 형식은 60 ㎡길이, 30 ㎡너비로 6 개의 통합 그리드로 나뉜다. 각 칸에는 프로젝트 내용이 새겨져 있는데, 서체는 송체이고 길이는 5 ㎡이다. 보관장 항목을 기입하려면 탄소 잉크 등 파일 보호 요구 사항을 충족하는 필기자료를 사용해야 하며, 구슬, 연필, 순파란색 잉크 등 내구성이 없는 필기자료를 사용해서는 안 됩니다. 또한 "인사 부서" 또는 "인사 범주", "영구" 또는 "장기" 와 같은 보관 항목의 내용에 따라 보관 장의 항목 열에 직접 도장을 찍을 수도 있습니다. 서류장은 일반적으로 각 서류의 홈 페이지 오른쪽 상단 모서리에 있는 빈 위치에 도장을 찍어야 합니다. 보관 장은 문서의 필적을 덮어써서는 안 되며, 설명이나 문장 위에 겹쳐서도 안 된다.
제 8 장 아카이브 목록 작성
제 34 조 목록 작성은 아카이브 목록 작성을 말한다. 품번기호, 담당자, 문자, 제목, 날짜, 페이지 수, 주석 등 7 가지 항목이 포함됩니다. 그 해석과 구체적인 요구 사항은 다음과 같습니다.
부품 번호는 방 부품 번호입니다.
책임자는 이 문서를 발행한 조직 또는 개인, 즉 문서의 발행기관 또는 서명자를 가리킨다. 책임자는 일반적으로 문건에 따라 기록해야 하며, 일반 약어를 쓸 수 있으며, "본 부서", "본국", "본 단위" 등의 의미가 불분명하고 판단하기 어려운 약어를 사용할 수 없습니다. 공동 발문 책임자는 부호로 표시된 기관을 작성해야 한다. 지도자의 이름으로 발표된 지도자의 연설이나 문건, 책임자는 지도자의 이름을 기입할 수 있다.
문호는 발문 기관의 문호를 가리킨다. 문서 번호는 일반적으로 기관 세대, 연도 및 일련 번호의 세 부분으로 구성됩니다. 문건 번호를 기입할 때는 사실대로 베껴 써야지, 빠뜨려서는 안 된다.
제목, 즉 문서의 제목은 책임자, 문제, 언어의 세 부분을 사실대로 베껴야 한다. 파일에 제목이 없거나 제목이 불분명하여 파일 내용을 충분히 나타낼 수 없는 경우, 파일 내용에 따라 제목을 다시 작성하거나 보충해야 하며, 새로 제출하거나 보충한 제목에 "]" 기호를 추가해야 합니다. 중요한 회의록의 초안을 다시 작성할 때 회의 시간과 주요 내용을 명시해야 한다.
날짜는 문서가 작성된 날짜입니다. 구체적인 날짜 항목은 4 자리 아라비아 숫자로 쓰여지고, 월, 일은 각각 2 자리 숫자로 채워진다. 서명 날짜가 없는 서류와 자료에 대해서는 문서 내용에 따라 확인하고 기입해야 한다.
실제로 채울 때 월 수와 일 수를 다시 채울 수 있습니다. 즉, 200 1 0 10 1 과 같은 두 줄로 채울 수 있습니다.
페이지 수는 보관된 문서당 페이지 수입니다. 빈 페이지는 계산되지 않습니다. 지시와 회답 (다단계 협의 포함) 을 할 때 원본과 최종 원고 (규정 문서는 반드시 이전 개정, 원본과 이전 개정, 최종 원고 각각 한 부, 초안, 2 고, 최종 원고 등을 보존해야 한다. 목록을 작성할 때는) 한 장으로, 이 영화를 구성하는 문헌 페이지 번호는 이 페이지 번호로 추가해야 한다.
설명은 아카이브의 결함, 수정, 삭제, 삭제, 삽입 등 추가 및 설명이 필요한 아카이브 정보를 채우는 데 사용됩니다.
제 35 조 아카이브 디렉토리의 형식은 본 규칙 그림 A2 를 참조하십시오. 원칙적으로 전성은 수직 아카이브 파일 디렉토리를 사용합니다.
제 36 조 아카이브 내용을 채울 때는 내구성이 뛰어난 필기자료로 작성해야 한다. 컴퓨터 관리 아카이브를 사용한 단위는 파일 관리 소프트웨어를 사용하여 디렉토리를 생성하고 인쇄할 수 있습니다.
제 37 조 아카이브 디렉토리의 준비. 첫째, 아카이브 파일의 디렉토리는 다른 보관 기간의 작은 일련 번호로 작성되었습니다. 매년' 1' 부터 영구, 장기 및 단기 아카이브 카탈로그를 작성하여 각각 책으로 제본하는 것이다. 기관이 작고 서류가 적은 시, 현 () 직속 단위는 몇 년 동안 아카이브 카탈로그를 작성할 수 있으며, 두께는 일반적으로 1.5cm-2.cm 입니다. 둘째, 파일 카탈로그 표지의 설정 요구 사항입니다. 표지에는 이름, 연도, 보존 기간 등의 항목을 설정하고 기관 (질문) 항목을 취소해야 합니다. 아카이브 디렉토리의 오른쪽 위 모서리에 "사무실" 또는 "종합 클래스" 와 같은 "기관 (문제)" 을 표시합니다. 보관과 활용을 용이하게 하기 위해, 성 () 에서 통일된 규정을 준수하기 위해서, 각 서류함에 아카이브 파일 카탈로그를 배치해야 한다.
제 9 장 아카이브 포장
제 38 조 아카이브는 준비 양식, 파일 상자 표지 및 상자 능선 항목 작성을 포함하여 품번기호 순서에 따라 파일 박스에 엄격하게 적재해야 합니다.
제 39 조 포장시, 같은 연도, 같은 보관 기간, 같은 범주의 서류는 분류별로 하나 이상의 상자에 넣어야 한다. 일반적으로 연도 간, 기관 간 (문제), 보관 기간 간에는 포장할 수 없습니다. 상급 문건과 하급 문건은 별도로 포장해야 한다. 일반적으로 본 기관 문건과 혼용하지 않습니다 (본 기관에 대한 문건은 제외). 기관이 작고 서류가 적은 단위의 경우, 상하 문서는 같은 연도, 같은 보관 기간, 같은 범주에 한 상자에 담을 수 있다.
제 40 조 서류함은 서류보관용 액세서리로, 보관 단위의 역할을 하지 않는다. 생산 사양과 스타일은 이 규칙에 따라 집행된다. 파일 상자는 수직 또는 수평으로 정렬할 수 있습니다.
제 41 조 서류함 표지에는 전체 이름 또는 정규화된 약어를 사용하여 전체 패밀리 이름 (아카이브 단위 이름) 을 표시해야 합니다.
제 42 조 서류함 제본 척추는 서로 다른 배열 방식에 따라 제본 등성이나 상자 바닥에 검색 항목을 정확하게 채워야 한다. 부계 가문 번호, 연도, 보관 기간, 조직 (문제) 을 포함한다. 시작 및 끝 품번기호 열에 첫 번째 및 마지막 아카이브 품번기호를 기입하고 "-"로 연결하면 파일이 도서관에 전달될 때 라이브러리 품번기호가 준비됩니다. 상자 번호는 서류함의 순서 번호이며, 상자 번호는 일반적으로 서류함이 책꽂이에 배열된 순서 번호에 따라 편성된다. 규칙' 은 서류가 도서관에 넘겨질 때 입관 요구에 따라 정리해야 한다고 요구했다. 기록 보관소의 관리를 용이하게 하기 위해서, 우리 성은 기록 보관소를 연필로 편성하고 상자 번호를 채워야 한다고 규정하고 있다. 대형 기관 서류가 많아 보관기한에 따라 매년' 1' 부터 소량 편성을 시작할 수 있습니다. 작은 기관의 서류는 매우 적기 때문에, 서로 다른 보관 기한에 따라 해마다 상자 번호를 매길 수 있다.
제 43 조 각 서류 상자에는 조회 양식이 설치되어야 한다. 테이블을 참조하는 설정 항목에는 상자 내 파일에 대한 설명, 교정자, 검사자, 날짜가 포함됩니다.
상자 내 문서 설명, 상자 내 아카이브 수집 무결성, 파일 자체의 상태 (예: 글씨 흐림, 결함 등) 등 상자 내 아카이브 작성을 위해 설명해야 할 정보.
정리 담당자, 아카이브 파일 상자를 정리하는 소유자의 이름을 기입하여 책임을 명확히 합니다.
검사원, 서류의 품질을 검사하는 사람의 이름을 기입하다. 이 항목은 일반적으로 기관 기록원 또는 기관 내 기관 책임자가 작성합니다.
날짜, 아카이브 완료 연도, 월, 일을 기입하십시오.
참조 테이블의 외부 치수, 여백 및 텍스트 크기에 대해서는 규칙의 그림 A5 를 참고하십시오.
제 44 조 이 세칙은 허난성 기록국이 해석한다. 과거에는이 규칙과 일치하지 않는 규정과 방법이 동시에 폐지되었습니다.